Eine der größten Baustellen bei der Gestaltung einer effizienten Zusammenarbeit ist nach wie vor die Kommunikation. “Wo ist Herr Müller?”, “Ich habe die Info nicht bekommen, der Akku meines Handys war leer…”, “ich konnte niemanden aus der Buchhaltung erreichen.” Wenn Sie dann den entsprechenden Mitarbeiter doch einmal ans Telefon bekommen, wimmelt der Sie oft direkt wieder ab: “Ich bin leider im Meeting, ich schicke Ihnen eine Mail.” Daraufhin erhalten Sie Stunden später per Mail die Information, die Sie über Instant Messaging oder auch am Telefon informell in wenigen Sekunden erhalten hätten – wenn Sie denn gewusst hätten, wer der richtige, verfügbare Ansprechpartner ist. Auf der Suche nach einer passenden Unified Communications-Lösung für Ihr Unternehmen stechen die folgenden sieben Gründe für Lync besonders hervor, die Vorteil und Nutzen bei der internen und externen Direktkommunikation schaffen.

1. Den richtigen, verfügbaren Mitarbeiter identifizieren und diesen direkt ansprechen

- “Welcher Mitarbeiter aus dem Development-Team ist in diesem Moment für eine Anfrage verfügbar?”

- “Welcher Mitarbeiter hat Kenntnisse in Sachen Softwareverteilung?”

- “Wer ist eigentlich der stellvertretende Leiter der Buchhaltung?”

Mit Lync sind all jene Informationen nur wenige Mausklicks entfernt, da Lync direkt auf Informationen aus SharePoint und Active Directory zugreifen kann. Des Weiteren ist Lync im Unternehmen der einzige Kommunikationskanal, mit dem jeder mit jedem direkt kommunizieren kann, ohne von Sekretärinnen oder Assistenten aufgehalten zu werden. Selbst bei Microsoft hat prinzipiell Jedermann die Möglichkeit, den CEO, Steve Ballmer mit Lync anzusprechen:

- per Instant Messaging,

- per Enterprise Voice oder per Videoanruf.

So erlaubt Lync seinen Nutzern in angenehmer und effizienter Weise zu kommunizieren, indem der häufig unpersönliche Austausch während eines Telefonats durch das Sehen des Gegenübers auf eine empathische und persönlichere Ebene gehoben wird, um bessere Resultate zu erzielen. Eine Technologie, wie gemacht für mittlere und große Unternehmen mit flacher Kommunikationshierarchie. Ein Anwendungsbeispiel mit Screenshots finden Sie hier:

http://office.microsoft.com/de-de/communicator-help/hinzufugen-eines-kontakts-HA102145949.aspx

2. Alle Werkzeuge eines realen Meetings verfügbar

Die teamübergreifende Zusammenarbeit an verteilten Standorten ist heute eine branchenübergreifende Normalität. Daher hat Lync zum Gegenstand, Ihnen auf einer Plattform mit allen Methoden und Techniken bereitzustellen, die Sie im Büroalltag gewohnt verwenden:

- Skizzieren am Whiteboard

- Durchsehen von PowerPoint-Folien

- Einholen von Meinungen (in Lync über Umfragen)

Generell eignet sich Lync sowohl zur 1:1-Kommunikation, als auch zur Kommunikation 1:N oder auch M:N. Daher können Informationen via Instant Messaging, Enterprise Voice, oder Videokonferenzen in beliebigen Modi verteilt werden. Und zwar so, als befänden sich alle Teilnehmer in selben Raum.

In Fällen, die den formellen oder informellen unternehmensinternen Support (“Kannst du mir jenes Feature bitte einmal zeigen/einstellen?”) betreffen, bietet Lync sogar noch mehr: Durch das Freischalten eines bestimmten laufenden Programms zur Übernahme durch einen anderen Benutzer können sogar Softwarelizenzen gespaart werden (“Kannst du mir bitte mal kurz dein Photoshop freigeben?”). Selbst die Übertragung und Freigabe der gesamten Arbeitsoberfläche zur vollständigen Fernsteuerung des Systems ist mit einem Klick möglich. All dies geschieht über eine gesicherte Verbindung, solange die Session in beiderseitigem Einvernehmen besteht. Medienbruchfrei, ohne PINs und ohne Voucher-Codes.

http://office.microsoft.com/en-us/communicator-help/quick-start-participate-in-online-meetings-with-lync-web-app-HA101901732.aspx

3. Datenschutz ist fester Bestandteil des Gesamtkonzeptes

Nicht jeder Nutzer von Lync muss seinen Status für alle sichtbar machen. So sind das Statusfenster oder die Standortangabe rein optionale Felder, die man pflegen kann, aber nicht muss. Auch das automatisierte Erkennen und Zuweisen von Standortinformationen über Lync kann deaktiviert werden. Generell kann Lync in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmens konfiguriert werden. Ein häufig beschrittener Mittelweg ist jener, dass nur bestätigte Kontakte auch die Status-Informationen anderer Mitarbeiter erhalten. Auf diese Weise werden Informationen erst nach der Einwilligung des Mitarbeiters an seine individuelle Kontaktliste verteilt. Darüber hinaus können auch die Protokollierung und Archivierung von Verbindungsdaten sowie Chat-Logs konfiguriert werden. So würden besagte, diskrete Informationen bei Bedarf, nach dem Verstreichen einer Frist automatisch gelöscht oder würden gar nicht erst gespeichert.

http://technet.microsoft.com/de-de/library/gg398924.aspx

4. Server-Integration: Exchange und SharePoint

Mittels der Integration von Exchange und Lync lassen sich sowohl im Outlook 2010 Client als auch in der OWA die Verfügbarkeitsstati aus dem Lync, nahezu verzögerungsfrei und bidirektional übertragen. Zudem kann auch der Instant Messenger über die OWA genutzt werden.

Das vormals angesprochene Suchen nach Skills über Lync wird durch die Zusammenarbeit mit SharePoint möglich. Die auf den MySites gepflegten Skill-Listen werden von SharePoint indexiert und für Lync durchsuchbar. Auf diese Weise wird Lync zu einem Werkzeug zur Wissensidentifikation “Wer kann was?”.

http://technet.microsoft.com/de-de/library/gg398806.aspx

5. TK-Integration: Telefonanlagen und mobile Endgeräte

Hand auf´s Herz: Können Sie Ihr Telefon wirklich bedienen? Anrufe holen, Gruppenkonferenzen schalten, Weiterleitung einrichten, Mailbox besprechen? Mit Lync verschmelzen Telefon und PC zu einer Einheit. Die Erfahrung zeigt: mittels direkter Kommunikation können Probleme deutlich schneller gelöst werden als auf dem Dienstweg, bzw. per Mail. Darum ist es sinnvoll, das Telefon mit Lync als neuem Medium zu verschmelzen. So formte sich aus der Verbindung von Telekommunikation und IT der Begriff Unified Communications. So geht das Anbinden von Lync an andere Telekommunikationssysteme mit vielen Vorteilen einher: Ausfallsicherheit der Telefonie mittels Survivable Branch Appliance (SBA); “Lyncen” auch mit externen Kontakten; Dokumentation von verpassten Anrufen; Nutzung der Lync-Client-Oberfläche mit dem Windows Phone und iPhone.
All diese Features machen es möglich, jederzeit auch unterwegs so zu arbeiten, als säßen Sie in Ihrem Büro.

http://lync.microsoft.com/de-de/Product/UserInterfaces/Seiten/lync-2010-mobile.aspx

6. PowerShell verstärkt die Werkzeugkiste des Administrators

In Ergänzung zum Management über das browsergestützte UI kann Lync Server auch über die PowerShell gesteuert werden. Dies empfiehlt sich insb. für Statusabfragen, Verbindungsabfragen, Userverwaltung sowie Session-Management. Die PowerShell ist für den Administrator ein mächtiges Werkzeug, um die Rechte der Endnutzer effizient unter Kontrolle zu halten. Eine Übersicht der verfügbaren Serververwaltungs-Tools gibt Ihnen TechNet im unten angestellten Artikel.http://technet.microsoft.com/de-de/library/gg195756.aspx

7. Eigenbetrieb ist nicht länger Voraussetzung für die Nutzung

Wenn Sie keinen eigenen Lync-Server 2010 betreiben wollen, dann sind dennoch die wichtigesten Features via Microsoft Lync Online im Rahmen von Office 365 über die Microsoft-Cloud nutzbar. Entscheidend für die Nutzung des deutschen Festnetzes ist das Angeben einer Lieferadresse ausserhalb Deutschlands. Ergo: für deutsche Kunden ist das Festnetz mit Lync derzeit nicht nutzbar. Der Einsatz von Desktop-Telefonen steckt derzeit für Lync Online noch in der Entwicklungsphase. Für die umfängliche Nutzung empfiehlt sich daher ein Hybrid-Betrieb zwischen Lync on premise und Lync Online. Schlussendlich empfiehlt sich Lync jedoch ausdrücklich für Unternehmen, deren Mitarbeiter an verteilten Standorten effizient zusammenarbeiten wollen, und dies bei konstant niedrigen Infrastrukturkosten.

http://www.microsoft.com/de-de/office365/buy-lync-online.aspx

Autor: Karsten Ulferts