Archiv für Juni 2012

Wissensmanagement mit SharePoint 2010. Teil 2: Erfahrungswissen aus Projekten sichern mit Lessons Learned

Dienstag, 19. Juni 2012

Wer hätte gedacht, dass das Thema Wissensmanagement mit SharePoint und Taxonomie nicht zwangsläufig gemeinsam daherkommen? Es geht auch anders. Das zweite Anwendungsbeispiel in dieser Blogserie zeigt, wie Projektwissen systematisch gesammelt und verdichtet werden kann.

Welcher Projektmanager kennt das nicht das Problem: Ein Projekt wurde mal mehr, mal weniger erfolgreich beendet. Eines der wertvollsten Ergebnisse des Projektes, (gemeint ist nicht das Produkt an sich) das eingespielte Team und sein erworbenes Wissen sind im Nachgang nur noch schwer erfassbar. Dabei weisen zahlreiche Projekte branchenübergreifend eine hohe Schnittmenge bei der Vorgehensweise und den auftretenden, oft vermeidbaren Problemen auf. In Zeiten hoher Mitarbeiterfluktuation und der Erwartungshaltung, sich schnell in neue Materie einarbeiten zu können, ist eine Methodik erforderlich, die dahingehend Unterstützung leistet.

Die Voraussetzung: eine offene Unternehmenskultur und die Bereitschaft zur Wissensteilung

Das größte Problem für den erfolgreichen Einsatz derartiger Methoden ist gleichzeitig das am schwersten Greifbare. Die Unternehmenskultur und die Bereitschaft, Wissen mit potentiell internen Konkurrenten zu teilen. Dieses Thema ist wie gesagt nur schwer greifbar und sehr komplex. Grundsätzlich sollte aber über ein funktionierendes Anreizsystem nachgedacht werden, das auch ohne extrinsische Anreize (Geld) funktioniert. Die Mitarbeiter sollen Wissen teilen, weil Sie es für wichtig und richtig für das gesamte Unternehmen und sich selber erachten. Wer Wissen intern zurückhält, bremst den Fortschritt der Organisation! Auch müssen die Mitarbeiter lernen, die eigene Arbeit für wichtig genug zu nehmen, um darüber zu schreiben.

Die Methode: ein passendes Lessons Learned-Konzept mit SharePoint umsetzen

Am Ende eines erfolgreichen Projekts kommt einem rückblickend alles ganz einfach vor. Weil man die Lösung und den Weg dorthin kennt. Viele (oftmals auch ich) denken zu Recht, dass man das gleiche Projekt in einem Bruchteil der aufgewendeten Zeit wiederholen könnte. Dieser Vorteil kann zumindest näherungsweise erreicht werden, wenn man Lessons Learned gekonnt umsetzt, konsequent einsetzt und richtig zu nutzen weiß.

Wenn Sie sich jetzt fragen, wie ein solches Konzept zur systematischen Projektdokumentation aussehen könnte, leistet Ihnen dieser Leitfaden Abhilfe. Enhalten sind auch die wichtigsten Regeln zur korrekten Methodenanwendung. Hier direkt herunterladen oder klicken Sie zur Direkteinsicht auf das Vorschaufenster.


Die Umsetzung: SharePoint speichert Projektwissen

Die im Screenshot abgebildete Umfrage zeigt vereinfacht, aber bereits einsetzbar, wie die Lessons Learned Methode in SharePoint zum Einsatz gebracht werden kann. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass die Relevanz und der Inhalt der Fragen je nach Branche differieren können.


Prinzipiell haben die Wissensträger nach einem Projekt also hier die Möglichkeit, entweder einzeln oder in einer Sitzung (nach Möglichkeit auf jeden Fall in einer Sitzung!), ihre Projekterfahrungen einzutragen und für spätere Projektteams zu erhalten. Für die spätere Verwertung empfiehlt es sich, eine kategorisierte Projektübersicht zu erstellen, die bestimmten Produkten oder Kundenbranchen zugeordnet werden kann.

Nicht direkter Bestandteil der Lessons-Learned Methode, aber eine sehr empfehlenswerte Ergänzung ist das Führen eines Projekttage-Buchs über eine einfache SharePoint-Liste. Auf diese Weise sind die Fortschritte des Projektes für alle Stakeholder jederzeit einsehbar, da SharePoint über einen TMG für Externe (zum Beispiel den Auftraggeber) freigegeben werden kann, ohne dass VPN erforderlich ist. Für den Auftragnehmer ist diese Liste im Nachhinein und auch bei der Abrechnung von Teilprojekten stets eine hilfreiche Quelle, da alle Teilschritte und Leistungen chronologisch dokumentiert sind.


Als dritten ergänzenden Bestandteil empfiehlt es sich, zu jedem Projekt ein Glossar zu führen, welches die im Projekt verwendeten Abkürzungen und Fachtermini verständlich erläutert. Auch diese Funktion bietet SharePoint mit einer einfachen Wiki-Seite, die auf der Projektseite untergebracht wird.


Der größte Vorteil kann nicht häufig genug genannt werden: alle eingetragenen Inhalte werden vom Crawler der SharePoint Search Engine erfasst und sind somit unternehmensweit dauerhaft verfügbar.

Fazit: ein starkes, häufig ungenutztes Instrument für Projektmanager und Operative

Lessons Learned sind oft eine wertvolle Grundlage zur Planung weiterer Projekte. Nicht den gleichen Fehler zwei mal zu machen, auch wenn man nicht am vormals begangenen Fehler beteiligt war, ist eine Kostenersparnis für jedes Unternehmen. Projektarbeiter (also beinahe Jedermann) benötigen strukturiertes und zugängliches Erfahrungswissen, um neue Projekte effizienter planen und umsetzten zu können. Ermöglichen Sie den Rückgriff auf erprobte Prozesse. Mit Lessons Learned und SharePoint 2010.

Autor: Karsten Ulferts

Wissensmanagement mit SharePoint 2010. Teil 1: Die IT-Systemübersicht

Montag, 18. Juni 2012

Heute hat das Thema Wissensmanagement seine Hype-Phase überwunden. Nach unserem Gespräch mit dem Wissensmanagement-Experten, Prof. Dr. Eric Schoop von der Technischen Universität Dresden wurde eines deutlich auf den Punkt gebracht. Wissen ist zwar stark personen- und situationsgebunden, kann jedoch zu einem gewissen Teil in Dokumenten oder Wikis abgebildet werden. Besonders in IT-Abteilungen wird die systematische Dokumentation von unternehmenskritischen Systemen immer wichtiger. Dieser Artikel betrachtet das Thema Taxonomie nicht abstrakt, sondern verbindet das Thema mit einem konkreten Anwendungsbeispiel: der einheitlichen Dokumentation von intern betriebenen IT-Systemen.

Das Problem: Die Vielzahl an verschiedenen IT-Systemen und fehlende Dokumentationsrichtlinien erschweren die effiziente Dokumentation erheblich.

Ein derzeit sehr gefragtes Szenario ist das Abbilden von Systemdokumentationen in einer IT-Abteilung. Man kennt das Problem: die IT verwaltet eine hohe Zahl von Systemen. Lotus Notes, Active Directory, WSUS, und viele mehr. Schnell verliert man bei dieser wichtigen Dokumentationsarbeit den Überblick. Auf diese Weise wird der Zugang zu wichtigen Informationen erheblich erschwert.

  • Wer ist interner Ansprechpartner für welches System?
  • Was waren die letzten Änderungen am System?
  • Was sind die nächsten Schritte bei der Systempflege und Weiterentwicklung?
  • Wo liegen die Dokumente, die das System dokumentieren?
  • Welcher Dienstleister betreut das System?

Werden solche Informationen nicht systematisch gepflegt und zentral verfügbar gemacht, ist es für Dritte sehr schwierig und aufwendig, die Historie eines Systems nachzuvollziehen und eine schnelle Einarbeitung zu realisieren.

Die Methode: aus vielen Funktionen von SharePoint nur die Geeigneten auswählen. Jede Organisationseinheit arbeitet anders.

Eine gute SharePoint-Beratung zeichnet sich durch die Kompetenz aus, Organisationsprozesse und Unternehmenskultur schnell zu erfassen. Wichtig ist, sofort die richtigen Fragen zu stellen und zu erkennen, an welcher Stelle und warum der Informationsfluss nicht gut funktioniert. Hier eine Teilübersicht aus unserem Fragenkatalog (interessierten Leads senden wir gerne ein Probe-Exemplar zu).

  • Wo liegen die Stärken und Schwächen bei der internen und Kommunikation und Zusammenarbeit?
  • Welche primären Ziele sollen erreicht werden und welcher Nutzen wird erhofft?
  • Mit welchen Problemen ist bei der sozialen Implementierung von SharePoint zu rechnen?

Am Ende einer solchen abstimmungsintensiven Analyse steht ein auf die Organisationseinheit (OU) zugeschnittenes Konzept. Wichtig ist, das jede Taxonomie einen Mittelpunkt hat, um den sich alles dreht. In diesem Fall die betriebenen IT-Systeme. Diese Systeme werden von Meta-Daten (Daten über Daten) umschlossen und bilden so ein Gerüst für die Systemdokumentation.


Die Lösung: Taxonomie-gestützte Systemseiten geben eine klare und saubere Struktur vor

Sobald das Konzept erstellt ist, kann dieses in eine SharePoint-Taxonomie überführt und mit Daten befüllt werden. Dabei ist SharePoint in der Lage, auch Synonyme zu erkennen, die zuvor definiert worden sind. Ein klassisches Beispiel ist Active Directory und AD. Diese Synonyme werden zu einem Begriff im Taxonomie-Baum zusammengefasst, um Dublettenbildung zu verhindern.


Anschließend bildet eine Systemübersichtsseite den Einstiegspunkt in die eigentlichen Systemseiten, die sämtliche Informationen zu den betriebenen Systemen enthalten.


So sind in der exemplarischen Systemseite zu Lotus Notes alle relevanten Informationen zusammengetragen, die ein Administrator braucht, um sein System systematisch zu pflegen und weiterzuentwickeln.


Wird ein neues Dokument in den SharePoint geladen, hat der Nutzer die Möglichkeit, das Dokument entsprechend seiner Zugehörigkeit und seines Inhalts zu deklarieren. Die gelisteten Felder sind bewusst nicht als Pflichtfelder definiert, ermöglichen jedoch ausschließlich die Auswahl der in der Taxonomie vom Administrator hinterlegten Begriffe. Auf diese Art wird dem unkontrollierten Wildwuchs bei der Systemdokumentation Einhalt geboten.


Bei der effizienten Suche nach Dokumenten über ein System kommen sogenannte Schlüsselfilter zum Einsatz, die einen schnellen Weg zum gesuchten Dokument aufzeigen und Dokumente gemäß ihrer Klassierung filtern können. In diesem Fall werden dem Nutzer nur die Dokumente angezeigt, die dem System “eDirectory” zugehörig sind. Diese Filterung kann auch durch den Einsatz weiterer Attribute fortgesetzt werden, um aus einer Vielzahl an Dokumenten das Gesuchte zu identifizieren.

 

 

 

Fazit: Wenn wir wüssten, was wir wissen (Jeremy Junkins, CEO Texas Instruments)

Jedes Unternehmen leidet an Wissensverlust durch Mitarbeiterfluktuation, Weigerung von Wissenspreisgabe, mangelnder Transparenz und unzureichender Dokumentation. Jedoch verfügt jedes Unternehmen über eine latente Wissensbasis, die es mit Hilfe von IT-Unterstützung zu aktivieren gilt.
Der richtige Mix ist entscheidend. Probst et al. haben herausgefunden, dass es stark auf die Zieldefinition ankommt, um in den Prozess des Wissensmanagements einzusteigen und um anschließend im Idealfall viel Wissen identifizieren, erwerben, entwickeln, (ver)teilen, nutzen, bewahren und bewerten zu können. Das Ziel ist Weiterentwicklung hin zur lernenden Organisation.


Quelle: Bausteinmodell des Wissensmanagement [Probst, Raub, Romhardt 1999, S. 58]

Zur Einführung und Kultivierung derartiger Prozesse hat Microsoft mit SharePoint 2010 eine Plattform geschaffen, die seit mehr als zehn Jahren kontinuierlich weiterentwickelt wird. Diese Plattform bietet für Nichtprogrammierer bereits eine hohe, für Programmierer jedoch eine nahezu unbegrenzte Anpassbarkeit. ProTechnology ist als MICROSOFT GOLD-PARTNER für PORTALS AND COLLABORATION ein primärer und kompetenter Ansprechpartner für Wissensmanagement-Konzepte und SharePoint-Portale. Wir freuen uns, wenn wir Ihre weiteren Fragen beantworten dürfen.

Autor: Karsten Ulferts

TechEd 2012 – North America Sessions (Download)

Montag, 18. Juni 2012

In ein paar Tagen (26. -29 Juni 2012) startet die diesjährige TechEd Europe. Veranstaltungsort Amsterdam. Auch der Zeitraum ist dieses Jahr günstig gewählt – Juni statt November, lautet die Devise.

Damit startet die TechEd Europe zwei Wochen nach der amerikanischen TechEd, dessen Aufführung sich dieses Jahr zum 20ten Mal jährt.

Für alle, die keine Möglichkeit hatten, nach Orlando zu fliegen und teilzunehmen, anbei der Link zu den Sessions auf Channel 9. Zum Anschauen. Oder downloaden.

http://channel9.msdn.com/Events/TechEd/NorthAmerica

Installation von Microsoft SQL Server 2012 RTM

Freitag, 15. Juni 2012

Die neue System Center 2012-Familie von Microsoft ermöglicht es, in Ihrer Organisation IT as a Service bereitzustellen. Die Produktreihe ermöglicht Automatisierung der produktiven Infrastruktur, vorhersehbare Applikationsvorkommnisse sowie eine Integration von Cloud Computing über zentrales Management. So werden flexible und kosteneffiziente Private Cloud-Infrastrukturen geschaffen, die für Ihre Geschäftsbereiche in einem Self-Service-Modell Dienste liefern können. Für die Sicherstellung der Kompatibilität der einzelnen Komponenten und des vollen Funktionsumfangs muss bei der Installation und Konfiguration einiges beachtet werden.

ProTechnology startet deshalb die neue Blog-Serie System Center 2012, um Ihnen die einzelnen Produkte vorzustellen und HiIlfe bei deren Bereitstellung zu leisten. Grundlage für System Center 2012 bildet SQL Server, welchen wir Ihnen im 1. Schritt in der Version 2012 vorstellen möchten.

In weiteren Schritten werden wir Ihnen noch folgende Produkte präsentieren:

  • System Center Configuration Manager 2012 (SCCM 2012)
  • System Center Endpoint Protection 2012
  • System Center Virtual Machine Manager 2012
  • System Center Data Protection Manager 2012
  • System Center Operations Manager 2012

Download als PDF

Weitere Präsentationen von ProTechnology GmbH anschauen.

Autor: Kai Lehmann

Dynamische HTML-Signatur in Microsoft Exchange und OWA einbinden

Freitag, 01. Juni 2012

Viele kleine und große Unternehmen leiden täglich unter dem alten Problem der Signatur. Immer wieder stellt sich die Frage, an welcher Stelle und auf welche Art soll die Signatur eingehangen werden? Direkt im Microsoft Outlook des Mitarbeiters? Aber was ist, wenn der Mitarbeiter extern ist und eine E-Mail mit vollwertiger Signatur über Outlook Web Access (OWA) oder ein per SMTP angebundenes Mobilgerät versenden muss? Wie stellt man sicher, dass bei einer Änderung der Anschrift oder der Telefonnummer jeder betroffene Mitarbeiter seine Signatur korrigiert? Und wie regelt man die Signatur mit internen E-Mails?
Diese und viele weitere Fragen tauchen in diesem Zusammenhang regelmäßig auf. Schauen wir uns doch einfach gemeinsam eine Lösung an, die all diese Probleme mit Leichtigkeit bewältigt: Exclaimer Mail Disclaimers.

Template Editor

Zu Beginn erstellt man ein sogenanntes Template mit dem Template Editor. Dabei besteht die Möglichkeit für jedes Absendeformat (HTML, RichText und PlainText) eine Signatur vorzubereiten. Die HTML-Vorlage kann je nach Belieben mit einem Designer oder direkt mit HTML erstellt werden. In allen Formaten können dynamische Felder eingefügt werden, mit denen man personalisierte Signaturen erzeugen kann. Diese dynamischen Felder umfassen einen Großteil der üblichen AD-Informationen, wie Namen, Adressen, Telefonnummern bis hin zum Foto, können aber auch Inhalte aus anderen Dateien nutzen.

Mail Disclaimer

Hat man seine gewünschte Signatur vorbereitet, muss diese nun noch im Mail Disclaimer als sogenannte Policy hinterlegt werden. In dieser Policy können nun verschiedenste Einstellungen hinterlegt werden, um die neue Signatur bspw. bei externen E-Mails oder nur einem bestimmten Nutzerkreis anhängen zu lassen. Bevor man diese Policy nun scharf schaltet, kann diese mit unterschiedlichsten Szenarien mit dem Policy Tester geprüft werden, wobei in diesem Fall keine echte E-Mail versendet wird. Natürlich ist es auch mit dieser Lösung empfehlenswert, die erstellte HTML-Signatur in verschiedenen E-Mail Clienten auf mögliche Layoutfehler zu prüfen.

Fazit

Mit Exclaimer Mail Disclaimers ist es also problemlos möglich, unternehmens- oder abteilungsweite E-Mail-Signaturen vom Microsoft Exchange anhängen zu lassen. Es müssen keine Signaturen im Microsoft Outlook, Outlook Web Access oder Mobilgeräten eingestellt oder angepasst werden. Änderungen sind problemlos möglich, da die Signatur nun zentralisiert verwaltet und vom Microsoft Exchange angehangen wird. Und über die Policy lässt sich nun spielend leicht einstellen, dass interne E-Mails grundsätzlich gekürzte oder keine Signaturen enthalten. Das klingt doch traumhaft, oder?

Sie haben noch keinen Microsoft Exchange, kein Microsoft Outlook oder benötigen Unterstützung bei der Einbindung von Exclaimer Mail Disclaimers in ihr bestehendes System? Kontaktieren Sie uns auf kurzem Wege per Telefon oder E-Mail und wir kümmern uns um Ihr Anliegen.

Autor: Dirk Sarodnick

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