Archiv für August 2012

Unverwechselbarkeit der Initialen in OneNote herstellen

Freitag, 31. August 2012

Da OneNote immer stärker auch in Teams eingesetzt wird, sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, welcher Mitarbeiter für welche Notiz verantwortlich ist. Initialen, die lediglich aus zwei Buchstaben bestehen, können sich in großen Unternehmen mit recht großer Wahrscheinlichkeit doppeln.

Zwar wird in OneNote per Mouse-Over-Funktion sichtbar, welcher Nutzer sich hinter den Initialen verbirgt, jedoch ist es für den Nutzer vorteilhaft, auf den ersten Blick eine eindeutige Autoreninformation zu erhalten.


Über den Klickpfad Datei, Optionen, Allgemein gelangen Sie zu der relevanten Option und können anschließend im markierten Fenster Ihre Initialen mit maximal neun Zeichen auf Unververwechselbarkeit anpassen. So wird in meinem Fall aus KU ein KarUlf, was mich auf den ersten Blick von fiktiven Kollegen mit den gleichen Initialen unterscheidet.

Autor: Karsten Ulferts

Visitenkarten-Daten mit OneNote fehlerfrei und schnell ins CRM übertragen

Donnerstag, 30. August 2012

Nach einem erfolgreichen Messe-Tag bleibt ein Stapel dutzender Visitenkarten (zu bearbeiten). Wer all diese Daten ins CRM eintragen muss, wird sein wahres Vergnügen bei diesem monotonen, aber wichtigen Vorgang haben. Das Problem ist offensichtlich: das manuelle “Abtippen” von Telefonnummern und E-Mail-Adressen ist zeitraubend und vor allem fehleranfällig. Auch an dieser Stelle leistet OneNote wertvolle Unterstützung in Sachen Effizienz!


Ablauf

Zunächst fotographiert der Außendienstler, der die VKs in diesem Fallbeispiel eingesammelt hat, seine Beute mit dem Smartphone (Windows Phone, iPhone, Android, etc.) ab. Die Bilder werden direkt auf der passenden Seite (Kunden, Vermittler, etc.) eingefügt und können somit von seiner Sekretärin, die sich im Büro befindet und auf das gleiche Notizbuch zugreift, der passenden Account-Kategorie (Kunden, Vermittler, etc.) im CRM zugeordnet werden.


Mit Rechtsklick auf das Bild (Text aus Bild kopieren) kann der Assistent (@Office) bereits nach wenigen Sekunden (nach erfolgter Synchronisation) die Daten fehlerfrei in die zweite Spalte Textbox auslesen.


Anschließend öffnet er im CRM einen neuen Datensatz und kann die Daten schnell und fehlerfrei via Copy-Paste übertragen. Anschließend bestätigt er die Übernahme der Daten im OneNote mittels Kontrollkästchen.


Fazit

In diesem Demo-Beispiel habe ich eine alte, private VK von mir verwendet. Tatsächlich habe ich mit mehreren Dutzend VKs den Ablauf durchgeführt. Bei wenigen VKs mit sehr exotischer Schriftart hatte OneNote so seine Problemchen beim Auslesen der Daten. Bei 95% der Testfälle wurden die Daten jedoch problemlos ausgelesen.

Autor: Karsten Ulferts

Die 10 besten Tastaturkürzel für OneNote

Mittwoch, 29. August 2012

Vor allem auf mobilen Geräten wie Laptops und auch Smartphones ist OneNote gewaltig auf dem Vormarsch. Wer daher häufig ohne Maus arbeitet, der kennt das hilfreiche Potenzial von Tastaturkürzeln, von denen die Interessantesten allerdings wenig bekannt sind. Heute nehme ich diese Situation zum Anlass, Ihnen meine persönlichen zehn Favoriten vorzustellen. Dabei erfahren Sie zugleich, in welcher Situation der jeweilige Shortcut besonders gut einsetzbar ist.

Windows + N = Neue Quick-Notiz erstellen

Sie hetzen Last Minute in Ihr Meeting, klappen schnell Ihr Laptop auf und müssen direkt mit der Datenaufnahme beginnen. Keine Zeit, den OneNote Client zu laden und den passenden Speicherort für die neue Notiz zu suchen. Sie müssen jetzt gleich beginnen, ansonsten gehen Ihnen bereits die ersten wichtigen Infos verloren. Bei Eingabe des Shortcuts startet die Quicknotiz noch deutlich schneller als der Client. Die Ablage erfolgt zunächst im Abschnitt Nicht abgelegte Notizen und kann später in aller Ruhe zur Final destination verschoben werden.


Strg + M = Einen zusätzlichen OneNote Client öffnen

Wenn Sie Daten bequem von einem Notizbuch in ein anderes übertragen wollen, ist dieser Shortcut genau das Richtige. Besonders komfortabel ist das Arbeiten mit zwei OneNotes (einer links, einer rechts). Grenzen setzen dann lediglich die Größe des Displays und die Bildschirmauflösung.


Strg + Q = Die aktuelle Seite als ungelesen markieren

Sie rufen eine Seite mit für Sie neuem Inhalt auf, haben aber gerade keine Zeit, die Seite wirklich zu lesen. Beim ersten Abruf einer neuen Information werden die Inhalte grün hinterlegt, ab dem zweiten Aufruf ist die grüne Hinterlegung verschwunden. Mit diesem Shortcut können Sie die Seite für sich dauerhaft als ungelesen markieren.


F9 = Alle geöffneten Notizbücher synchronisieren

Natürlich überträgt der OneNote Client hinzugefügte Daten in regelmäßigen Abständen automatisch. Wenn Sie aber aus Dringlichkeit nicht auf den nächsten Auto-Sync warten können/müssen, können Sie ihn auf diese Weise manuell auslösen. Den laufenden Sync-Vorgang erkennen Sie am grünen Punkt auf den Notizbüchern.


Windows + S = Einen beliebigen Bildschirmausschnitt als Screenshot ins OneNote kopieren

Wenn Sie für Ihre Notizen einen Screenshot benötigen, sind Sie nicht länger auf MS Paint als Zwischenablage angewiesen, sondern können über diese Funktion direkt den gewünschten Teil Ihres Screens ins OneNote kopieren. Der Clou: OneNote vermerkt jeden Screenshot (hier eine Ergebnisübersicht der Google-Bildersuche) automatisch mit einer Quellenangabe. Somit verfügt OneNote über einen eingebauten Plagiatsschutz. ;-)


Strg + P = Content an OneNote senden

Sie wollen einzelne Foliensätze aus PowerPoint oder gleich ganze Excel-Tabellen oder PDF-Seiten zu Ihren Notizen hinzufügen? Mit dieser Funktions wird dies schnell und einfach durchgeführt. Der virtuelle OneNote-Drucker ist Standardbestandteil von OneNote und kann per Tastendruck angesprochen werden. Anschließend bestimmen Sie im OneNote, auf welche Seite der neue Content abgelegt werden soll.


F7 = Rechtschreibung überprüfen

Es handelt sind zwar “nur” um Notizen, jedoch spielt die Qualität der Texte bzgl. Rechtschreibung, vor allem bei öffentlichen Notizen, die von Kollegen gelesen und bearbeitet werden, schon eine nicht unwesentliche Rolle. Zumal die von Ihnen vorgenommenen Notizen mit Ihren Initialen gekennzeichnet werden. Daher empfiehlt sich hier ein kurzer Check der Rechtschreibung.


F11 = Vollbildmodus (Notizbücher, Abschnitte und Seiten aus/einblenden)

Bei der Nutzung von mobilen Geräten ist jeder cm2 auf der Anzeigefläche kostbar. Wenn Sie sich gerade ohnehin im “Leanback Consuming-Modus” befinden und Inhalte lesen, können Sie alles Überflüssige mit einem Tastendruck ausblenden und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.


Strg + F = Die aktuelle Seite durchsuchen

Wenn Sie in OneNote einen Suchvorgang starten, dann werden standardmäßig sämtliche geöffneten Notizbücher, inkl. OneNote-Papierkorb durchsucht. Zum einen verlangsamt dieser manchmal unnütze Mehraufwand die Suche, zum anderen werden in diesem Fall mehr Treffer angezeigt als der Nutzer sehen möchte. Mit diesem Shortcut durchsuchen Sie ausschließlich die aktuell geöffnete Seite.


Alt + … = Jede gewünschte Funktion

Diese Funktion ist ebenso großartig wie unbekannt und auch in anderen Office Applikationen (Word, Excel, etc.) nutzbar. Bei Druck auf die Alt-Taste werden die wichtigsten Funktionsschaltfächen mit Shortcuts hinterlegt, sodass das Einprägen von Tastaturkürzeln weitgehend überflüssig wird.


Fazit

Besonders für die Nutzung von OneNote mit Laptops sind die gezeigten Shortcuts eine echte Arbeitshilfe. Falls Sie Interesse an einer Komplettübersicht aller vorhandenen Shortcuts haben, so ist diese über die angehängte Hyperlink-Quelle zu finden. Wenn Ihnen noch andere Shortcuts als sehr hilfreich bei der Alltagsnutzung erscheinen, hinterlassen Sie mir gerne eine Nachricht. Welcher Shortcut ist Ihr Favorit?

Quelle: http://office.microsoft.com/en-us/onenote-help/keyboard-shortcuts-for-onenote-2010-HA010386947.aspx

Autor: Karsten Ulferts

Abschnitte und Seiten in OneNote sortieren

Montag, 27. August 2012

Ein intensiv genutztes OneNote füllt sich schnell mit einer hohen Anzahl von Abschnitten und Seiten, was das schnelle Wiederfinden von gesuchten Abschnitten (mit menschlichem Auge) ohne Inanspruchnahme der Suchfunktion zunehmend erschwert. Da OneNote auch in der Office 2013 Preview bisher über keine Standard-Funktion verfügt, die Abschnitte und Seiten im Notizbuch alphabetisch zu sortieren, kommen zwecks Erreichung dieses höheren Ziels kostenfreie Zusatztools zum Einsatz. Betrachtet werden vier unterschiedliche und voneinander unabhängige Anwendungsbeispiele.

1. Abschnitte alphabetisch sortieren

Sowohl in den Quellenangaben (siehe unten!) als auch über diesen Link zu MSDN können Sie das Sort Sections powertoy für OneNote 2010 finden und herunterladen. Bei Bedarf ist in der genannten Quelle auch noch eine Version für OneNote 2007 verfügbar. (Sobald es für OneNote 2013 eine lauffähige Version gibt, werde ich diese Info umgehend posten.)

Nach erfolgter Installation werden die Abschnitte mit einem Klick auf das unter Add-Ins aufgeführte Symbol alphabetisch angeordnet. Achtung! Einmal ausgelöst, lässt sich die alte Anordnung nicht wiederherstellen. Zudem überträgt sich die neue Anordnung auf alle Nutzer des betroffenen Notizbuches!


Nach der Restrukturierung der Abschnitte können die (in diesem Fall nach Kunden benannten) Abschnitte sehr viel schneller auf Sicht gefunden und angewählt werden, ohne dass die OneNote-Suche für diesen Zweck bemüht werden muss.

2. Seiten alphabetisch sortieren

Wenn Sie darüberhinaus noch mehr Ordnung in Ihre Seiten-Übersicht bringen möchten, gibt es auch für diesen Zweck ein kleines Tool namens Page Sorter, welches Sie hier über MSDN herunterladen können. Über einen Klick auf den Button Sort Pages werden die im Abschnitt enthaltenen Seiten ebenfalls alphabetisch sortiert. Achtung! UNDO ist hier ebenfalls nicht möglich.



3. Seiten chronologisch (nach Datum) sortieren

Diese Anforderung ist in OneNote derzeit noch nicht mit einer Standardfunktion realisiert. Ein verhältnismäßig praktikabler Workaround ist hier dargestellt. Stellen Sie dem Seitentitel den Präfix YYYY-MM-DD voran und lösen Sie erneut die alphabetische Sortierung aus. Anschließend sind die Seiten nach eingetragenem Datum sortiert.


4. Abschnitt und Seiten alphabetisch und chronologisch sortieren über Third Party BETA Tool

Alternativ können Sie die Abschnitte und Seiten über das BETA Tool Sort OneNote 2010 Sections and Pages über einen Daten-Abruf außerhalb von OneNote chronologisch oder alphabetisch anordnen. Die Änderungen werden beim nächsten Aufruf von OneNote sichtbar.

Fazit

Ich persönlich beschränke mich bei der Nutzung der hier aufgezeigten, aktuell nutzbaren Möglichkeiten allein auf das erste Fallbeispiel. Für mich hat es den größten Mehrwert, wenn allein die Abschnitte alphabetisch sortiert und für mich als Anwender schnell auf Sicht identifizierbar sind. Die Seiten belasse ich in Ihrer historischen Reihenfolge, da sie ohnehin beim Anlegen einer neuen Seite unten angestellt werden. Spürbar ist sicherlich, dass OneNote in dieser Hinsicht noch Etwas nachzuholen hat, um für die Erfüllung dieser (Basis-)Funktion künftig nicht mehr auf Third Party Tools angewiesen zu sein.

Quellen

http://blogs.msdn.com/b/johnguin/archive/2010/08/25/updating-the-sort-sections-powertoy-for-onenote-2010.aspx
http://blogs.msdn.com/b/johnguin/archive/2011/01/24/updating-the-page-sorter-powertoy-for-onenote-2010.aspx

Autor: Karsten Ulferts

Excel Sheets und Charts in OneNote 2013 erstellen und anzeigen

Samstag, 25. August 2012

Wer als Manager viel mit Tabellen und Charts arbeitet und auf deren Verfügbarkeit angewiesen ist, dürfte mit OneNote bisher nur wenige Berührungspunkte gehabt haben. Der Grund dafür ist simpel. Bisher konnten Excel-Sheets in OneNote 2010 nur über den virtuellen OneNote-Drucker ins OneNote importiert werden. Zwar konnte man Excel-Dateien bisher direkt als Datei in einer Seite ablegen, jedoch die Inhalte nicht direkt über OneNote einsehen und komfortabel nachträglich bearbeiten. Dieses Zugriffsproblem wird nun mit OneNote 2013 gehoben!

Mit einem Klick auf New Excel Spreadsheet öffnet sich der Excel 2013 Client. Die Excel-Datei (das grüne Excel Icon auf der OneNote-Seite) wird direkt auf der neuen OneNote-Seite abgelegt und kann nun mit Daten befüllt werden. Ebenfalls in Excel kann nun ein anschaulicher Chart erstellt werden, welcher auf der OneNote-Seite direkt und medienbruchfrei angezeigt wird. Selbstverständlich können über einen Klick auf Existing Excel Spreadsheet auch bereits vorhandene Excel-Dateien importiert werden.


Möchte ich Daten in der Tabelle nachträglich anpassen, kann ich dies sehr einfach aus dem OneNote heraus anstoßen, indem ich per Mouse-over auf den Button Edit klicke und dann die gewünschten Anpassungen in der nun aufpoppenden Excel-Oberfläche vornehme. Die Änderungen werden nun im Chart (Balkendiagramm) umgehend übernommen und im OneNote entsprechend aktualisiert dargestellt.


Fazit:

OneNote ist mit der Version 2013 um eine äußerst praktische und vielversprechende Funktion reifer. Anders als in der Version 2010 können Tabellenkalkulationen nun nahezu medienbruchfrei als Bestandteil der OneNote-Notizenwelt erstellt und verarbeitet werden.

Autor: Karsten Ulferts

Mit OneNote ohne zusätzliche Lizenzkosten ein vollumfängliches Wiki aufbauen

Freitag, 24. August 2012

Viele Unternehmen investieren viel Geld in eine Wiki-Software, dabei verfügen sie mit OneNote 2010 bereits über eine vollumfängliche Wiki-Software, mit der Seiten, Texte und andere Inhalte kollaborativ bearbeitet werden können. Zudem können Inhalte (Tabellen, Screenshots, Checklisten, etc.) sehr einfach eingefügt werden. Dabei verfügt OneNote über eine vollumfängliche Versionierung und Wiederherstellungsfunktion. Also alles, was eine gute Wiki-Software haben muss… und noch mehr, wie sich in diesem Beitrag offenbart.

Die abgebildete Tabelle zeigt die im Wiki enthaltenen Artikel. Auf dieser “Top-level-Seite” werden alle Artikel in einer sinnvollen Struktur eingetragen und auf die eigentliche Seite verlinkt.


Die Wiki-Seiten selbst werden in diesem Beispiel in zwei sogenannte Abschnittsgruppen namens “Produktwissen” und “Teamwissen” eingeteilt. Natürlich wäre eine auch eine Abschnittsgruppe für “Projektwissen” gut vorstellbar.


Um frühzeitig beim wichtigen Thema “Sicherheit” einzusteigen: ich kann mit einem Rechtsklick die einzelnen Abschnitte (hier die unterschiedlichen Team-Abschnitte, in der die teambezogenen Artikel untergebracht sind) ein Passwort vergeben, sodass bestimmte Bereiche nur von berechtigten Mitarbeitern gelesen, bzw. verändert werden können.


Wenn ich einen passwortgeschützten Bereich aufrufe, dann werde ich von OneNote darauf hingewiesen und aufgefordert, das richtige Passwort einzugeben.


Das Hinzufügen eines neuen Artikels geht sehr einfach und schnell. Ich lege einfach in einem passenden Abschnitt eine neue OneNote-Seite an und pflege die ersten Inhalte ein. Anschließend hinterlege ich auf der Übersichtsseite einen Teaser und verlinke diesen auf die neue Seite.

Alternativ lassen sich neue Seiten (ähnlich wie in SharePoint) mit der Syntax [[Seitentitel]] automatisch erstellen und verlinken. Lediglich muss ggf. das Verschieben der Seite in den ensprechenden Abschnitt manuell durchgeführt werden. Um diese Funktion nutzen zu können, muss in den Optionen unter Advanced im Bereich Editing das Häkchen für Enable link creation by typing [[ ]] around a phrase gesetzt sein! Durch einen kleinen Bug im OneNote muss die Eingabe in der Eckklammervariante von links nach rechts erfolgen! Wenn Sie zunächst die Eckklammern setzen, dann den Titel eintragen und anschließend Enter drücken, wird die Eingabe leider nicht als Link erkannt.


Zum Schutz vor ungewollten Veränderungen verfügt OneNote über eine Versionierung und einen eigenen Papierkorb, um zu verhindern, dass dem Wiki ungewollt Daten verloren gehen. In diesem Beispiel enthält die Seite für “Doppelseitiges Kopieren” zwei Versionen, die mit Datum und Autoreninformation gekennzeichnet sind.


Wenn Wiki-Seiten nicht über die Übersichtsseite gefunden werden können oder möchten, haben Sie die Möglichkeit die sehr schnelle Suchfunktion von OneNote zu nutzen. Diese Suche ist schneller die von jedem anderen Wiki-System! In Sekundenbruchteilen erhalten Sie Vorschläge von Seiten, die “kopieren” entweder im Titel oder auf der Seite selbst enthalten.

Wenn Ihnen diese Funktion bei der Suche nicht ausreicht, können Sie über die Funktion “Pin-Search-Results” (Alt + O) besondere Filtereinstellungen vornehmen. So können Sie eingrenzen, in welchen Notizbüchern oder Kapiteln gesucht werden soll und in welcher Reihenfolge die Ergebnisse angeordnet werden sollen.

Im unteren Bereich des Screenshots gibt OneNote einen Treffer für einen passwortgeschützten Bereich an. Solange für diesen Bereich kein Passwort eingegeben wurde, wird dieser Treffer nicht explizit (mit Inhalt) als Suchergebnis angezeigt.


Um unternehmensweite Verfügbarkeit zu erreichen, empfiehlt sich das Bereitstellen der OneNote-Datei in SharePoint oder auch SkyDrive. Auch ein Netzlaufwerk kann zu diesem Zweck genutzt werden. Sofern das OneNote im SharePoint liegt, kann auch die SharePoint-Suche zum Durchsuchen der OneNotes genutzt werden.

Bei der Pflege des Wikis (das Wiki-Gärtnern) handelt es sich um eine Daueraufgabe, die wir aus dem OneNote heraus an den verantwortlichen Wiki-Gärtner zuteilen können. Sobald der Task ins Outlook überspielt wurde, wird der Task als Daueraufgabe definiert und dem Wiki-Gärtner als Aufgabenträger zugewiesen.


Fazit:

Mit OneNote können Sie mit Office-Bordmitteln ohne Zukauf von Drittsoftware ein Wiki mit vollem Funktionsumfang aufbauen. Der größte Vorteil ist sicherlich, dass den Nutzern wegen des einheitlichen Office-Ribbons keine große Einarbeitungsphase in die Bedienung des Wikis bevorsteht. Bei der Planung sollte nicht ganz ausgeblendet werden, welche Art von Content in welchem Maße im Wiki bereitgestellt werden soll. Sollten ganze Bilderbücher in das OneNote-Wiki abgelegt werden, so kann sich die Datei relativ groß aufblähen. Bisher hatte ich beim Testen jedoch keine nennenswerten Probleme mit diesem Phänomen. Für KMU, die ein sehr einfach bedienbares Wiki einführen und dabei zusätzliche Lizenzkosten über Office 2010 hinaus einsparen möchten, ist OneNote als Wiki-Plattform sehr zu empfehlen.

PS: Eine ebenfalls kostenfreie Wiki-Plattform bietet Ihnen SharePoint Foundation von Microsoft.

Autor: Karsten Ulferts

Aufgaben übersichtlicher managen mit OneNote und dem Eisenhower-Prinzip

Freitag, 24. August 2012

Ähnlich lang und unübersichtlich wie meine Aufgabenliste im Outlook (hier die Preview von Outlook 2013) wird die Ihre sicherlich auch aussehen. Nicht sonderlich motivierend. Zwar gibt es die Möglichkeit, die Aufgaben farblich zu kennzeichnen und zu kategorisieren, jedoch ist die Übersichtlichkeit dieser endlos langen Taskliste schon verbesserungswürdig. Auch wenn Sie auf die Position des Scroll-Balkens achten, sehen Sie, wie viele Aufgaben sich hier angesammelt haben.


Das unten abgebildete Eisenhower Portfolio ist eine Entwicklung des gleichnamigen US-Generals (WWII) und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, welche durch ihn selbst praktiziert und gelehrt wurde. Vgl. Wikipedia. Es erfolgt nach der Aufgabenbewertung eine Einordnung in einen der vier Sektoren, die eine Kategorisierung der Tasks zur sinnvollen Abarbeitung zulässt.


Die Darstellung entspricht einer gewöhnlichen Tabelle, die in OneNote erstellt und mit Aufgaben befüllt wurde. Die im OneNote angelegten Aufgaben sind bidirektional mit Outlook integriert. So werden Änderungen vom jeweils anderen System automatisch übernommen.


Sobald der zugewiesene Aufgabenträger (Max Jung) die Aufgabe im seinem Outlook-Client als “erledigt” kennzeichnet, wird durch die Aufgabe “Visitenkarten der Woche in CRM eintragen”, dank Verknüpfung mit OneNote auch im EisenhowerPortfolio nach wenigen Sekunden automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet. Via Mouse-over-Funktion erhalten Sie auch im OneNote die wichtigsten Eckdaten zur der Aufgabe.


Die gezeigte Struktur kann Ihnen helfen, Ihren Aufgaben abseits von endlosen Tasklisten wieder deutlich mehr Struktur und Übersichtlichkeit zu verleihen. Wobei die Aufgaben weiterhin in Outlook bearbeitet werden können, obwohl sie aus OneNote heraus erzeugt wurden. Dabei können aus OneNote heraus Aufgaben erzeugt, an Dritte zugewiesen (delegiert) und über OneNote bzgl. Ihres Bearbeitungsstatus überwacht werden. In der Tat eignet sich diese Form der Aufgabenorganisation eher zum Zweck der Selbstverwaltung und zum Delegieren von Aufgaben. Ausprobieren lohnt sich jedoch.

Autor: Karsten Ulferts

OneNote erspart Ihnen mittels Text-Erkennung viel Schreibarbeit!

Mittwoch, 22. August 2012

Viele Office Worker verbringen (vergeuden) noch immer so manche wertvolle Arbeitsstunde im Monat damit, grundsätzlich vorhandene und verwendbare Texte zur weiteren Verarbeitung händisch abzutippen. So müssen noch immer Texte in Dokument-Form (docx) gebracht werden, die aus grauer Vorzeit nur auf Papier vorliegen. Profis investieren für solch eine Anforderungen eine nicht unbedingt kostengünstige Texterkennungssoftware. Schlauer und vor allem kostenfrei geht dies mit OneNote 2010, falls sie über eine Lizenz für Office 2010 (ausgenommen “Starter”) verfügen. So werden nicht nur gedruckte, sondern auch handschriftliche Buchstaben und Wörter erkannt. Sie werden stauen, wie gut das funktioniert!

Eingescannte “Textbilder” durchsuchbar machen und anschließend bearbeiten:

Der abgebildete Textabsatz wurde von mir im MS Word mit der Fülltextfunktion =Lorem(x,y) generiert (das ist übrigens kein Latein, sondern eine Phantasiesprache, sogenannter Blindtext), auf Papier ausgedruckt und anschließend eingescannt. Dieser Text liegt in dieser Form nur als Bild vor und ist nicht markierbar oder durchsuchbar.


Am leichtesten publishe (veröffentliche) ich den Text, indem ich den OneNote-Druckertreiber verwende. Dieser wird bei der Installation von OneNote automatisch als virtueller Drucker in Windows hinterlegt und kann über den Druckbefehl Strg + p aufgerufen werden.


Anschließend kann ich festlegen, auf welche Notizbuchseite der Scan hinterlegt werden soll.


Setzen Sie nun einen Rechtsklick auf das “Textbild” und klicken Sie auf “Text aus Bild kopieren”.


Et voilà! Der Text wurde vollständig erkannt und kann nunr weiterverarbeitet und durchsucht werden! Unter dem “Textbild” habe ich den extrahierten Text per Strg + v eingefügt. Die einsetzende Rechtschreibüberprüfung (rote Unterstreichung) beweist, der untere Text ist durchsuchbar.

Falls diese Funktion nicht auf Anhieb nutzbar sein sollte, überprüfen Sie bitte, ob unter “Datei, Optionen, Erweitert unter dem Punkt Durchsuchen das Häkchen Texterkennung in Bildern deaktivieren” gesetzt ist. Dies sollte natürlich nicht der Fall sein. Anschließend bitte OneNote neustarten und dann sollte es funktionieren.


Handschriftliche Notizen in Plaintext umwandeln:

Sie fanden das vorherige Beispiel bereits beeindruckend? Passen Sie auf, was OneNote noch alles zu bieten hat! OneNote erkennt sogar Ihre eigene (Jedermann´s) Handschrift! Diese handschriftlichen Notizen habe ich mit einem Lenovo ThinkPad Tablet Pen angefertigt. (Mit dem iPad ist diese Funktion derzeit leider trotz OneNote-App für das iPad leider noch nicht nutzbar). Im Übrigen erkennt OneNote automatisch, dass die oberste Zeile gleichbedeutend ist mit der Überschrift und benennt die Seite automtisch mit “10 Gründe für Office 365″. Diese Notizen möchte ich nun in eine PowerPoint-Folie übertragen.

 

Zu diesem Zweck generiere ich mir eine im SharePoint hinterlegte Vorlage. (Anstelle dessen kann auch ein ganz gewöhnlicher, leerer Foliensatz erstellt werden). Seien Sie jetzt mit mir gemeinsam gespannt, ob OneNote mit meiner eigenwilligen Linkshänderhandschrift etwas Brauchbares zu erzeugen weiß.


Ich ziehe mit der Maus einen Rahmen um die zu kopierenden Inhalte und füge diese per Copy-Paste in die PowerPoint-Folien ein.


Betrachten wir nun das Ergebnis, so sehen wir nur minimale Abweichungen (“Datenschatz”, “Centerstützung”) vom handschriftlichen Original. Wenn Sie sich meine Handschrift anschauen, dann sehen Sie, wie schwierig die Texterkennung zum Teil für die Software sein dürfte. Dennoch sind die Abweichungen kaum der Rede wert.

Fazit:

Verschwenden Sie niemals wieder fünf wertvolle Minuten, indem Sie Texte manuell abtippen. Dieses wahrhaftige “Zeitsparfunktion” ist nur sehr wenigen Usern bekannt, hat jedoch großes Potenzial, die Effizienz bei der Arbeit deutlich zu erhöhen. Probieren Sie es aus! Sie werden staunen, wie gut OneNote auch mit Ihrer Handschrift klarkommt. Mehr zum Thema OneNote auf www.onenote365.de

Autor: Karsten Ulferts

Effizient Jour fixen mit OneNote 2010

Dienstag, 21. August 2012

Wie häufig finden in Ihrem Unternehmen wiederkehrende Termine (Jour fixes) statt? Vor allem: (wie) werden diese dokumentiert, wie werden Informationen und ggf. Aufgaben verteilt? In zahlreichen Unternehmen trifft man sich häufig mehrmals in der Woche zu Team- oder Projekt-Jour fixes: man sitzt sich mit Papierblöcken (oder Laptops mit geöffnetem MS Word) gegenüber, schreibt fleissig mit und nachdem das Meeting vorüber ist, verschwinden sämtliche (häufig wertvolle) Informationen in den Schubladen der Teilnehmer. Wer das Meeting verpasst, hat ohnedies das Nachsehen und hat obendrein ein Informationsdefizit gegenüber seinen Kollegen. OneNote, dass am häufisten lizensierte, aber ungenutzt bleibendende eCollaboration-Tool bietet hervorragende Möglichkeiten, Meetings effizient und schnell, gemeinschaftlich zu dokumentieren und relevante Notizen für jeden Teilnehmer (in Gegenwart und Zukunft) zugänglich zu machen.

Das Meeting beginnt (Kaffeetassen klappern, ein Beamer summt)

In der Firma CWAIN GmbH (Company Without An Interersting Name) trifft man sich an jedem ersten Mittwoch des Monats zum Monats-Jour fixe (mehr ist nicht notwendig, da Wocheninformationen über einen SharePoint-Teamblog verteilt werden). Wenige Stunden zuvor tragen Herr Mustermann, Herr Schmidt und Frau Müller die relevanten Informationen in eine OneNote-Seite ein und sind nun somit tiptop vorbereitet, da die eingetragenen Infos auch als Leitfaden dienen. Die Übersichtstabelle wird mittels Beamer an die Wand projiziert, sodass alle Teilnehmer einen Blick auf die Notizen werfen können. Zeitgleich haben alle Teilnehmer die selben Notizen in Ihrem OneNote (manche im Client, manche in der WebApp) geöffnet. Jeder kann jederzeit Notizen hinzufügen, ohne (wie in MS Word) manuell speichern zu müssen. Die Synchronisation überträgt sich in wenigen Sekunden automatisch auf sämtliche Bildschirme.


Anhand der (beim ersten Abruf) grünen Hinterlegung neuer Fremdeintragungen sieht Herr Müller, welche Informationen für ihn neu sind und erkennt anhand der Initialen (seitlich des vertikalen Balkens), wer die Veränderung vorgenommen hat. Ein Smartphone mit Stoppuhr-App liegt auf dem Tisch und gibt jedem Teilnehmer 10 Minuten Sprechzeit. Wer die Uhr schrillen hört, möge zum Ende kommen. Nach nur 35 Minuten ist das Meeting vorbei und alles Anwesenden über den Status der anderen Teams informiert.

Die Geschäftsleitung ist mit den Vertriebszahlen nicht vollkommen zufrieden. Daher erhält der anwesende Vertriebsleiter die Aufgabe, im nächsten Monat, 10% mehr Vor-Ort Termine zu aggregieren. Diesen Task (Zelle rechts unten: rotes Fähnchen) weist er sich sogleich per Rechtsklick zu und hat die Aufgabe, inklusive Fälligkeitsdatum nur Sekunden später im Outlook abrufbar.


Rückblende (T-2 Stunden): Herr Mustermann bereitet das Meeting vor

Als erster bemerkt Herr Mustermann, dass in zwei Stunden das Jour fixe ansteht. Er öffnet, dass im SharePoint gespeicherte Notizbuch (auch SkyDrive oder Netzlaufwerk sind nutzbar) und erstellt aus einer hinterlegten Vorlage eine neue Jour fixe-Seite.


Die Vorlage ist nun generiert und für alle Teilnehmer verfügbar. Anschließend importiert er noch schnell die Termindaten aus dem Outlook über einen Klick auf “Besprechungsdetails”. Der Outlook-Client ist zur Zeit nicht geöffnet, trotzdem kann OneNote auf die Termindaten zugreifen.


Durch den Import der Termindaten aus Outlook sind Betreff, Teilnehmer, Datum und Ziel des Meetings bereits automatisch ausgefüllt.


Anschließend verschickt Herr Mustermann den Link zu der neuen Seite über den Instant Messenger des Lync und gibt seinen Kollegen, damit einen Push und die Möglichkeit, die Meeting-Notizen noch vor dem Meeting auszufüllen. Andernfalls werden die Notizen währenddessen eingetragen. Da die Dokumentation im OneNote gängige Praxis ist, wissen ohnehin alle Teilnehmer, wo die neue Seite zu finden ist.


Bereits vor einiger Zeit hat Herr Mustermann die verwendete, tabellarische Vorlage ausgearbeitet und als Vorlage im OneNote hinterlegt.



Am nächsten Tag: Herr Fischer hat das gestrige Meeting verpasst! Was nun?

Urlaubsbegingt war Herr Fischer leider nicht anwesend. Statt seine Kollegen nach den Ergebnissen des Meetings zu fragen, ruft er das OneNote auf und überfliegt kurz die Notizen (er weiß ja aus Erfahrung, wo die neuen Seiten angelegt werden). Nun hat Herr Fischer einen Überblick und kann (sofern erforderlich) an konkreten Punkten nachhaken. Dies ist heute allerdings nicht der Fall – keine besonderen Vorkommnisse.

Zwei Jahre später: Ein neuer Mitarbeiter sucht nach einer wichtigen Information

Herr Jung hat die Aufgabe erhalten, die vor zwei Jahren nicht finalisierte E-Mail Signatur endlich fertigzustellen. Von Herrn Mustermann erfährt er bei der Delegierung, dass dies bereit vor längerer Zeit einmal Thema in einem Jour fixe gewesen sei. Er macht sich also auf die Suche nach passenden Informationen und gibt den Suchstring “signatur jour fixe” in die OneNote-Suche ein. Dank der Vollindexierung von OneNote erhält er in weniger als einer Sekunde passende Vorschläge (auch bereits gelöschte Daten). So bringt er in Erfahrung, wie lange das letzte Meeting zum diesem Thema zurückliegt, wer damals dabei gewesen ist und erhält somit einen Anhaltspunkt für einen geeigneten Ansprechpartner (Alexandra Müller), um die Arbeit ohne Doppelaufwand fortsetzen zu können. Da das Notizbuch obendrein im SharePoint abgelegt ist, sind über die SharePoint-Suche ebenso sämtliche Informationen wieder auffindbar.

Autor: Karsten Ulferts

OneNote 2010: Mehr Übersicht durch Gruppierung

Sonntag, 19. August 2012

Das Sammeln (und Teilen) von Notizen im OneNote erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Wenn sich im Laufe eines Meeting der Content auf einer Seite häuft, sind Möglichkeiten gefragt wie man bei der Fülle von Notizen trotzdem die Übersicht behalten kann. Dazu bietet OneNote ein kaum bekanntes, aber sehr praktisches Feature zur Gruppierung von Texten und anderen Inhalten an.

Die obere Tabelle wird mit Hilfe der ebenfalls sehr praktischen Integration mit Outlook generiert. Diese Funktion steht übrigens auch dann zur Verfügung, wenn Outlook nicht nicht gestartet ist. Mit einem Klick auf “Besprechungsdetails” können Betreff, Datum und Ort sowie Teilnehmerinformationen automatisch ausgefüllt werden.

Die mit einem blauen Steuerkreuz markierten Zeilen geben an, dass hier zusätzliche Daten ausgeklappt werden können.


Mit Doppelklick auf das blaue Steuerkreuz klappt der untergeordnete Text auf, kann bearbeitet und per Doppelklick wieder geschlossen werden. Um diese sehr hilfreiche Funktion nutzen zu können, sollte Folgendes beachtet werden:

Kurzanleitung: Geben Sie die Textgruppe “Ist-Zustand” ein. Drücken Sie ENTER und anschließend TAB. Lassen Sie keine Leerzeile zwischen “Ist-Zustand” und “Windows Server 2008 R2 im Einsatz”! Anschließend können die Textgruppen per Doppelklick geöffnet und geschlossen werden.


Besonders klasse finde ich diese Funktion, weil sie nicht nur bei Texten anwendbar ist, sondern bei allen Inhalten (Tabellen, Screenshots, etc.), die unterhalt der Gruppenbezeichnung eingefügt werden. Von jetzt an herrscht deutlich mehr Ordnung in Ihren digitalen Notizbüchern. Viel Spaß und viel Erfolg im nächsten Meeting!

Nachtrag (22.08.2012): In OneNote 2013 wird es erfreulicherweise nicht mehr erforderlich sein, den ersten Anstrich ohne Leerzeile direkt anfügen zu müssen, wie der unten angefügte Screenshot aus der Office 2013 Preview beweist.

Autor: Karsten Ulferts