Archiv für Februar 2013

Mehr Reichweite bei Projektausschreibungen mittels RSS-Feed von XISA

Dienstag, 19. Februar 2013

Schnell einen passenden Experten auf eine Vakanz zu vermitteln, ist nicht immer einfach. Gut ist es, wenn so viele Experten wie möglich die Projektausschreibung lesen und sich darauf bewerben. Um mehr Reichweite bei Projektausschreibungen zu generieren, gibt es verschiedene Tools und Wege. Als ein Beispiel soll hier die Integration des RSS-Feeds von XISA in mein Xing-Profil dienen.

Warum XISA

Die Protechnology GmbH nutzt XISA zum einen, um Expertenqualifikationsprofile zu verwalten. Zum anderen hilft uns XISA aber auch, den Projektalltag zu gestalten. Aktiv suchen wir über XISA nach Experten, um bestehende Vakanzen zu besetzen oder aber auch, um Projektangebote öffentlich auszuschreiben, auf welche Projektsuchende sich wiederum aktiv bewerben können.

Je mehr Reichweite desto besser

Die Zeit drängt! Schnell noch einen möglichst passenden Experten für ein bald anlaufendes Projekt finden. Frei unter dem Motto „just in time, just in quality, just in budget“. Wer hat die entsprechenden Qualifikationen? Wer ist davon verfügbar? Wer hat von diesen Experten überhaupt fachliches Interesse an jenem Projekt und wer ist bereit für 1-12 Monate seinen momentanen Wohnort zu verlassen oder zu pendeln?  Abgesehen von den Konditionen, die zusätzlich noch ausgehandelt werden müssen – der Prozess ist langwierig und häufig nicht einfach.  Je größer die Reichweite bei Projektausschreibungen jeglicher Art ist, desto höher ist auch die Chance, einen möglichst passenden Experten für die entsprechende Vakanz zu finden. Mehr Personen erreicht man über weitere Netzwerke, wie zum Beispiel Xing. So haben mir ein paar wenige Handgriffe bereits geholfen, den ein oder anderen passenden Experten für eine Projektstellenbesetzung zu finden. Denn meine individuellen Projektangebote bei XISA kann ich über ein paar wenige Klicks extrahieren und beispielsweise im Xing sharen. Dieser automatische Projektexport funktioniert mittels eines RSS-Feeds.

Und so habe ich den RSS-Feed von XISA im Xing eingebunden:

1. Zunächst rufe ich mein Unternehmensprofil unter https://www.xisa.eu/Companies/ProTechnology-GmbH  auf. Links unten im Fenster befindet sich der RSS-Feed Button – just „klick“ it.

 

2. Eine neue Registerkarte mit meinem neuen Feed öffnet sich

3. Nun kopiere ich die URL aus der Adressleiste und füge es bei Xing in die entsprechende Position (auf der Seite „Profildetails“).

4. Dann nur noch den Speicherbutton klicken und das war’s auch schon – just „klick“ it!

Nachdem ich den Feed bei Xing eingebunden habe, werden nun alle Projektangebote, welche ich bei XISA veröffentliche, parallel auch über mein Xing Account geshared. So wird mein komplettes Netzwerk im Xing immer über meine neuen Projektangebote informiert. Interessiert sich darauffolgend ein Experte für mein Angebot, kann er sich sofort mit mir in Verbindung setzen.

Weiterhin

Unter dem geteilten Link kann ich unter anderem die etwaige Reichweite, Kommentare oder auch Seitenbesuche einsehen.

 

 

Mein Vorteil

Der Vorteil des Projektexports mittels RSS-Feed von XISA liegt bei mir klar auf der Hand: ich erreiche schlichtweg viel mehr Experten, obwohl ich das Projekt nur einmalig bei XISA importiere. Da ich durch dieses Feature mehr Reaktionen auf ein Projektangebot als ohne Feed erhalte, werde ich den Projekt-Export Feed auch in andere Netzwerke einbinden. Die Integration ist dann ähnlich.

Quellen: www.xing.de, www.xisa.eu
Autor: Peggy Kopkow

 

E-Mail-Migration aus einem Nicht-Microsoft-CRM auf Dynamics CRM Online

Dienstag, 12. Februar 2013

Für die Datenmigration innerhalb der Microsoft-Welt, zum Beispiel in eine neuere Version, finden sich zahlreiche Anleitungen, Whitepaper und Blog-Beiträge im Netz. Etwas weniger vorteilhaft sieht es bei der Migration von einem Nicht-Microsoft-System aus. Welche Möglichkeiten bestehen hier, Daten zu übernehmen? Im letzten Jahr wollte beispielsweise ein Kunde unter anderem sein bestehendes CRM-System nach Dynamics CRM Online migrieren.

Hier sollten nicht nur alle Entitäten (Firmendatensätze, Kontakte, Projekte, Service-Tickets, Angebote, etc.) mit zugehörigen Aktivitäten (Anrufe, Aufgaben, Faxe) importiert, sondern auch E-Mail-Altdaten richtig verknüpft übernommen werden. Doch wie sieht eine mögliche Strategie für einen solchen Fall aus?

Ausgangssituation

Im vorherigen CRM-System wurden die E-Mails direkt über die Software selbst versendet, es existierte kein separater Mailserver. In der neuen Umgebung wird CRM Online zusammen mit Exchange Online und Outlook 2010 genutzt. Das heißt, E-Mails werden nur noch über Outlook verschickt und die Mitarbeiter entscheiden selbst, welche davon kundenrelevante Informationen enthalten und demzufolge in das Kundenmanagementsystem gehören. Dafür gibt es das MS CRM-Outlook-Plugin: Bis auf wenige Ausnahmen stehen mit diesem Add-In die gleichen Microsoft Dynamics CRM Online-Funktionen zur Verfügung, wie bei der Verwendung der Weboberfläche. Damit lassen sich kundenrelevante E-Mails einfach per Klick direkt mit dem CRM-Kundendatensatz verknüpfen und für jeden Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar archivieren. Zudem wird auf diese Art und Weise auch die Speicherkapazität von standardmäßig 5GB/User im CRM Online nicht unnötig belastet und nur wesentliche E-Mails befinden sich in der Kundenhistorie.

Zielstellung soll es in diesem Beispiel sein, die bestehenden Entitäten mit zugehörigen E-Mail-Aktivitäten nach CRM Online und den gesamten alten Mailverkehr jedes Mitarbeiters nach Exchange Online zu übertragen und anschließend die Verknüpfungen korrekt wiederherzustellen. Tatsächlich erfordert eine solches Migrationsvorhaben noch weitere Aktivitäten, da der alte Datenbestand in der Regel nicht nur auf die E-Mails beschränkt ist, sondern wie eingangs erwähnt häufig noch Dinge wie Projekte, Angebote oder Service-Tickets hinzukommen. An dieser Stelle soll jedoch der Fokus auf E-Mails liegen.

Allgemeine Vorgehensweise

Neben der Einrichtung von Exchange Online und der Installation aller Outlook Clients samt CRM-Plugin ist vor allem die vollständige Datenübernahme erforderlich. Es müssen die existierende Informationen – also alle regulären Entitäten und vor allem die Kontakt-Entitäten – nach CRM Online und die E-Mails nach Exchange Online migriert sowie anschließend die korrekten Zuordnungen hergestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass bestehende E-Mails in beiden Systemen abgelegt werden, da die Verknüpfung dieser zwei Elemente nur dann möglich ist.

Das Prinzip selbst ist nicht kompliziert: Jeder Nutzer benötigt einen CRM-Zugang mit entsprechend hinterlegten Exchange-Daten, anschließend können dann pro Nutzerkonto die E-Mails in Exchange importiert werden. Ist das abgeschlossen, wird das Oulook-CRM Plugin die initiale Synchronisation der E-Mails zwischen den Kontakten im CRM Online und Exchange Online durchführen. Das Mapping erfolgt dabei über die E-Mail-Adressen.

Schritt 1: Migration der regulären Entitäten ins CRM Online

Für die Migration der regulären Entitäten bietet sich ein klassischer ETL-Vorgang an, der allerdings unter Beachtung des Quell- und Zielsystems entsprechend ideal designed werden muss. Dabei bietet sich für den Import in CRM Online entweder die Verwendung des Data Migration Wizards unter Einsatz von Data Import Templates oder die CRM Online API an. Einen guten Überblick über die möglichen Verfahren bietet dieser Artikel. Der Export aus dem Altsystem lässt sich, je nach dem, was unterstützt wird, ebenfalls über verschiedene Wege realisieren. Interessant ist hierbei die Frage nach dem zu betreibenden Aufwand für die Transformation – idealerweise wählt man Im- und Exportvariante so aus, dass dieser minimal ist.

Für unser Anliegen “E-Mail-Altdaten mit Verknüpfung importieren” ist es wichtig, dass die Kontakt-Entität (ohne E-Mails und deren Anhänge – diese werden im nächsten Schritt “ordentlich” importiert) ins CRM Online gelangt. Dafür kommt zum Beispiel die Verwendung der entsprechenden Schnittstelle des Altsystems in Frage. Es wird ein kleines Softwaretool geschrieben, welches den XML-Export abholt und via XSLT in die Data Import Templates eingefügt. Anschließend kann mit dem Wizard importiert werden.

Einen Überblick über den gesamten Vorgang bieten die folgenden Grafiken.

ETL-Prozess bei der E-Mail-Migration nach CRM Online

Schritt 2: Vorbereitung des Exchange Online Servers und Import von E-Mails aus dem alten System

Für jeden CRM Nutzer muss auch im Exchange ein Mailkonto existieren. Der Import setzt voraus, dass die E-Mails und Dateianhänge aus dem alten CRM System in einem Format vorliegen, welches dafür geeignet ist. Auch hier ist, je nach Ausgangssystem, gegebenenfalls wieder eine Formatumwandlung erforderlich.

In unserem Beispiel werden die E-Mails über die bereits angesprochene Schnittstelle aus dem alten CRM System ebenfalls in XML exportiert. Mit ein wenig Code und unter Verwendung der EWS Managed API können die E-Mails an den Exchange Server und in das CRM-System übermittelt werden. Ein entsprechendes Codebeispiel in C# kann hier heruntergeladen werden. Wichtig ist, dass dabei die Verbindung zu den im ersten Schritt importierten Kontakten korrekt hergestellt wird.

Schritt 3: Synchronisierung zwischen Exchange und CRM Online

Sind alle Daten in den zwei Zielsystemen vorhanden, erfolgt die Synchronisation zwischen CRM Online und Exchange Online. Hier kommt das MS CRM-Outlook-Plugin ins Spiel, welches die korrekte Verknüpfung bei der ersten Synchronisation anhand der in Schritt 1 und 2 importieren Daten und deren Verknüpfungen durchführt.

Falls darüber hinaus eine weitere Entität innerhalb des alten CRM-Systems, zum Beispiel Projekte, direkt auf eine E-Mail verwiesen hat, muss das beim Export berücksichtigt werden. Die entsprechenden Verbindungen müssten nun abschließend noch über die CRM Online Web Services wiederhergestellt werden, da erst zu diesem Zeitpunkt alle nötigen Informationen dafür in dem Systemen vorliegen.

Fazit

Trotzdem ein nicht ganz einfaches Unterfangen, da zahlreiche Dinge bedacht werden müssen, lässt sich eine solche Migration anhand der vorgestellten Schritte strukturiert über die Bühne bringen. Entscheidend für Erfolg oder Misserfolg ist auf jeden Fall eine vorherige gründliche Systemanalyse und Prozessplanung.

Quellen: Data Import Templates, Dynamics CRM Migration, MS CRM-Outlook-Plugin
Autor: Tom Halank