Archiv für Juni 2013

Wissensverlust durch Mitarbeiterwechsel – Kann Microsoft SharePoint Wissensgrenzen niederreißen?

Donnerstag, 27. Juni 2013

wissensverlustDas Outsourcen von Prozessschritten zur Kostensenkung und Prozessoptimierung ist mittlerweile Teil von vielen Unternehmen. So wird häufig auch das Beschaffen von Personal von Unternehmen ausgelagert. In unserem Blog “Freiberufler vs. Festangestellte – eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung” berichteten wir bereits über derartige Verfahren. Flexible Personalmodelle lassen Lastspitzen in Unternehmen durch Personalvermittler gut bewältigen. Außerdem hilft der Einsatz externer Mitarbeiter Kapazitäts- und Know-how-Lücken zu schließen. Umso wichtiger ist es dann jedoch Wissen (extern eingeholtes Wissen, aber auch das bereits intern vorhandene Wissen) effektiv zu organisieren und effizient voranzutreiben.

“Wissensarbeiter verbringen jede Woche 28 Stunden alleine damit, E-mails zu schreiben, Inhalte zu suchen und intern miteinander zu arbeiten” (McKinsey 2012). Dabei entsteht unternehmensrelevantes Wissen nicht mehr in einem “Elfenbeinturm”, sondern vielmehr im mal mehr und mal weniger spontanem Austausch zwischen Mitarbeitern (egal ob extern eingeholt oder intern arbeitend), Partnern und Kunden. Herausforderungen, wie die Fachkräftesuche, das schnell veraltete Wissen von Mitarbeitern, die Forderung nach flexiblen Arbeitsplätzen und neue dynamische Organisationsstrukturen (weniger Hierarchieebenen, mehr projektwirtschaftliche Strukturen…), stehen Unternehmen gegenüber. Weiterhin ist eine Vielzahl von Mitarbeitern über 60 Jahre und wird das Unternehmen bald verlassen. Oder Mitarbeiter (Freelancer) sind nur eine befristete Zeit im Unternehmen. Um strukturierter und geplanter auf diesen Wandel in Unternehmen reagieren zu können, bedarf es neuer Konzepte und Strategien. Die Förderung des internen Wissensaustauschs ist hierbei unabdingbar. Beispielsweise gibt es in einigen Unternehmen bereits E-Business-Lotsen oder Transfercoaches. Eine weitere Idee und gute Ergänzung ist dabei Microsoft SharePoint. Die Einstiegsversion SharePoint Foundation steht bereits gratis zur Verfügung und stellt klassische Formen der Collaboration zwischen mehreren Personen bereit. Die Browser-basierte Anwendung benötigt keine Installation auf den einzelnen Rechnern und ist daher schnell einsatzbereit. Besonders im Kontext des Umgangs mit Wissen in Unternehmen und die Relevanz von Wissen in unserer heutigen Zeit, stellt jene kostenlose Basisanwendung eine Reihe an Tools zur Verfügung. Es sollen hier nur einige davon kurz vorgeschlagen und angeschnitten werden.

Let`s look at the first point:

Es besteht ein hoher Integrationsgrad von MS Outlook. Nun endlich besteht die ersehnte Möglichkeit, alle Benachrichtigungen zentral zu verwalten. Die Benachrichtigungen werden von Anwendern in Outlook empfangen und dort anschließend alle entstehenden Tasks (usw.) aggregiert und in Posteingang und Aufgaben gespeichert.

Bild 1 Peggy Blog

SharePoint und Outlook- eine gute Beziehung.

And the second point goes to:

Der Volltext-Index ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Auffinden gesuchter Informationen (egal ob Textdokument, E-Mail, Termin, PowerPoint Präsentation, Wikibeitrag…). Archivieren oder auch das oft mühsame (“in welchem Ordner habe ich dieses Dokument nur abgelegt?”) Auffinden von Dokumenten mit bisherigen Strukturen, wie etliche Unter-Unter-Unter-Unter-Unter Ordner, gehören der Vergangenheit an. Das Anlegen einer einzigen Bibliothek in SharePoint (entspricht einem einzigen Ordner) ermöglicht es, alle Dokumente zu diesem Thema hier abzulegen und über den Volltext-Index schnell wiederzufinden.

Bild 2 Peggy Blog

SharePoint sucht schnell und voll indexiert.

Last but not least:

Social Media kann zur Steigerung der Produktivität und effizientem Wissensmanagement beitragen. Das Tool “My Site” in Microsoft SharePoint ist der zentrale Anlaufpunkt für jeden SharePoint-Nutzer. Nur erwähnt sei hier die Statuszeile oder auch eine Übersicht über den in SharePoint verteilten Content. Mittels Knowledge-Mining können Anwender Kollegen über Ihre Qualifikationen und Spezialgebiete informieren.

Weiterhin sind Bewertungen an vielen Stellen in SharePoint möglich. Ganze Webseiten oder einzelne Seiten können mit “Gefällt mir” markiert oder sogar mit Tags und Notizen versehen werden. Dadurch stellt sich jeder Nutzer sein individualisiertes Datenarchiv zusammen und findet notwendige Informationen schneller. Außerdem werden dadurch (wenn durch Nutzer freigegeben) Interessen und Qualifikationen eines Mitarbeiters gut sichtbar.

Bild 6 Peggy BlogBusiness-Newsfeed in SharePoint ähnelt Facebook-Profil.

Und auch Wikis sollen hier einen Platz finden. Teamsites und Wikis sind nicht unbedingt das Gleiche, sondern haben spezifische Eigenschaften und Anwendungsgebiete. Wikis ermöglichen leicht spontane Zusammenarbeit über Projektteamgrenzen hinaus, die von Beteiligten jedoch als notwendig erachtet werden. Relevant sind diese, weil ein gut funktionierendes Wiki-System auch Inhalte erfasst, von denen vorher kein Wissen im Unternehmen vorhanden war. Und wenn es mal schneller gehen muss, kann via Smartphone mobil gecheckt werden, was es für News gibt.

Bild 7 Peggy Blog

In Zeiten des Fachkräftemangel, des Outsourcing, Near- und Offshoring, Crowdsourcing (nun aber genug mit dem Sourcen und dem Shoren) bietet SharePoint eine wunderbare Möglichkeit Wissen zu “sharen”. Prozesse lassen sich damit optimieren, Wissen geht weniger verloren (Vorsicht vor den Datenleichen) und das Rad muss nicht ein zweites oder gar drittes Mal erfunden werden. Was vorher alles auf der Desktopdeponie gespeichert wurde, liegt nun digital an einem zentralen Ort und kann für entsprechende Personen/ Projektbeteiligte zugänglich gemacht werden. Mit der Cloud ist nun auch von überall auf der Welt der Zugang zum Arbeitsplatz möglich und lässt flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsumwelten wahr werden. Weiterhin erspart das Dokumente sharen den täglichen E-Mail-Kampf, in welchem Dokumente weitergeleitet, bearbeitet, weitergeleitet, bearbeitet, weitergeleitet…werden (Fragen, wie “was ist denn jetzt die aktuelle Version?” kennt doch jeder). Durch Funktionen wie das Versionieren oder einem individuell entwickelten Berechtigungskonzept können nur berechtigte Personen auf die Dokumente zugreifen – so kann auch die Angst vor Trittbrettfahrern hiermit entkräftet werden. Also, was sagen Sie? Kann Microsoft SharePoint Wissensgrenzen niederreißen?

Autor: Peggy Kopkow

 

Neue Ära – Wie wandelt sich die Technologie und die Anforderungen an die IT?

Freitag, 14. Juni 2013

blog_neue_era2Welche Hardware man benutzt, wird zunehmend egal. Wichtiger ist, dass uns unsere Daten überall zur Verfügung stehen, dank verschiedener Cloud-Dienste und kompatibler Hardware – alles kein Problem. Gleichzeitig stellt dies aber auch eine mannshohe Herausforderung sowohl für App-Entwickler als auch für Unternehmen, die Cloud-Dienste anbieten, dar. Letztlich erfordert es definitiv ein Umdenken beim Anbieter und Konsumenten. 

Zahlreiche Angebote an Hardware und Provider erhöhen die Anforderung an die Entwicklungsabteilung: Die meisten Menschen verwenden Windows PCs aber kein Windows Phone, sondern eher Android oder iPhone. Schon gibt es Inkompatibilitäten aufgrund unterschiedlicher Dienste. Würde man nur in der Windows-Welt bleiben, fehlten trotzdem einige Apps, die nicht für beide Systeme zur Verfügung stehen. Außerdem mag kaum ein Nutzer all seine Daten einem Anbieter anvertrauen. Bevorzugt wird ein Mix, der aber Apps auf allen Systemen voraussetzt. Auch wenn Tablets und Smartphones immer wichtiger werden: Laptops und PCs werden so schnell nicht verschwinden. Stattdessen werden weitere Kategorien hinzukommen, wie Smartwachtes, Wohnzimmerkonsolen, Media Server usw. . Auf all diesen Geräten soll möglichst ohne viel Aufwand Zugriff auf verschiedenste Daten erfolgen.

Eine App-Entwicklung muss somit mit möglichst vielen Systemen kompatibel sein, im besten Fall mit allen.

Anforderungen an moderne Applikationen ändern sich, wie schon erwähnt, ständig und immer schneller. Dies erfordert dementsprechend die Bereitstellung schnellerer, günstigerer, besserer, interaktiver Anwendungen mit rascher Bereitstellung und Auslieferung von Funktionalität. Dafür erforderlich ist ein angepasster Lebenszyklus mit den wichtigsten Elementen Feedback, Qualität und Lieferung. ProTechnology hat den Weg erkannt und nutzt bei der App-Entwicklung agile Prinzipien: Development in kleinen Iterationen mit dem Ziel, diese so schnell wie möglich zu durchlaufen.

Agile Softwarentwicklung

Agile Web- und Software-Entwicklung

 

Wie bereits festgestellt, kann sich jeder Mitarbeiter oder jede Privatperson aus den verlockenden Angeboten an Tablets, Phablets, Smartphones, Hybriden oder Laptops einen bevorzugten Mix zusammenstellen. Diese Welle wird auf Unternehmen überschwappen: In Zukunft möchten Mitarbeiter ihre eigenen Geräte beim Arbeitgeber mitbringen können. Unternehmen müssen somit darüber nachdenken, „Bring Your Own Device (BYOD)“ zu unterstützen.

Nur wie realisiere ich es, dass auf privaten Geräten unternehmensrelevante Daten sichtbar werden?

BYOD bedeutet gleichzeitig eine Kostenersparnis für Unternehmen. Viele IT-Entscheidungsträger äußern allerdings Risiken für die Sicherheit ihres Unternehmensnetzwerks, die mit BYOD in Verbindung gebracht werden. ProTechnology hat sich zu diesem Thema Gedanken gemacht, wie dieser Skepsis mit aktuellen Microsoft-Technologien entgegen gewirkt werden kann. Mit SCCM.eu haben wir den System-Manager SCCM in die Cloud gehoben. Den Unternehmen wird eine ConfigManager 2012 SP1 CU1 Infrastruktur bereitgestellt, die sich leicht in die bestehende Umgebung (Active Directory uvm.) integrieren lässt. BYOD ist mit SCCM.eu nun sicher: Ihre Mitarbeiter bekommen auf Wunsch, den Zugang zu einer für Sie individuell gestalteten Unternehmenswebseite. Dort haben diese nach vorheriger Anmeldung die Möglichkeit ihr eigenes Notebook, Tablet oder auch Windows Phone, sowie jedes andere Smartphone, in Ihrem SCCM.eu-Mandanten zu registrieren. Das Gerät kann im Nachgang leicht mit wichtiger Software betankt werden und Ihnen steht es zu jeder Zeit frei, das Gerät aus dem Unternehmensnetzwerk wieder zu entfernen.

Der IT-Abteilung steht ein Wandel bevor.

Sie müssen sich aus den eben genannten Gründen neu definieren und neu ausrichten. Genauso, wie der IT-Dienstleister: Er entwickelt sich vom traditionellen IT-Betreiber hin zum Service Anbieter. Er agiert als Partner und nimmt die Business-Anforderungen seiner Kunden auf und versucht mit den jeweils passenden Services kosteneffizient die geforderte Qualität und dem Compliance-Anspruch gerecht zu werden.

Wir befinden uns am Beginn einer neuen Ära, in der sich Technologie, wie vorgestellt, endlich dem Menschen zuwendet. Nicht wir passen uns der Technik an, sondern die Technik passt sich uns an. Über diese Themen berichtet die ProTechnology gemeinsam mit Microsoft am 05.06.2013 in der Think:ademy. Die Teilnehmer erfuhren im Rahmen der „New Era“-Veranstaltung, warum Microsofts neue Mission Vielfalt und Wahlfreiheit ist, und in deren Ausdruck Services und Devices die Hauptrolle spielen. Haben Sie die Veranstaltung verpasst, aber Interesse an diesem Thema, so sprechen Sie uns. Wir zeigen Ihnen gerne anhand von vielen unterhaltsamen Beispielen den technologischen Wandel.

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“New Era”-Veranstaltung @Think:ademy, Dresden

Autor: Melanie Wolf