Archiv für August 2013

Microsoft Business Productivity 4 Free

Dienstag, 27. August 2013

blog_Business_Productivity_082013Business Intelligence (BI) -Tools sind kaum noch aus dem Alltag namenhafter Unternehmen wegzudenken. Sie bringen Features mit, welche eingebettet in die Unternehmensziele und Unternehmenskultur, Geschäftsprozesse schneller und produktiver ablaufen lassen können. Damit die KMUs im harten Wettbewerb bestehen können, sind derartige Tools nicht nur für Großunternehmen relevant. Der Unterschied jedoch besteht in der jeweiligen Budgetverteilung. So sind die kontinuierlich anfallenden Kosten – beispielsweise für Lizenzen der BI -Tools – für manche Mittelständler nicht regelmäßig tragbar.

Microsoft bietet mit SharePoint eine Produktfamilie an. Meint: SharePoint gibt es in unterschiedlichen Aufbaustufen und somit ist SharePoint auch für den Mittelstand interessant. Microsoft-SharePoint-Foundation steht kostenfrei zur Verfügung und erfüllt bereits eine Reihe an Anforderungen mittelständischer Firmen. Unter anderem:

  • Dokumenten-Management

In SharePoint-Foundation können Dokumente problemlos gemeinsam im Team bearbeitet werden. Jene Dokumente werden anschließend in sogenannten Dokumentenbibliotheken verwaltet. Außerdem werden Metainformationen, wie Erstellungs- und Änderungsdatum, Benutzer oder Titel gesichert. Weiterhin können Zugriffsberechtigungen individuell oder global definiert werden.

  • Collaboration:

Über das integrierte Kalendersystem werden Termine im Unternehmen gepflegt und koordiniert. Das Einstellen von Ankündigungen, Blogs, Diskussionsforen, Umfragen und Wikis ist ohne weitere Probleme möglich. Außerdem unterstützt SharePoint-Foundation die Web-basierende Collaboration durch einsatzfertige Website-Vorlagen und Web-2.0-Features.

Microsoft bietet kostenfrei noch eine Reihe weiterer interessante Businessprodukte an. Zu erwähnen ist unter anderem:

  • SQL Express
  • Reporting Services
  • Office WebApps
  • SkyDrive
  • SkyDrive Pro Client

Die dafür notwendige IT-Infrastruktur ist dabei kaum mit zusätzlichen Ausgaben verbunden. Um jedoch die Einführung der BI-Tools erfolgreich zu gestalten, sollten Firmen diese als strategisches, abteilungsübergreifendes Projekt verstehen. Meint unter anderem: die Analyse der Geschäftsprozesse, das Generieren einer einheitlichen Informationsarchitektur im Unternehmen oder aber auch die benutzerfreundliche Implementierung.

Falls Sie mehr zum oben beschriebenen Sachverhalt erfahren möchten, sei Ihnen unser Workshop am 13.9.13 ab 8:30 Uhr in der Think:ademy Dresden ans Herz gelegt. Wir freuen uns auf Sie!

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Vorhandene Inhaltstypen im SharePoint Produktivsystem ändern. So geht’s!

Freitag, 23. August 2013

bildteaser_blog_082013_1In einem professionell aufgebauten SharePoint sind verwaltete Inhaltstypen ein Muss. Inhaltstypen geben SharePoint und somit auch Ihnen die Möglichkeit, via Inhaltsabfrage z. B. eine Rechnung von einem Angebot zu unterscheiden und diese entsprechend ihren fachlichen Bestimmungen (Freigabe, Aufbewahrung, etc.) automatisiert zu verarbeiten. Inhaltstypen gehören somit zum wesentlichen Bestandteil jeder professionellen SharePoint-Planung. Häufig werden die Möglichkeiten von Inhaltstypen erst bekannt, wenn das System schon lange in Benutzung ist. Wer schon einmal das zweifelhafte Vergnügen hatte, Inhaltstypen in einem bereits genutzten Dokumentenmanagement zu verändern, der fühlt sich dabei wie ein Handwerker, der mit schwerem Gerät das Fundament eines bewohnten Hauses ausbessern soll. Daher wird uns immer wieder die Frage gestellt: “Was tun, wenn man die Planung der Inhaltstypen verschlafen hat und diese nachträglich einführen will?”

Das Problem:

Wer einen generischen Inhaltstyp (Element, Dokument, etc.) durch einen verwalteten Inhaltstyp (Angebot, Rechnung, etc.) ersetzen will, der bekommt spätestens beim massenhaften Zuweisen des neuen Inhaltstyps auf Dokumenten-Ebene und danach beim Löschen des alten Inhaltstyps Probleme, sofern dieser noch immer in der Dokumentenbibliothek verwendet wird. Diese Fehlermeldung beim Löschversuch eines Inhaltstypen sollte daher leidlich bekannt sein.

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Warum einfach, wenn´s auch kompliziert geht?

Wo ein i. d. R. schwer lösbares Problem besteht, da sind die Bastler nicht weit. Vorweg: Respekt vor der Denkleistung und der Kreativität, jedoch sind PowerShell-Skripte oder Console Applications aus Visual Studio keine Werkzeuge, die sich planbar, unkompliziert und für Dritte nachvollziehbar einsetzen lassen. Erklärtes Ziel und Zauberwort lauten auch hier: No Code Lösung mit SharePoint-Bordmitteln!

Lösung für SharePoint Server und Office 365

Zwar können wir in der Listenansicht den Inhaltstypen anzeigen lassen, jedoch funktioniert die massenhafte Änderung des Spaltenwerts “Inhaltstyp” nicht über die Datenblattansicht. Das zielführende Werkzeug ist ein Listenworkflow, der durch eine Informationsverwaltungsrichtlinie ausgelöst wird. Dieser Workflow ist selbstverständlich dem jeweiligen Migrations-Szenario anzupassen und weist den Dokumenten sauber und effizient ihren neuen Inhaltstypen zu. In diesem Fall wollen wir den bereits vorhandenen Dokumenten in einer Bibliothek den neuen Inhaltstyp “Angebot” zuweisen.

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Das Auslösen des Workflows für alle Dokumente in der Bibliothek übertragen wir an eine Informationsverwaltungsrichtlinie. Bei der Auswahl der Aufbewahrungsquelle entscheidet ebenfalls die Anforderung des Migrationsszenarios. In diesem Fall verknüpfen wir die auslösende Informationsverwaltungsrichtlinie mit der verwendeten Dokumentenbibliothek. Grundsätzlich lassen sich Informationsverwaltungsrichtlinien jedoch getrennt nach Listen oder Bibliotheken steuern. Anschließend warten wir lediglich die Ausführung der eingetragenen Phaseneigenschaft ab. Wer nicht warten will und über einen Server verfügt, kann in der Zentraladministration den Timer Job “Information Management Policy” manuell auslösen. Nutzer von Office 365 müssen etwas länger warten, da dieser Timer Job in Office 365 nicht aktiv ausgelöst werden kann und laut TechNet auf “weekly” konfiguriert ist. Autsch…

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Nach der Durchführung wurde der Inhaltstyp neu zugewiesen und wir können den generischen Inhaltstyp “Dokument” endlich aus der Dokumentenbibliothek löschen, da dieser nun nicht mehr verwendet wird.

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Lösung für SharePoint Foundation

Den Kennern von SharePoint ist sofort klar: in SharePoint Foundation gibt es die Informationsverwaltungsrichtlinie nicht. In diesem Fall gibt es eine kostenfreie und einfache Alternative, die den Trigger-Job übernimmt. Die Alternative ist der Workflow Scheduler von HarePoint. Auch hier haben wir den Vorteil, dass wir unseren Workflow sofort Triggern können. Diese Lösung ist für Office 365 logischerweise leider nicht nutzbar.

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Fazit

Die saubere Planung und Umsetzung von Inhaltstypen nach dem Gusto “nach welchen Kriterien wollen Sie Ihre Dokumente auseinanderhalten und differenziert managen können” ist trotz dieser praktikablen Maßnahme unerlässlich – und zwar bevor produktive Dokumente hochgeladen werden. Besonders in Office 365 kann ein Nachbessern der Inhaltstypen zur echten Geduldsprobe werden. Selbstverständlich gibt es darüber hinaus noch diverse Migrators , die u. a. eine vergleichbare Funktionalität bieten, jedoch für einen Anwendungsfall alleine doch recht kostspielig sind.

Autor: Karsten Ulferts

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Get-Connected: Sharepoint Online mit SharePoint Management Shell  – Part 1

Donnerstag, 15. August 2013

blog_shell_felixSharePoint Online, SPO, das Büro aus der Cloud, quasi eine komplexe Microsoft Serverinfrastruktur versteckt und leicht zu handhaben für jedermann. Aber was ist, wenn die Komplexität steigt? Wenn man in Firmendimensionen arbeitet, in der schnelles Handeln und effektives Arbeiten im Kontrast zur eher sprunghaften Performanz einer Online-Administrationsumgebung steht? Bei internen Administratoren heißt die Wunderwaffe dagegen SharePoint Management Shell und bei der neuen Generation Online-Admin. Nun hier hat Microsoft seiner Kreativität freien Lauf gelassen und die SharePoint Online Management Shell zur Verfügung gestellt.

Natürlich ist das jetzt nichts Neues, immerhin wird diese Shell Variante seit Einführung der Onlinedienste angeboten und ständig weiterentwickelt. Doch mit Office 365 könnte sie eine Renaissance erleben, denn gerade für Quereinsteiger im Microsoft Universum, aber auch für IT-Profis, bietet sie ein nützliches Repertoire an Funktionen, welches die Steuerung und Überwachung um Einiges erleichtert.  Zuvor aber erst ein paar Basics für diejenigen, die vielleicht nicht zum Kreis der Eingeweihten gehören. Ein kleiner Hinweis am Rande. Alle nun folgenden Schritte sind nur nützlich, wenn Sie registrierter SharePoint Online Global Administrator sind. ;)

Was ist die SharePoint Online Management Shell und wie nutzt man sie?

Im Grunde ist es ein Modul für die PowerShell (wird in der Version 3.0 benötigt), welches die Befehlssätze zur Verwaltung einer SharePoint Online Umgebung ergänzt und mit einem eigenen Kommandokonsolen Shortcut implementiert wird. Sehr nützlich ist jedoch die Tatsache, dass man Module auch in jeder anderen PowerShell nutzen kann und somit nicht zwangsläufig mit der SharePoint Online Management Shell arbeiten muss. Der Blick auf den Ziel-Pfad im Eigenschaftenmenü des Shortcuts beweist diese Tatsache:

C:\Windows\System32\WindowsPowerShell\v1.0\powershell.exe -NoExit -Command “Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -DisableNameChecking;”

Der Befehl „Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell“ sorgt dabei dafür, dass das neue Fenster den benötigten Variablenbereich beherrscht und die Eigenschaft „-DisableNameChecking“ verhindert die standardmäßige Prüfung der Cmdlet Parameter auf Konformität gegenüber dem vordefinierten Parameterpool der PowerShell. Denselben Effekt kann man auch in einem normalen PowerShell Fenster herbeiführen, in dem man mit dem Kommando „Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell –DisableNameChecking“ das Modul zur aktuellen Session hinzufügt:

shell1

Hierbei wird jedoch der Import nur für die aktuelle Session durchgeführt. Soll es jedoch für alle Sessions geschehen, muss dies im Windows PowerShell profile hinterlegt werden. Weitere Informationen zum Thema Profiles finden Sie HIER.

Get Connected

Nun aber genug von der Theorie und ab zur Praxis! Nach erfolgreicher Installation und dem Starten der SharePoint Online Management Shell wird es Zeit, sich mit unserem Online SharePoint zu verbinden. Das Kommando hierfür lautet „Connect-SPOService“. Dies macht nichts weiter als eine Single SharePoint Online Verbindung von der PowerShell zur angegeben SharePoint Online Administration Site aufzubauen. Führen Sie dieses Kommando ein zweites Mal aus, wird die erste Sitzung automatisch geschlossen. Die Kommando-Syntax kann dabei entweder per Kurzform siehe oben, oder schon mit der entsprechenden URL und dem Anmeldenamen eingegeben werden.

Variante 1:         Connect-SPOService (benötigte Parameter werden per Eingabeaufforderung abgefragt)

Variante 2:         Connect-SPOService -Url https://example-admin.sharepoint.com -Credential userX@example.com

Dieser Schritt ist zwingend als Erstes auszuführen, da hierbei die Anmeldedaten (Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext-Object) in einer internen Variable hinterlegt werden, so dass folgende Cmdlets diese Information zum Verbindungsaufbau nutzen können. Eine Bestätigung über den Erfolg des Logins gibt es übrigens nicht. Wenn sie jedoch eine neue Eingabezeile erhalten, dürfen Sie sich als erfolgreich angemeldet betrachten.

Shell2

Um nach getaner Arbeit auch ruhig schlafen zu können, sollten Sie über das Cmdlet „Disconnect-SPOService“ die Serviceverbindung trennen, da so auch die Variable mit den sensiblen Daten gelöscht wird. Auch hier brauchen Sie keine Bestätigung abwarten. D.h. Sie müssen mit einem Hauch von Nichts und dem festen Glauben an die richtige Schreibweise Vorlieb nehmen.

Experten Check:

Und wer bis hierher genau aufgepasst hat, müsste den Clou erkannt oder vielleicht auch schon gewusst haben? Hier die Auflösung. Eigentlich braucht man nach der Installation der SharePoint Online Management Shell  nur ein normales PowerShell Fenster als Administrator öffnen und kann sofort loslegen, ohne auch nur einen Augenblick an Import oder sonst etwas zu verschwenden. Warum? Das liegt an einer neuen Fähigkeit der PowerShell 3.0, dem Module Autoloading. Man konnte zwar schon früher Module automatisiert laden lassen, hierzu musste man aber jene erst per Befehl dafür freigeben. In der aktuellen Version von PowerShell werden alle, im Ordner „$env:psmodulepath“ automatisch erkannt und geladen, wenn ein entsprechendes Cmdlet verwendet wird. Ob man dies als Fluch oder Segen sehen soll, sei jedoch dahin gestellt, da bei der Fülle der verfügbaren Module wohl viele ganz schnell wieder den Hahn zu machen. Problem ist einfach, dass man nun nicht mehr genau bestimmen kann aus welchem Modul, welches Cmdlet kommt, was die Transparenz stark beeinträchtigt und man nie genau weiß, ob der geschrieben Code auch einfach auf einem anderen Rechnern genutzt werden kann.

Wie viel Power steckt  in der SharePoint Online Shell?

Da nun trotz aller Hürden und Schwierigkeiten endlich eine Verbindung steht, kann endlich mit der richtigen Arbeit begonnen werden. Die zurzeit verfügbaren 28 Cmdlets können Sie sich über den Befehl „Get-Command -Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell” in der Shell anzeigen lassen. Oder alternativ lesen Sie auf der Windows PowerShell für SharePoint Online-Referenzseite (TechNet) all ihre zugehörigen Parameter, geordnet nach Kategorien und mit ausführlicher Beschreibung zum Verwendungszweck, nach.

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Als Tipp lege ich Ihnen den Windows PowerShell for SharePoint Command Builder ans Herz, welcher gerade für Einsteiger aber auch für Schreibfaule eine sehr gute Lern- und Arbeitshilfe darstellt. Hier können Sie zwischen verschiedenen Produkten wählen und Ihnen werden die dafür verfügbaren PowerShell Befehle und ihre Parameter angezeigt. Super ist auch, dass bei Klick auf ein Verb nur die damit verwendbaren  Nouns und umgekehrt angezeigt werden, was eine schnelle Orientierung und das Verständnis für die Funktionen erheblich steigert. Die passende Anleitung finden Sie HIER.

Coming soon – Part2 Nutzen der Cmdlets für die SharePoint Online Management Shell: Hier werfen wir dann einen genaueren Blick auf den Funktionsumfang der Cmdlets und werden hinterfragen, wie hoch der wirkliche Nutzfaktor ist beziehungsweise für welche Szenarien sich ihr Einsatz lohnt und wo noch Nachbesserungsbedarf herrscht.

Dann lasst die Shell glühen und viel Spaß beim Ausprobieren.

Autor: Felix Weichert

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SCCM 2012 – Anlegen von Collections via Powershell

Montag, 12. August 2013

bildteaser_blog_082013Im ConfigMgr 2012 wurden zwar CMDLets hinzugefügt, aber leider kann man mit diesen nicht immer die gewünschten Funktionen umsetzen. Wie schon in den vergangen Versionen von SCCM 2007 heißt das Mittel der Wahl: WMI.

Eine Collection in der Konsole anzulegen ist nicht weiter schwer und geht recht schnell:

 console

Was aber wenn Sie 100 Collections anlegen müssen? Wenn Sie Ihr Software-Deployment automatisieren wollen? Für Jede Applikation benötigen Sie eine Installations- & Deinstallations-Collection. Das kann ganz schnell eine Aufgabe werden, die Sie nicht mehr manuell erledigen wollen! In unserem Beispiel haben wir einen “Collection-Ordner” angelegt, eine Collection erstellt und diese in den erstellten Ordner verschoben. Mittels SCCM 2007 war die Möglichkeit noch nicht gegeben, seine Collections über eine Ordnerstruktur übersichtlich gestalten zu können. Hier behalf man sich mit leeren “Sub-Collections”. Mit dem ConfigMgr 2012 ist dieser Weg nicht mehr von Nöten und auch nicht mehr funktional.

Im Fallbeispiel erstellen wir den Ordner “33Test” im  Root-Pfad der Collections. Natürlich ist es auch möglich eine komplette Struktur anzulegen:
Blog1

“$sitename” und “$Foldername” sind hier erstellte Variablen und müssen natürlich angepasst werden! Falls der Parent-Ordner nicht im Root liegt, ist die ContainerNodeID für den Parent-Ordner in der Class “SMS_ObjectContainerNodeID” zu ermitteln.

Im nächsten Schritt wurde eine Collection mit dem Namen “55Test” erstellt:

Blog22

Die nun angelegte Collection soll natürlich nicht im Root-Verzeichnis liegen, also verschiebt man diese, für die Übersichtlichkeit, in den zuvor angelegten Ordner: 

Blog3

Ein Blick in die AdminConsole zeigt, dass die Collection nun verschoben ist: 

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Viel Spaß beim Automatisieren! Sollten Sie Fragen zu Powershell oder dem ConfigMgr 2012 haben, sprechen Sie uns gerne direkt an!

Autor: Torsten Kraft

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