Archiv für November 2013

Beyond Managed Properties – Die SharePoint-Website und Liste eines Dokuments an das Front-End übergeben

Donnerstag, 28. November 2013

Bruecke_Blog_28112013Bei der Verwendung von angepassten Display-Templates für suchgetriebenen Dokumentenzugriff kann man leicht an Grenzen stoßen. Dies ist der Fall, wenn man Eigenschaften des Dokuments als Filterkriterium nutzen möchte, die auf Dokumenten-Ebene nicht explizit dem Dokument zu entnehmen sind. Ein klassisches Beispiel: das Ableiten von Website-URL/Name oder Dokumentenbibliothek-URL/Name anhand eines in SharePoint durchforsteten Dokuments.

Da diese Informationen im Standard nicht auf der “Etage” eines Spaltenwertes untergebracht sind und wir auch nicht aus dem Dokumenten-URL fehleranfällige Substring-Methoden herleiten wollen, gibt es einen einfachen Kniff mit Hilfe eines Workflows, der hier zum Einsatz kommt. Der Workflow triggert automatisch, bei Erstellung/Änderung eines Dokuments (ergo stets aktuell) und schreibt die fehlenden Informationen (Listenname und Website URL) in dafür vorgesehene Textspalten, die über das Inhaltstypen-Management unsichtbar geschaltet werden, damit der Endanwender durch diese Felder nicht gestört wird. Über die Datenquelle “Workflowkontext” können wir dem Dokument tatsächlich den Namen seiner Bibliothek sowie den Website-URL entnehmen.

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Zu Testzwecken eingeblendet, finden wir in den Spalten “PT_DokLibName” und “PT_SiteName” die fehlenden Meta-Informationen. Einmal als Vorlage bereitgestellt, geschieht das gleiche Prozedere mit jedem Dokument, welches in eine entsprechend konfigurierte Bibliothek hochgeladen wird.

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Sobald der Incremental Crawl den Datenbestand durchlaufen hat, sind die dazugehörigen Crawled Properties (CP) mit dem Präfix “ows_ …” im Suchschema der Sitecollection zu finden und können einer generischen Managed Property (MP) “RefinableStringXY” zugeordnet werden.

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Als letzten Schritt nehmen wir uns das Display-Template vor, um die nun vorhandenen MP für das Front-End bereitzustellen. Da es sich um den Ergebnistyp “Word-Dokument” handelt, wurde zunächst das Display-Template für Word-Dokumente inkl. Vorschau-Template exportiert und unter anderem Namen wieder importiert. Zunächst tragen wir die für das Display-Template gewünschten MP in dem dafür vorgesehenen HTML-Tag ein (Zeile 14 bis 18). Da wir unter anderem auch den Dateinamen angezeigt bekommen möchten, fügen wir auch diese MP dem Mapping-Bereich hinzu.

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Nun fügen wir dem <body> des HTML-Codes die Zeilen 43 bis 70 hinzu. Die isEmptyString-Conditions prüfen, ob die MP auch tatsächlich einen Wert enthalten, bevor Sie dem Nutzer angezeigt werden. Der Dateiname ergibt sich aus der MP “Filename”, welche bereits im System existiert, jedoch nicht von allen Display-Templates unterstützt wird. Den Website-URL entnehmen wir der MP “RefinableString02″, den Titel der Website erhalten wir durch die vorhandene MP “SiteTitle”. Nun zur Bibliothek: die MP “RefinableString01″ liefert uns den Namen der Bibliothek, den Bibliotheks-URL wiederum erhalten wir über die bereits vorhandene MP “ParentLink”.

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Bei der Betrachtung des Endergebnisses stellen wir fest, dass sämtliche Werte korrekt übergeben werden und auch die Verlinkungen korrekt auf die Website, bzw. zur Dokumentenbibliothek führen, die das Dokument enthalten.

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Auf diese Weise kann die Ergebnisdarstellung einer suchgetriebenen Dokumentenabfrage im Hinblick auf die Nutzerfreundlichkeit noch einmal deutlich verbessert werden. Nun kann der Endanwender direkt und ohne Verrenkungen Website und Bibliothek aufrufen – letzteres nun auch, ohne über den Button “Bibliothek” des Vorschaufensters navigieren zu müssen.

Autor: Karsten Ulferts

Build & Deployment von Windows Azure Anwendungen – Teil 2

Freitag, 22. November 2013

Lujiazui financial district. ShanghaiIm ersten Teil haben wir uns angesehen, wie wir die Bereitstellung eines Azure CloudService automatisieren können. Manchmal kommt man aber an Punkte, welche sich mit den Standard-Mechanismen und Konfigurationsmöglichkeiten nur schwer, unschön oder gar nicht lösen lassen. In diesem zweiten Teil möchte ich anhand eines Beispiels zeigen, wie man die Standard-Konfigurationsmöglichkeiten, mit wenig Aufwand und ein wenig MS Build Kenntnissen, erweitern kann. Dazu eignet sich die Verwaltung von X.509 Zertifikaten für unseren Beispiel-CloudService ganz gut.

Jeder Azure Cloud-Dienst hat seinen eigenen Zertifikatsspeicher. In diesen müssen alle Zertifikate, welche in der Dienstdefinitionsdatei des CloudService-Projektes angegeben worden, abgelegt werden. Vor der Bereitstellung der Anwendung durch Windows Azure, genauer gesagt beim Hochladen des Dienstpaketes (*.cspkg Archiv Datei), wird geprüft, ob alle Zertifikate, die in der Dienstdefinition angegeben worden, auch im Zertifikatsspeicher des Azure Cloud-Dienstes vorhanden sind. Falls nicht, wird die Bereitstellung fehlschlagen. Während der Bereitstellung des Dienstpaketes und der darin enthaltenen Anwendungsrollen in einer VM Instanz, werden alle Zertifikate aus dem Zertifikatsspeicher des Azure Cloud-Dienstes in den lokalen Zertifikatsspeicher der VM Instanz übertragen. Die Dienstdefinitionsdatei gibt dabei den Ort vor, an welchem die Zertifikate im lokalen Zertifikatsspeicher der VM Instanz abgelegt werden sollen.

Zertifikatssektion der Dienstdefinition(Beispiel)

Zertifikatssektion der Dienstdefinition(Beispiel)

In der Dienstdefinitionsdatei ist das Zertifikat nur über einen selbstvergebenen Namen zu identifizieren. Dieser verweist auf einen Eintrag in der Dienstkonfigurationsdatei, wobei jedem Namen ein Zertifikats-Fingerabdruck zugeordnet ist.

Zertifikatssektion einer Transformationsdatei der Dienstkonfiguration(Beispiel)

Zertifikatssektion einer Transformationsdatei der Dienstkonfiguration(Beispiel)

Dadurch kann ich den Fingerabdruck des Zertifikats je nach ausgewählter Dienstkonfiguration anpassen und bspw. auch das SSL Zertifikat, welches durch den selbstvergebenen Namen angesprochen wird, austauschen. Was ich nicht ohne weiteres machen kann sind Zertifikate für eine Dienstkonfiguration hinzuzufügen oder zu entfernen, den Speicherort im lokalen Zertifikatsspeicher der VM Instanz anzupassen oder Dienstendpunkte zu verändern. Diese Anpassungen, je nach gewählter Konfiguration, würden Änderungen an der Dienstdefinitionsdatei erfordern. In der GUI von VS und den aktuellen MS Build Target-Dateien für Azure Projekte sind solche Szenarien standardmäßig nicht vorgesehen.

Wir werden im folgenden Beispiel ein zusätzliches Zertifikat für eine der Dienstkonfigurationen hinzufügen und die VM-Größe für die Testumgebung anpassen. Im Beispiel wird es 3 Konfigurationen für 3 Zielumgebungen geben. Die folgende Tabelle zeigt die relevanten Einstellungen pro Konfiguration:

Zielumgebung Zertifikatsname(storeLocation/storeName) vmsize
Prod -            SSL Zertifikat (LocalMachine/My)-            RDP Zertifikat (LocalMachine /My) small
Test -            SSL Zertifikat (LocalMachine /My)-            Internes Root Zertifikat (LocalMachine /CA)-            RDP Zertifikat (LocalMachine /My) extra small
Local -            SSL Zertifikat (LocalMachine /My)

In der Produktivumgebung würden wir Zertifikate verwenden, welche von einer kommerziellen CA signiert worden. Die Testumgebung würde selbstsignierte (durch interne CA) Zertifikate verwenden. Das gleiche gilt für die lokale Konfiguration, nur das wir dafür eigentlich kein Zertifikat zur Absicherung eines RDP Zugangs benötigen. Um diese Konfigurationen umzusetzen, müssen wir die MS Build Targets für Azure erweitern, bzw. die darin vorgesehenen Erweiterungspunkte verwenden.

Anpassung des Standardverhaltens der MS Build Targets

Anpassung des Standardverhaltens der MS Build Targets

In der Abbildung sind die zusätzlichen Schritte zu sehen. Durch die Aufteilung der Zertifikatsinformationen auf Dienstkonfigurationsdatei und Dienstdefinitionsdatei (siehe Abbildung 1 und 2), müssen wir beim Entfernen/Hinzufügen in beiden Dateien Änderungen vornehmen. Durch das Ausführen der Transformationen in der Reihenfolge, wie sie in Abbildung 3 zu sehen ist, können wir weiterhin die VS GUI verwenden, um Konfiguration und Definition des Dienstes zu ändern. Alle eigenen Anpassungen werden nachträglich durchgeführt, jedoch noch vor dem Erstellen des Dienstpaketes bzw. dem Kopieren der Dateien in den Emulator. Die dafür notwendigen Änderungen in der Projektdatei des Cloud-Diensts sind in den nächsten Abbildungen zu sehen. Um die Projektdatei im Visual Studio zu bearbeiten, im Kontextmenü „Projekt entladen“ und danach „Projektdatei bearbeiten“ wählen.

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) - Schritt 1a und 1b

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) – Schritt 1a und 1b

Am Ende der Projektdatei sollte die Import-Anweisung für die Azure Targets zu finden sein (rot). Danach beginnen die Zusätze. In Schritt 3 und 4 werden wir zwei neue Targets definieren, welche die zusätzlichen Transformationen gemäß Abbildung 3 durchführen. Um diese an der richtigen Stelle einzuhängen, können wir entweder das vordefinierte „AfterTransformServiceModel“ Target verwenden oder die Eigenschaft(Liste) „CoreTransformServiceModelDependsOn“ erweitern.

Der für die Modifikation der Dateien notwendige TransformXml-Task ist in der Datei „Microsoft.Web.Publishing.Tasks.dll“ definiert, die in Schritt 2 erst eingebunden werden muss.

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) - Schritt 2

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) – Schritt 2

Die Schritte 3 und 4 führen die Transformationen der Dienstdefinitionsdatei und Dienstkonfigurationsdatei durch.

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) - Schritt 3 und 4

Zusätzliche Targets für Cloud-Dienst Projektdatei(*.ccproj) – Schritt 3 und 4

Die „Source“ und „Destination“ Attribute des TransformXml-Tasks in Schritt 3 verweisen auf die Dienstdefinitionsdatei, die später im Dienstpaket bzw. im Emulator verwendet wird. Das „Transform“ Attribut (gelb) verweist auf den Namen der Datei, welche die Änderungen enthält (bspw. „ServiceDefinition.Local.csdef“ oder „ServiceDefinition.Cloud.csdef“). In Schritt 4 passiert dasselbe, nur das wir dort mit der Dienstkonfigurationsdatei und einer entsprechenden Transformationsdatei arbeiten.

Die Transformationsdateien, welche die Änderungen pro gewählter Konfiguration(„$(TargetProfile)“) enthalten, müssen wir erst erstellen und dem CloudService-Projekt hinzufügen. Hier der Inhalt der Transformationsdatei für die Dienstkonfiguration unseres Beispiels:

Zusätzliche transformation der Dienstkonfiguration

Transformationsdatei “ServiceConfiguration.CloudTest.Certificates.cscfg”

Und die Transformationsdatei für die Dienstdefinition des Beispiels:

Transformationsdatei " ServiceDefinition.CloudTest.csdef"

Transformationsdatei ” ServiceDefinition.CloudTest.csdef”

Das Entfernen des Zertifikats zur Sicherung des RDP Zugangs für die lokale Entwicklungsumgebung habe ich mir hier aus Platzgründen gespart. Um das zu bewerkstelligen müsste man noch weitere Transformationsdateien („ServiceDefinition.Local.csdef“ und „ServiceConfiguration.Local.Certificates.cscfg“) erstellen und dem Projekt hinzufügen, um die überflüssigen Einträge zu entfernen.

Die Transformationsdateien müssen wir im Ordner des CloudService-Projektes ablegen. Das Hinzufügen zusätzlicher Dateien zu diesem Projekttyp geht leider nicht über die GUI. Hier sind die notwendigen Änderungen an der Projektdatei(*.ccproj):

Änderung der *.ccproj Datei um zusätzliche Transformationsdateien einzubinden

Änderung der *.ccproj Datei um zusätzliche Transformationsdateien einzubinden

Mit dieser Methode kann man sowohl Dienstkonfiguration als auch Dienstdefinition, ohne sonderlichen Aufwand, seinen Bedürfnissen anpassen. Den Visual Studio Designer für die Konfiguration des Azure Cloud-Dienstes kann man weiterhin nutzen ohne, dass es zu Konflikten kommt. Diese Modifikationen wurden bisher unter dem Azure SDK Version 1.8 und 2.0 getestet. Das einzige Problem bei älteren (oder kommenden) Versionen sind die unterschiedlichen XML-Strukturen der *.csdef und *.cscfg Dateien, wobei man lediglich die eigens erstellten Transformationsdateien umbauen müsste.

Alle Dateien des Beispielprojektes sind im Anhang zu finden (ohne Zertifikate).

Autor: Sascha Blickensdörfer

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SharePoint 2013 Website mit benutzerdefiniertem WebTemplate per Workflow erstellen

Freitag, 15. November 2013

Artistic EndeavourMein Kollege Herr Weichert erklärte in seinem letzten Blogbeitrag, wie mit einfachen Bordmitteln ein WebTemplate im SharePoint 365 per Workflow zu deployen ist. Dabei setzte das Szenario jedoch voraus, dass der Workflow an einer bestimmten Liste hängt und bei jedem neu hinzugefügten Item ausgelöst wird. Das funktioniert mit Standard-Templates, wie der Teamwebsite, sehr gut. Im Workflow wird einfach „STS#0“ als WebTemplate angegeben. Nun haben selbst angelegte WebTemplates keinen solch einfach strukturierten Template-Namen. Was muss ich also angeben, sodass anstatt der Teamsite meine eigens erstellte Vorlage genutzt wird?

Im SharePoint Designer hat man in der entsprechenden Variable „WebTemplate“ verschiedene Typen zur Auswahl:

–          Boolesch

–          Datum/Uhrzeit

–          Ganze Zahl

–          GUID

–          Wörterbuch

–          Zahl

–          Zeichenfolge

Für die Teamseite nutzten wir den Typ „Zeichenfolge“. Für unsere eigene Vorlage schien der Typ GUID vorerst prädestiniert. Spontan fiel uns die SolutionID aus der Manifest.xml ein. Wenn man diese allerdings einträgt, wird man arg enttäuscht. Es wird keine Subsite angelegt.

Die Lösung ist relativ simpel. Wenn man sich die Zeichenfolge „STS#0“ anschaut, scheint diese Struktur nicht willkürlich. Das Gros der Leser erkennt natürlich, dass das der Standardwert von Microsoft für eine Teamseite ist. Die Werte sind auch relativ schnell mit den IE Developer Tools auffindbar: in der Selektionsbox beim Erstellen der Unterseite als „value“ des entsprechenden Eintrags. Weiterhin tauchen dann in den anderen Auswahlmöglichkeiten auch Dinge auf wie „BLOG#0“ oder „COMMUNITY#0“. Einige von euch werden wissen, worauf es hinausläuft.

Scrennshot1

Im Reiter „Benutzerdefiniert“ befindet sich unsere eigene Vorlage. Mit den IE Developer Tools markiere ich den Eintrag und es wird mir eine relativ kryptische Zeichenkette angezeigt, die im Wesentlichen folgendes Format hat:

–          {GUID}#[TEMPLATENAME]

Ein Beispiel sieht wie folgt aus:

–          {71F841A7-F471-4043-8DC7-FB26D64D0F25}#MyWebTemplate

Achtung: Diese Guid entspricht nicht der SolutionID! Das ist die FeatureID, mit der die Vorlage ausgerollt wurde. Diese ID ist also auch beim Ausrollen auf einer anderen SiteCollection in jedem Fall identisch.

Scrennshot2

Wenn wir diese Zeichenkette als Wert im SharePoint Designer eintragen und den Workflow erneut starten: Voilà. Unser eigenes Template bekommt seine Oberfläche per Workflow.

screenshot4Die FeatureID kann man schlussendlich auf zwei Wege herausfinden. Zum einen ist es möglich, diese einfach im Feature abzulesen, wenn es sich um eine selbsterstellte Lösung handelt. Sollte das nicht der Fall sein, kann man einen aus SharePoint 2010 bekannten Umweg gehen, indem man auf „Deaktivieren“ des jeweiligen Features klickt. In der Adressleiste des Browsers taucht eine URL auf, die die ID des Features enthält. Der Eintrag hinter dem Doppelkreuz definiert dann nur noch das eigentliche Template.

Autor: Henrik Krumbholz

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Globale Premiere Dynamics CRM 2013 in Barcelona. Was geschah…

Donnerstag, 07. November 2013

BarcelonaBarcelona – Vor drei Tagen war es soweit: Dynamics CRM ist mit seiner neuen Version 2013 offiziell verfügbar. Der eine oder andere konnte bereits über die Beta-Version erste Einblicke in das System erhalten, doch nun ist das Kundenmanagementsystem von Microsoft sowohl online als auch onpremise erhältlich. Im Rahmen der Dynamics Convergence EMEA vom 04. bis einschließlich 06.11.2013 haben Microsoft-Experten in über 140 Sessions die Neuerungen sowie Tipps & Tricks rund um Dynamics CRM 2013, aber auch Dynamics NAV 2013 R2 und Dynamics AX 2012 R3 präsentiert. ProTechnology war vor Ort und hat sich die wichtigsten Sessions für Sie rausgepickt und verrät, was das neue Dynamics CRM in sich trägt.

In der ausverkauften Konferenzhalle Gran Via, Barcelona haben Kirill Tatarinov, Bereichsleiter bei Microsoft Business Solutions, und Jean-Philippe Courtois, Präsident von Microsoft International, in einer beeindruckenden Keynote dargestellt, wie Unternehmen sich mit den technischen Möglichkeiten von Microsoft Dynamics auf dem Markt differenzieren können. Microsoft hat die investitionsreichsten Jahre hinter sich und auch noch teilweise vor sich. Gerade in diesem Jahr sind die mit Abstand meisten Produkte überarbeitet und gemäß dem Ansatz “Create a familiy of devices and services for individuals and business” angepasst wurden. Gerade im Kundenmanagementsektor galt es nachzuziehen und auf die aktuellen Trends Mobility und Social zu reagieren: Dynamics CRM 2013 ist nun auf einem beachtlichen Niveau und bringt Features mit sich, die man bei der Konkurrenz vergeblich sucht.

Make Business Personal mit Dynamics CRM 2013

Global Premiere Dynamics CRM 2013Usability: Mit einer vereinfachten Oberfläche, deutlich weniger Interaktion und vor allem ohne performance-raubende Pop-Up-Fenster ist die Bedienung übersichtlicher, schneller und intuitiver.

Mobility: Es gibt nun in den jeweiligen Stores für Touchscreens optimierte Anwendungen für Windows 8, Windows Phone, iPad und Android. Heißt Sie sind mit ihren Kundendaten und- Auswertungen mobil unterwegs ohne separate Lizenzgebühr zahlen zu müssen.

Business Process Management: Vom Lead zum Bestandskunden kommt man nun mittels flexibel konfigurierbaren Checklisten. Diese sind in den entsprechenden Formularen visuell ansprechend hinterlegt. Bestimmen Sie, welche Pflichten und Nice-to-Have’s in welcher Vertriebsphase erfolgen sollen. Sie bewegen sich immer in einem Fenster. Das Ganze ist kombinierbar mit Workflows, die im Hintergrund ablaufen und bietet entitätsübergreifende Funktionalität.

Business Process Management in Dynamics CRM 2013

Business Process Management in Dynamics CRM 2013

Microsoft kündigt zudem ein Set von neuen vordefinierten, konfigurierbaren Prozessvorlagen an, unter anderem für Sportmanagement, Gesundheitspflege, öffentliche Verwaltung und gemeinnützige Organisationen. Einige Vorlagen stehen Kunden bereits auf Microsoft Dynamics CRM Marketplace zum kostenlosen Download zur Verfügung, der Rest folgt bald.

Social: Um noch näher am Kunden zu sein, kann man nun mittels Lync und Skype direkt aus dem CRM-System Kontakt zum Kunden aufnehmen, sowie mit Yammer Ihre Mitarbeiter über ein unternehmensinternes Webportal Beiträge, getaggt mit dem Kunden im CRM, veröffentlichen und teilen, aber auch Dateien hochladen können.

Migration auf Dynamics CRM 2013

Auch die Migration alter CRM-Solutions in das neue System stellt kein Problem dar, denn mit dem Dynamics CRM 2013 Easy Solution Importer können in vorherigen System erstellte Lösungen, wie eigens erstellte Entitäten etc. mit den notwendigen neuen ImportSolutionRequests importiert werden. Den kostenfreien Download gibt es hier.

Und sollten Sie die Migration auf Dynamics CRM 2013 angehen, so stellt Microsoft folgende Unterlagen zur Verfügung, um sich bestmöglich auf die Umstellung vorzubereiten: Upgrade Assessment Paper / Whitepaper.

Coming soon bei Dynamics CRM

Schon in Q1/Q2 2014 sollen wesentliche Neuerungen im Bereich Sales/Marketing, aber auch Service folgen. Die Kampagnenerstellung bekommt einen komplett neuen Designer und Editor, sowie im Bereich Lead Nurturing Standard-Workflows integriert werden. Beim Lead Nurturing (Weg vom zunächst uninterssierten zum interssierten Lead) liefert man dem Lead (per Email, Telefon etc.) die für ihn wichtigen Inhalte, die letztlich das Interesse wecken. Zudem wird das ehemalige Drittanbieter-Tool NetBreeze an Dynamics CRM 2013-Design angepasst und integriert. Hierbei handelt es sich um ein Social Media Analyse Tool, um u.a. wesentliche Marken-Beeinflusser zu identifizieren und Diskussionen vom Kunden in sozialen Netzwerken zu verfolgen.

In Service-Anfragen wird u.a. ein Countdown-Zähler integriert, heißt man kann in Zukunft kritische Zeiten bestimmen bis wann ein Serviceticket abgearbeitet werden muss.

Demo CRM 213_Coming soon

Updates 2014 für Dynamics CRM 2013

Sie haben die Möglichkeit über einen 30Tage-Trial die neue Version zu testen. Außerdem startet Microsoft eine globale Rabattaktion, die Microsoft Office 365-Kunden ermöglicht, FULL-Lizenzen für Microsoft Dynamics CRM Online zu erwerben und einen Rabatt von 40 Prozent auf den Preis der CRM-Cloud-Lizenz zu erhalten. Die Kampagne läuft bis 31 März 2014. Mehr dazu hier.

Weitere Einblicke:

Dynamics Convergence EMEA 2013

Dynamics Convergence EMEA 2013

Interview mit Bob Stuz, Vice President Dynamics CRM

Interview mit Bob Stuz, Vice President Dynamics CRM

Gran Via, Konferenzhalle Barcelona

Gran Via, Konferenzhalle Barcelona

Demo CRM 2013 Marketingpilot

Demo CRM 2013 Marketingpilot

Autor: Melanie Wolf

Profitieren durch Analysieren: Von dynamischen Excel-Tabellen, Reports und Dashboards in Dynamics CRM 2013

Freitag, 01. November 2013

schatz_crmblog_01112013Profitieren durch Analysieren: Den Markt, die Kundeninformationen und den Umsatz stets unter Kontrolle zu behalten, ist ausschlaggebend für das Unternehmensbestehen.

Besondere Wettbewerbsvorteile erhasche ich, wenn ich per Knopfdruck eine Echtzeitauswertung erhalte. Obwohl dieses Thema in Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt, werden die Möglichkeiten derzeit nur unzulänglich ausgeschöpft: Kontaktdaten liegen bei einzelnen Mitarbeitern im Outlook versteckt, zum Teil sind die Visitenkarten sogar in deren Schreibtischschubladen, E-Mails bleiben im jeweiligen Postfach, Excel-Dateien liegen auf dem Desktop, Besucherlisten sind in ausgedruckter Form abgeheftet – hier gibt es viele weitere mögliche Szenarien. Häufig liegen Kundendaten unstrukturiert in verschiedenen Applikationen und Datenbanken, wenn überhaupt. Um das Potenzial dieser Daten für Ihre Prozesse und Geschäfte nutzen zu können, müssen Kundeninformationen zentral zur Verfügung stehen –  Kundenmanagement-Lösungen sind hier der Schlüssel zur Analyse der Kundendaten.

Heute zeige ich Ihnen anhand verschiedener Rollen, welche Reporting-Möglichkeiten Sie mit Microsoft Dynamics CRM haben. Out of the Box gibt es viele Möglichkeiten, um Kunden- bzw. Umsatzdaten auszuwerten.

Der Vertriebsleiter – er will schnell und einfach in einem Meeting an die aktuellsten Daten kommen ohne vorab viel Zeit in die Meeting-Vorbereitung zu stecken. In diesem Fall bietet es sich an, die Dashboard-Funktionalität im MS Dynamics CRM zu nutzen. Nehmen wir mal an, er möchte im Meeting die aktuellsten Forecast-Daten sowie den tatsächlichen Umsatz veranschaulichen, die besten Vertriebler hervorheben, den Stand der Zielerreichung mitteilen und die Win-Loss-Analyse für das aktuelle Geschäftsjahr vorstellen. Wie das Ganze? Der Vertriebsleiter erstellt sich einmal ein Dashboard und kann dieses zu jederzeit aufrufen. Standardmäßig sind Diagramme pro Datensatztyp hinterlegt. Diese kann ich entsprechend für Dashboards nutzen. Sollte mein Wunschdiagramm nicht enthalten sein, so kann zu jederzeit ein eigenes Diagramm mit Standardboardmitteln erstellt werden. Sollte meine Grafik dann immer noch nicht perfekt sein, so kann ein bestehendes Diagramm auch exportiert und per XML erweitert werden.

Dynamics CRM 2013 - Dashboard

Dynamics CRM 2013 – Dashboard

 

Der Controller kennt Excel in- und auswendig und möchte am liebsten auch bei diesem System bleiben. Excel bietet eine hohe Flexibilität und ist im Allgemeinen sehr leicht aufgebaut. Excel ist aus dem Hause Microsoft sowie auch Dynamics CRM 2013. Letztlich fiel die Verbindung dieser beiden Systeme nicht schwer: Doch welche Auswertungs-Möglichkeiten habe ich, als Controller, um Dynamics CRM 2013-Daten zu analysieren?  Sie können eine vorhandene Ansicht wählen oder eine eigene Ansicht erstellen und diese per Export-Funktion in Excel verfügbar machen. Die exportierte Tabelle hat jeweils die entsprechenden Felder, Sortierungen und Spaltenbreiten etc. Durch Klick auf das Excel Icon im Menüband, öffnen Sie den Webdialog „Exportieren nach Excel“:

 

Excel in Dynamics CRM 2013 exportieren

Excel in Dynamics CRM 2013 exportieren

 

  • Statisch Listen nach Excel exportieren heißt Listen mit entsprechenden Spalten werden in Excel angezeigt und können hier weiter bearbeitetet werden. Jedoch ist dieser Export immer eine Momentaufnahme.
  • Exportieren Sie dynamische Daten in ein dynamisches Excel- oder Pivot-Arbeitsblatt, damit Sie das Arbeitsblatt aktualisieren können und bei jedem Öffnen des Arbeitsblatts jeweils die aktuellsten CRM-Daten erhalten, (sofern die Verbindung zu Dynamics CRM 2013 steht). Dabei werden auch einmal erstellte Excel-Grafiken und -Auswertung mit den neusten Daten aktualisiert. Klicken Sie zum Aktualisieren in MS Excel die Registerkarte “Daten” und darunter „Alle aktualisieren”. Beachten Sie, dass beim dynamischen Export der Outlook-Client für CRM installiert sein muss.
Dynamics CRM-Daten in dynamischer Excel aktualisieren

Dynamics CRM-Daten in dynamischer Excel aktualisieren

Der CEO - er möchte am liebsten wöchentlich einen Bericht per Mail bekommen ohne sich tagtäglich die aktuellen News aus dem CRM ziehen zu müssen. Mit Hilfe der eingebetteten Berichte-Funktion können per Klick oder Mailversand schnell Informationen, gern auch von unterwegs, gesichtet werden. Nehmen wir mal an die aktuellen Forecast- und tatsächlichen Umsatzdaten sollen in einem Bericht gruppiert nach Sales-Region zusammengefasst werden. Microsoft Dynamics CRM enthält Standardberichte für viele häufige Unternehmensanforderungen. In den meisten Organisationen werden die Standardberichte jedoch angepasst und benutzerdefinierte Berichte für spezielle Anforderungen hinzugefügt. Mit Hilfe des integrierten Berichts-Assistenten können Sie jedoch schnell und einfach eigene Berichte erstellen; heißt Daten auswählen und festlegen, wie Daten zusammengefasst und dargestellt werden sollen. Eine kleine Anleitung zum Berichts-Assitenten gibt es hier. Jeder Report hat einen eineindeutigen Link. Dieser Link kann per Workflow jede Woche an die Geschäftsleitung verschickt werden. Hierzu unter Einstellungen/Prozesse einen neuen Workflow mit folgenden Kriterien erstellen:

Prozess automatisches Email-Senden Dynamics CRM 2013

Prozess automatisches Email-Senden Dynamics CRM 2013

Über die Standardfunktionalität hinaus können mit Hilfe von Excel PowerView oder auch Business Intelligence Development Studio weitere Auswertungen vollzogen werden.

Power View und PowerPivot sind nur in den Editionen Office Professional Plus und Office 365 Professional Plus verfügbar. PowerView übernimmt die Präsentation der Ergebnisse von Analysen und Auswertungen aus Pivot-Tabellen. Dabei werden in Form von Tabellen, Matrizen, Karten und Diagrammen viele Möglichkeiten geboten, die Daten zu visualisieren. Wie PowerView für Dynamics CRM angewendet werden kann, verrät folgender MSDN-Beitrag.

Datenvisualisierung mit Excel PowerView

Datenvisualisierung mit Excel PowerView
Quelle: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/hh213577.aspx

Eine kleine Einführung in Business Intelligence Development Studio erhalten Sie in meinem nächsten Blog-Beitrag. Sollten Sie vorab Fragen zu Reporting-Möglichkeiten in Dynamics CRM haben, so freue ich mich über Ihren Kommentar.

Autor: Melanie Wolf