Telefonkonferenz erfolgreich führen: Strategie und Technologie

Radio DJIn der heutigen Geschäftswelt spielen Telefonkonferenzen, gerade auch für Freiberufler, eine wichtige Rolle. Dank weltweiter Vernetzung sind Telkos oder online Meetings eine super Sache, um räumliche Distanzen zu überwinden. Früher konnten sich nur Großkonzerne die teuren Geräte leisten, heute sind die Übertragungssysteme auch für kleine Unternehmen bezahlbar. Die Verbindungen sind schneller, Bild und Ton kommen besser bei allen Teilnehmern an.

Der große Vorteil gegenüber Präsenzmeetings ist auch schnell gefunden, dank fehlender Reisen spart man deutlich an Zeit und Geld.

Schaut man sich die Produkte von Microsoft an, stehen einem hier zwei Dienste zur Verfügung, die bereits im privaten Umfeld und von vielen Unternehmen genutzt werden.

Skype

Skype ist eines der bekanntesten Produkte für Internettelefonie und feierte letztes Jahr seinen 10. Geburtstag. Der Dienst zählt seit der Gründung durch Niklas Zennström und Jans Friis inzwischen über 300 Millionen aktive Nutzer weltweit. Ein interessanter Vergleich nebenher: Für dieselbe Reichweite hat das Handy insgesamt 25 Jahre benötigt. Skype bietet neben einem kostenlosen Konto auch eine Premiummitgliedschaft an. Wie üblich bietet die kostenpflichtige Variante einige zusätzliche Features, wie Gruppenvideoanrufe und Gruppenbildschirmübertragungen. Im Gegensatz zum kostenlosen Modell wird auf die Einblendung von Werbung verzichtet.

Im Businessumfeld ist der Unterschied zwischen Theorie und Praxis bei vielen Unified-Communications-Lösungen recht groß. Die Hoffnung auf hochauflösende Videokonferenzen, ständig aktualisierte Präsenzinformationen oder nahtlose Verbindungen auch mit mobilen Endgeräten erfüllen bei weitem nicht alle Anbieter. Stattdessen kommt es nutzerseitig häufig zu Abbrüchen, Kompatibilitätsproblemen und Übertragungsfehlern.

Mit diesen Problemen hat sich Microsoft intensiv auseinander gesetzt und mit Lync 2013 eine geeignete Lösung gefunden. Praktisch ist natürlich auch die Schnittstelle zwischen Skype und Lync, womit die Nutzer beider Systeme unproblematisch in Kontakt treten können.

Lync 2013

Wenn sich ein Unternehmen für das Produkt Lync in der aktuelle Version entschieden hat, ist leider noch eine weitere Frage zu beantworten: Soll es Lync als Clouddienst sein, oder doch lieber on-premise? Oder eventuell eine Hybridlösung? Auf die einzelnen Unterschiede der möglichen Varianten einzugehen würde den Umfang und die Intention dieses Blogs deutlich sprengen. Sowohl Lync Online, als auch die Servervariante haben ihre Vor- und Nachteile. Gerade für kleinere Unternehmen sollte sich die Cloudlösung aufgrund ihrer guten Skalierbarkeit und der geringen Kosten besonders eignen.

Dass online Meetings eine praktische Erfindung sind ist nicht von der Hand zu weisen, leider gibt es bei deren Umsetzung aber auch ein paar Probleme. Die Comedians Tripp Crosby und Tyler Stanton nähern sich der Thematik äußerst amüsant, indem Sie darstellen, wie ein reales Meeting mit den Problemchen von online Meetings ablaufen würde.

Regelmäßige Stolpersteine bei Telefonkonferenzen:

–      Einwahlschwierigkeiten

–      Unterbrechungen, weil die Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen

–      Verbindungsprobleme

–      Hintergrundgeräusche

–      Personen sprechen gleichzeitig

Um erfolgreich eine Telefonkonferenz durchzuführen, sind einige Punkte zu beachten. Eine besondere Rolle geht dabei dem Moderator zu, der im Vorfeld bestimmt werden sollte, um das Meeting im Vorfeld zu planen und während des Gesprächs moderiert.

Die Vorbereitung durch den Moderator

Der Moderator sollte im Vorfeld eine Teilnehmerliste erstellen, damit alle Beteiligten darüber informiert werden, wer sich im Gespräch befindet. Auch die terminliche Planung und notwendige Absprache mit den Teilnehmern sind vom Moderator durchzuführen, bei internationalen Gesprächen müssen mögliche Zeitverschiebungen beachtet werden. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Abklärung der technischen Komponenten, Stichwort Zugangsdaten bzw. Einwahlnummer. Zu guter Letzt sollte eine Agenda als roter Faden für die Telefonkonferenz erstellt werden.

Die angesprochenen Daten sollten dann allen Teilnehmern vorab in einem Termin zugesandt werden.

Verhaltensknigge für alle Teilnehmer

–      Pünktlichkeit ist für die Durchführung einer erfolgreichen Telko unabdingbar

–      Störgeräusche vermeiden (Handy stumm schalten, Fenster schließen etc.)

–      Agenda bereithalten, um den Ablauf zu kennen

–      Deutlich und langsam sprechen, bevor man beginnt zu sprechen, sollte der Name genannt werden

(insofern die Teilnehmer sich nicht bereits kennen)

–      Sich gegenseitig aussprechen lassen, sonst entsteht ein nicht verständlichen Stimmengewirr

–      Bei einer Videoübertragung sollte grelle Farben und zu stark gemusterte Kleidung vermieden werden,

um optische Irritationen zu vermeiden

Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz

Sollte es sich um eine Telefonkonferenz mit Video handeln, dann gibt es für einen Moderator deutlich weniger zu tun, als bei reiner Sprachübermittlung. Im Folgenden soll auf einige Punkte eingegangen werden, die durch einer fehlenden Visualität Beachtung geschenkt werden sollte.

Auch wenn es etwas befremdlich wirkt, ist es bei Telefonkonferenzen ohne Bild von zentraler Bedeutung, dass der Moderator viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlicht. Das bedeutet im Klartext, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, aufzählt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Jedem Teilnehmer sollte zu Beginn die Möglichkeit gegeben werden etwas zu sagen, so kann man auf einfache Weise überprüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist. Eventuelle Probleme können so bereits zu Beginn behoben werden und stören später nicht den Ablauf der Telko. Da niemand sehen kann, wenn sich ein Teilnehmer zu Wort melden möchte, sollte der Moderator immer ausdrücklich nach Wortmeldungen fragen und den Teilnehmern ein paar Sekunden einräumen, um das Wort zu ergreifen. Zwischen- und Endergebnisse einer Diskussion sollten noch einmal wiederholt werden. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting. Für alle Teilnehmer wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht.

Mit der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von ein paar simplen Regeln wird Ihre nächste Telefonkonferenz mit Sicherheit ein Erfolg.

Autor: André Balfanz

Quellen: Karrierebibel, experto, Googlebooks, meetyoo, blog.soft-skills, wiwo, blog.wido, Tagesschau, Blogs.skype, computerwoche

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