Archiv für Juli 2014

Viele Wege führen zu Ihrem Office!

Dienstag, 29. Juli 2014

iStock_000015634604LargeViele Nutzer verbinden mit einem Office Paket Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Doch so einfach und überschaubar ist es aber dann doch nicht.

Damit es etwas übersichtlicher bleibt, beschränke ich mich heute mal auf die Office Versionen, die für die Nutzung von wirtschaftlichen Unternehmen sind. Zusätzlich gibt es weitere Editionen für Privatanwender, Schüler/Studenten, sowie für staatliche Organisationen und vieles mehr.

 

Inhalt Microsoft Office – Software Pakete

  • Word*
  • Excel*
  • PowerPoint*
  • Outlook*
  • OneNote*
  • Access
  • Publisher
  • Lync

*diese Programme sind in der Regel in jeden Office Paket für Business Anwender integriert.

 

Viele Wege führen zu Ihrem Office – hier eine kleine Übersicht:

  • Office in einem Volumenlizenzvertrag
    • Office Standard
    • Office Professional Plus
    • Office als Box Produkt
      • Office Home and Business 2013
      • Office in einem Office 365 Abo
        • Smal Business Premium
        • Midsize Business Premium
        • Enterprise €3
        • Office in einem Office 365 in einem Volumenlizenzvertrag
          • Smal Business Premium
          • Midsize Business Premium
          • Enterprise E3

Nicht nur der Name der Office Pakete ist unterschiedlich, sondern auch die darin enthaltenen Software Pakete. Damit es auch noch etwas komplizierter wird, unterscheiden sich zudem die Nutzungsrechte der Lizenzen.

Fangen wir mal mit der billigsten Variante an, dem Office Home an Business: Dieses dürfen Sie auf einem Client installieren und nutzen. Falls Sie aber eine der folgenden Optionen nutzen wollen, müssen Sie ein Office Paket aus einem Volumenlizenzvertrag erwerben.

  • Nutzung des Office auf einem Terminalserver
  • Nutzung von Office Web-Apps in SharePoint
  • Nutzung einer älteren Office Version mit einer aktuellen Lizenz
  • Den gleichen Aktivierungs-Key für die Software
  • Nutzung auf einem Zweitgerät (Desktop PC und Laptop mit einer Lizenz)

Zusätzlich verwalten Sie Lizenzen in einem Volumenlizenzvertrag ganz einfach in einem webbasierten Portal von Microsoft und müssen nicht für den Nachweis der korrekten Lizenzierung, die Verpackungen, Datenträger, Original-Rechnungen sicher aufbewahren, so wie das bei den Box Produkten der Fall ist.

Bei Microsoft gibt es aktuell 9 verschiedene Volumenlizenzprogramme. Eine sehr gute Übersicht dazu finden Sie hier.

 

Office 365 – dahinter verbergen sich die vielen verschiedenen Cloud Dienste von Microsoft.

Auch in diesem Rahmen besteht die Möglichkeit ein Office zu erwerben. Je nach Größe des Unternehmens gibt es verschiedene E-Pläne.

  • Smal Business Premium für Unternehmen bis max. 25 USER
  • Midsize Business Premium für Unternehmen bis max. 300 USER
  • Enterprise E3 für Unternehmen ab 250 USER

Die Pakete sollten strategisch passend zu dem Mitarbeiterwachstum ausgewählt werden. Wie oben schon ausgewiesen gibt es 2 verschiedene Möglichkeiten Office im Rahmen von Office 365 erwerben. Wenn Sie Office zusätzlich auf einem Terminal Server nutzen wollen, müssen Sie es über einen Volumenlizenzvertrag bei Microsoft erwerben. Nur Volumenlizenzen dürfen für Terminal Server Dienste genutzt werden.

Die Office Pakete aus dem Office 365 Programm haben den Vorteil, dass jeder USER 5 Office Installationen und die Office Web Apps Nutzen darf. Diese sind sehr hilfreich, wenn man mit einem Tablet oder Smart Phone Dokumente im SharePoint bearbeiten möchte. Es handelt sich auch nicht um einen klassischen Lizenzkauf, sondern es ist eine Art Mietmodell mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr.

Ich hoffe ich konnte etwas Licht in den Microsoft Lizenzdschungel bringen. Gern beantworte ich auch Ihre offenen Fragen in einem persönlichen Gespräch. Bitte beachten Sie, dass meine Angaben zu dem Lizenzprogrammen nicht rechtsverbindlich sind. Rechtsverbindliche Informationen können Sie in Ihrem Lizenzvertrag  und in den entsprechenden Dokumenten von Microsoft nachlesen. Hier geht´s zum Dokumentencenter.

Autor: Matthias Boden

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SharePoint 2013: Auslesen des WebTemplates nach Erstellung der Site

Mittwoch, 23. Juli 2014

12394062_blogSharePoint bietet diverse Vorlagen, um die verschiedensten Prozesse abzubilden. Das reicht von Inhaltstypen, über Bibliotheken und Listen bis zu Websites. Bei Websites ist die Nutzung von WebTemplates bzw. SiteTemplates zielführend. Nun möchte man mitunter wissen, auf Grundlage welcher Vorlage die aktuelle Website erstellt wurde. Hierzu existieren zwei mögliche Wege, es herauszufinden: clientseitig und serverseitig. Da sich die Varianten nur in der Schreibweise, aber nicht im Ergebnis unterscheiden, beschränke ich mich auf die serverseitige Variante.

Wir gehen davon aus, dass die individuelle Vorlage über den „Save site as template“-Link unter SiteSettings erstellt wurde. Dadurch liegt nun ein SiteTemplate im SolutionStore und wir können dieses erstellen. Wichtig ist hierbei die klare Trennung von WebTemplate und SiteTemplate. Site Template wird über den Link erstellt und ein WebTemplate kann ich über das Visual Studio erstellen. Die erste Variante ist aber vor allem für Endnutzer interessant, weshalb diese hier betrachtet wird.

Schaut man sich die MSDN-Dokumentation zur Klasse SPWeb an, findet man die ziemlich aussagekräftigen Eigenschaften WebTemplate und WebTemplateId, die das versprechen, was wir uns wünschen – sie geben uns die Vorlage zurück, mit der die Site erstellt wurde. Die Nutzung der Eigenschaften ist simpel, weshalb ich mir einen Codeausschnitt spare. Im Fall einer TeamSite erhalte ich die Zeichenkette „STS“ und „1“. Wer meine vorherigen Posts gelesen hat, vor allem den zur Erstellung einer Site auf Grundlage eines Custom WebTemplate, wird sofort erkennen, dass genau das die Zeichenkette ist, die wir zur Erstellung einer Site benötigen und die wir in Verbindung mit dem Anzeigenamen bringen können. Die Methode Add an der Eigenschaft „Webs“ am jeweiligen SPWeb ermöglicht uns die Übergabe des Template, welches zur Erstellung genutzt werden kann. Schlussendlich ist „Webs“ ja nur eine Collection. Folgender C#-Codeausschnitt kann also verwendet werden, um ein Web per Code hinzuzufügen:

Bild 1

Die Methode ist größtenteils selbsterklärend. Der für uns wichtige fünfte Parameter bestimmt die zu verwendende Vorlage. Die Zeichenkette hat dabei immer denselben Aufbau: [TEMPLATE]#[WEBTEMPLATEID]. Im Falle eines Standardtemplates wie der TeamSite kann natürlich auch die Klasse SPWebTemplate genutzt werden. Auch für CustomTemplates ist das möglich. Die SiteCollection besitzt die beiden Methoden GetWebTemplates und GetCustomWebTemplates. Zu verwenden sind diese recht einfach:

Bild 2

Über die beiden Methoden erhalte ich die installierten WebTemplates/SiteTemplates bzw. schon gleich nur die CustomTemplates. Dort kann ich dann meine entsprechende Vorlage herausfiltern und der Methode übergeben. Das ist wesentlich dynamischer als die Übergabe einer potenziell hart codierten Zeichenkette. Der Übergabeparameter für ein CustomTemplate würde am Beispiel wie folgt aussehen:

„{BB375F4C-23A1-4D53-9E31-61615FE74860}#TemplateName“

Die Erstellung einer Website auf Grundlage eines Templates ist also relativ simpel. Nun könnte man annehmen, dass die Eigenschaft WebTemplate und WebTemplateId auch relativ einfach für CustomTemplates genutzt werden können. Die Übergabe der GUID und des Namens durch ein „#“ getrennt erstellt definitiv ein entsprechendes Web. Das Auslesen der Eigenschaft am jeweiligen neu erstellten Web bringt allerdings einige Überraschungen. Es werden nicht die GUID und der Name gespeichert, sondern die Vorlage, die zur Erstellung des SiteTemplate genutzt wurde. Das heißt, wurde die TeamSite als Vorlage genutzt, steht in den Eigenschaft am neu erstellten Web „STS“ und „1“. Daher können wir im Nachhinein codetechnisch nicht mehr eindeutig erkennen, auf welcher Grundlage die Website erstellt wurde.

Das ist für unsere Anforderung katastrophal. Um diese trotzdem zu erfüllen, dient uns das PropertyBag des jeweiligen Webs. Über die Methoden GetProperty und SetProperty können wir KeyValuePairs in das PropertyBag schreiben. Dort hinein schreiben wir schlicht den entsprechenden Wert:

bild 3

Zu holen sind die Eigenschaften wie folgt:

bild 4

So ist es zumindest in der Theorie im Nachhinein möglich, genau festzustellen, auf welcher Grundlage die Website erstellt wurde. Einziges Problem an der Sache ist, dass wir auch während Erstellung einer Website nicht feststellen können, welches SiteTemplate zugrunde liegt. Feature Stapling funktioniert auf Website-Ebene nicht und die vermeintlich aussichtsreiche Variante über die Eventreceiver WebAdding und WebProvisioned die entsprechenden Daten zu ergattern, bleibt ohne Erfolg. Nirgends gibt es einen direkten Hinweis auf das SiteTemplate, welches eigentlich genutzt wird.

Wie erhalte ich nun die Information? Ich muss zugeben: Ich weiß es nicht. Die vorliegende Anforderung scheint dynamisch nicht abdeckbar zu sein. Sicherlich ist es möglich im Vorhinein festzulegen, welche Templates erstellt werden können, wodurch sich der Spielraum vehement einschränkt. Wir können auch anhand verschiedener Parameter festlegen, in welcher SiteCollection welche CustomTemplates erstellt werden können. Schlussendlich sind verschiedenste Ausprägungen möglich, in denen eruiert wird, welches Template erstellt wurde, aber am Ende existiert keine elegante dynamische Variante, mit der wir mit Sicherheit herausfinden können, welches Template genutzt wurde und die zu jeder Zeit funktioniert. Sollte ich mich an dieser Stelle irren, bitte ich um eine Information! J

Einzige ernstzunehmende Alternative ist die Erstellung einer eigenen SiteDefinition. Hier haben wir die Chance im Event „WebProvisioned“ das wirkliche Template auszulesen. Wir kommen also zu dem Schluss: In der Eigenschaft „WebTemplate“ steht der Name der SiteDefinition und nicht der des WebTemplates.

Wer bis zu diesem Absatz gekommen ist, wird sich wahrscheinlich immer noch fragen, ob es das gewesen ist, ob das echt so von Microsoft gewünscht ist. Für diese Leute habe ich ein Zitat aus der MSDN von der Eigenschaft WebTemplate (Abschnitt Remarks):

„When you create a custom site template by saving a site as a template and then create a new site from that template, the WebTemplate property contains the name of the site definition from which the custom template derives, not the name of the custom template. Thus if the site that was used to create a custom template was itself created from the standard team site definition, the WebTemplate property of all sites that are created from the new template will return “STS” (or the value of the constant SPWebTemplate.WebTemplateSTS).“

Man erkennt also: Das beschriebene Verhalten ist kein Bug.

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung von SiteTemplate und WebTemplate. Das SiteTemplate wird über den am Anfang beschriebenen Link erstellt. Ein WebTemplate wird im Visual Studio erstellt, ist aber für den Endanwender eher unpraktisch. Einen sehr guten und ausführlichen Artikel gibt es hier.

Autor: Henrik Krumbholz

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Microsoft erfüllt europäisches Datenschutzrecht für seine Cloud-Produkte Office365, Dynamics CRM, Microsoft Azure

Montag, 07. Juli 2014

blog_office365_092013Alle 28 nationalen Datenschutzbehörden, die Unternehmen mit Niederlassungen innerhalb der Europäischen Union beaufsichtigen, haben gemeinsam einen Brief verfasst (Article 29 Letter), der bestätigt, dass Microsoft ordnungsgemäße Vertragsbestimmungen für seine Enterprise Cloud Services verwendet.  Kunden können die Microsoft Services in dem Wissen verwenden, dass der Datentransfer weltweit die Datenschutzbestimmungen der EU erfüllt. Diese gehören zu den strengsten der Welt.

Microsoft ist der einzige große Cloud-Anbieter, der eine solche Anerkennung erhalten hat. Der offizielle Microsoft Blog zu diesem Thema, verfasst vom Microsoft Executive Vice President und General Counsel Brad Smith, enthält Informationen darüber und über die Gründe, weshalb diese so wichtig für Kunden, die Enterprise Cloud Services verwenden, sind:

Die geprüften Standardvertragsklauseln dienten dazu, vor allem die Datenübermittlungen in Drittstaaten außerhalb der EU zu ermöglichen oder zu vereinfachen. Microsoft sei aktiv mit der Bitte um eine Prüfung der Vertragsausgestaltung auf die EU-Datenschützer zugegangen. Die Regelungen zum Schutz der Daten und Privatsphäre bietet den Kunden mehr Rechtssicherheit. “Wir erwarten, dass sowohl Regierungen als auch Kunden künftig mehr Transparenz und Kontrolle darüber fordern werden, wie Kunden-Daten und persönliche Daten geschützt und wo sie gespeichert werden”, schrieb Smith. Deshalb verschlüssele Microsoft inzwischen auch die Daten seiner Kunden durchgängig. Wie Brads Blog-Eintrag erklärt, stellt Microsoft diese Vertragsinhalte ab jetzt allen Kunden der Cloud Services zur Verfügung. Das europäische Gesetz verlangt es, dass sowohl Microsoft als auch die Kunden diese Vertragsinhalte unterzeichnen, damit sie in Kraft treten. Seit dem 01.07.2014 werden alle Vertragsformulare für die Kunden standardmäßig mit diesen neuen Inhalten versehen.

  • Haben Sie bereits ein Cloud-Produkt von Microsoft im Einsatz, so profitieren auch Sie von dieser aktualisierten Version.
  • Wenn Sie Microsoft Datenverarbeitungsvereinbarung mit Standardvertragsklauseln bislang noch nicht unterzeichnet haben, kann Ihnen Ihr Licensing Sales Specialist auf Verlangen weiterhelfen. Als Open-Kunden      können Sie einfach das O365 Admin Portal besuchen und dort den Bestimmungen der Datenverarbeitungsvereinbarung zustimmen.
  • Wenn Sie noch kein Microsoft Enterprise Cloud Services abonniert haben oder darüber nachdenken, eine der Services hinzuzufügen, gibt es dafür keinen besseren Zeitpunkt, da Sie darauf vertrauen können, dass Microsoft der vertrauenswürdige Anbieter Ihrer Wahl im Bereich Cloud Services ist.

 

Arbeitsplatz der Zukunft:

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Viele Unternehmen vertrauen bereits auf Microsofts Cloud-Technologie, da stets ihre Daten überall zur Verfügung stehen sollen. Mit neuen und integrierten Technologien aus den Bereichen Social, Collaboration und Kommunikation soll in Unternehmen der moderne Arbeitsplatz der Zukunft geschaffen werden. In der modernen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter immer häufiger von unterwegs oder von zuhause aus arbeiten, nimmt die Bedeutung des festen Arbeitsplatzes nämlich zunehmend ab und das Büro wandelt sich zum Dreh- und Angelpunkt für Infrastruktur, Austausch und Social Contacts.

In diesem Webcast von Microsoft und ProTechnology erhalten Sie konkrete Anregungen für Ihren Arbeitsplatz der Zukunft und Ansätze für die Umsetzung Ihrer IT-Strategie für das modernisierte Office:

 

Fragen zum Cloud-Modell von Office365, Dynamics CRM Online und Azure beantworten wir Ihnen gern oder testen Sie die Cloud-Produkte direkt für 30 Tage: Office 365 – 10 User und Office 365 – 25 User (inkl. SharePoint-Online und Lync Online) , Dynamics CRM OnlineMicrosoft Azure.

Ähnlicher Blog-Artikel: Office 365 – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Autor: Melanie Wolf