Archiv für die Kategorie ‘Cloud Services’

Microsoft Cloud – Made in Germany

Mittwoch, 11. November 2015

brandenburger-tor-201939_1280Microsoft-Chef Satya Nadella hat am 11. November in Berlin ankündigt, dass Deutschland im nächsten Jahr eine eigene Microsoft Cloud erhalten wird. Damit werden dann alle wichtigen Cloud-Dienste von Microsoft in deutschen Rechenzentren betrieben und vor allem auch alle Kundendaten dort vorgehalten.

Ein besonders interessantes Merkmal aus Kundensicht dürfte dabei die Funktion des deutschen Datentreuhänders sein. Denn nur dieser Treuhänder, der seinen Hauptsitz in Deutschland hat und vollständig der deutschen Rechtsordnung unterliegt, hat Zugriff auf die Daten des Kunden. Weder in- oder ausländische Behörden noch Microsoft selbst können den Datentreuhänder umgehen.

Als Microsoftpartner mit Schwerpunkt auf Cloud Services liegt natürlich auch uns das Thema Compliance stark am Herzen. Bereits in unseren älteren Beiträgen zum Thema Datenschutz und im Gastbeitrag von Datenschutzexperte Mike Rasch konnten wir festhalten, dass Microsoft eine Vorreiterrolle zum Schutze von Kundendaten einnimmt. Mit diesem sicheren Gefühl und dem interessanten Preismodell rund um die Cloudprodukte sind viele unserer Kunden den Weg in die Cloud mit uns gegangen. Problematisch blieb es auch weiterhin für diejenigen, die ebenfalls die Vorteile erkannt haben, jedoch aufgrund spezifischer regulatorischer und/oder gesetzlicher Verpflichtungen nicht auf Cloudprodukte zurückgreifen konnten.

Hier geht Microsoft nun den Schritt in die richtige Richtung und stellt seine Dienste – Microsoft Azure, Office 365 und Dynamics CRM Online – als separate Instanz über zwei deutsche Rechenzentren bereit. Diese beiden Rechenzentren befinden sich in großer geographischer Entfernung (Magdeburg, Frankfurt am Main), um optimale Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Der Datenabgleich zwischen den Standorten erfolgt über ein eigenständiges, vom öffentlichen Internet getrenntes deutsches Netzwerk. Diese Architektur stellt sicher, dass die Kundendaten innerhalb Deutschlands transportiert und gespeichert werden.

Für viele Kunden eröffnet sich damit die Chance, endlich von den Vorteilen des Cloud Computing zu profitieren und ihre IT zu den eigenen Bedingungen zu modernisieren.

Autor: André Balfanz

Quellen: Microsoft, ChannelPartner, Focus

Aufbau einer georedundanten und ausfallsicheren Infrastruktur in Microsoft Azure

Donnerstag, 27. August 2015

BrückenImmer mehr Unternehmen möchten die Clouddienste von Microsoft nutzen, um so flexibel, preisgünstig und ausfallsicher Services aus der Cloud zu beziehen, wofür früher noch jede Menge Blech und mindestens ein Administrator im Unternehmen notwendig waren.

Neben dem monetären Aspekt hat der Punkt Stabilität und Ausfallsicherheit einen hohen unternehmerischen Stellenwert. Wenn Teile der IT ausfallen, kann das in einem Unternehmen zur Unterbrechung wichtiger Arbeitsprozesse führen, an modernen Arbeitsplätzen kommt das Arbeiten dadurch direkt zum Erliegen. Im Folgenden soll beschrieben werden, wie wir eine ausfallsichere und georedundante Infrastruktur für einen Kunden aufgebaut haben:

Ganz wichtig: Dank der Georedundanz wird auch ein Disaster-Recovery Szenario ermöglicht, d.h. selbst wenn es zum Totalausfall eines Rechenzentrums kommt, wird die Infrastruktur trotzdem weiterhin funktionieren, da eine Verteilung auf mehrere Rechenzentren vorliegt.

Um dies zu erreichen haben wir einen Verbund aus ADFS-Server, Domänenkontroller und SQL-Cluster vollständig in Azure aufgebaut. Für den Aufbau haben wir sechs virtuelle Maschinen und zwei dynamische Azure Gateways benötigt.

Das Deploymentschema soll mit Hilfe der nachfolgenden Abbildung visualisiert werden:

 

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Die Serverlandschaft ist auf drei Rechenzentren verteilt – zwei Azure Rechenzentren (Dublin/Amsterdam) und ein On-Premise Rechenzentrum vom Kunden in Deutschland. Zwischen den Rechenzentren sind Multisite-VPN-Tunnel mit dynamischem Routing konfiguriert. Die virtuellen Maschinen im westlichen Azure-Rechenzentrum sind in einer Verfügbarkeitsgruppe zusammengeführt, um die SLA von 99,95% gewährleisten zu können. Die VMs im nördlichen

Rechenzentrum haben keine Replikate weil sie nur für den Disaster-Fall aktiv geschaltet werden sollen. So können Kosten gespart werden und dennoch ist man auf der sicheren Seite. Der Traffic-Manager übernimmt die Rolle eines Load-Balancers bei der Verteilung von Anfragen auf die ADFS-Server. Der SQL-Cluster besteht aus drei VMs, was die höchste Ausfallsicherheit gewährleistet, die Commits werden bei zwei SQL-Servern im westlichen RZ synchron ausgeführt, damit die Integrität gewährgeleistet werden kann. Aufgrund der Entfernung wäre es ungünstig die Commits synchron auf dem dritten Server durchzuführen, weil es sonst zu erheblichen Leistungsverlusten gekommen wäre.

Sie sehen, mit Hilfe der Clouddienste von Microsoft können Sie die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls Ihrer kompletten Infrastruktur auf ein verschwindend kleines Risiko reduzieren.

Details zur Implementierung und/oder Unterstützung geben wir Ihnen gern. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt.

 

Autor: Walter Nuss

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Die Cloud im Alltag – Gedanken zur Compliance

Donnerstag, 26. März 2015

UnbenanntDie Nutzung von Cloud-Diensten im Unternehmen wird für das operative Tagesgeschäft aufgrund der bereitgestellten Software, Speicherkapazitäten, Rechnerleistungen und den flexiblen Zugangsmöglichkeiten auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zunehmend nachgefragt. Diese Form der Informations- und Datenauslagerung wird in verschiedenen Branchen allerdings kritisch im Zusammenhang mit einer datenschutzkonformen Ausgestaltung gesehen.

Wir hatten uns bereits in einem weiteren Beitrag zum Thema Datenschutz mit der Thematik beschäftigt, wie sicher die Cloud denn nun eigentlich sei. Mit dieser Frage hat sich auch der TÜV zertifizierte Datenschutzexperte Mike Rasch auseinandergesetzt und dies im nachfolgenden Blogbeitrag festgehalten.

8211bewsw Mike Rasch – Gedanken zur Compliance der Microsoft Cloud

Die Nutzung von Cloud-Diensten im Unternehmen wird für das operative Tagesgeschäft aufgrund der bereitgestellten Software, Speicherkapazitäten, Rechnerleistungen und den flexiblen Zugangsmöglichkeiten auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zunehmend nachgefragt. Diese Form der Informations- und Datenauslagerung wird in verschiedenen Branchen allerdings kritisch im Zusammenhang mit einer datenschutzkonformen Ausgestaltung gesehen.

Grundsätzlich – und dies ist voranzustellen – gelten die spezifischen Datenschutzgesetze der Länder, in denen die Daten auf den Servern abgelegt werden. Innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes kommen im harmonisierten Kundeninteresse nahezu identische Inlandsregelungen zum Tragen. Die erste Frage die sich ein Entscheider zur Datenauslagerung daher stellen sollte, ist folglich die nach dem Standort der datenverarbeitenden Stellen.

Im Weiteren Verlauf sollte geklärt werden, ob der Standort als auch die konkreten Umsetzungen das eigene und das Vertrauen der Endkunden in eine Datenweitergabe bzw. –verwendung rechtfertigen. Das konkrete Bedürfnis des Kunden im gesamten technisierten Alltag auf ein angemessenes Datenschutzniveau zu vertrauen und jenes auch im Tatsächlichen zu hinterfragen, ist nicht zu unterschätzen.

Insbesondere der Software-Konzern Microsoft befasst sich nicht nur theoretisch sondern auch praktisch verstärkt mit dieser Thematik und hat eine Vielzahl von Maßnahmen veranlasst, um die anvertrauten gespeicherten Daten zu schützen. Sämtliche Microsoft‐Infrastruktur, welche die Cloud-Anwendungen (Office 365, Microsoft Azure, CRM Online) bereitstellt, bietet zudem spezielle Instrumentarien an z.B. Azure Rights Management (Verschlüsselung von Daten durch ein Hardware-Sicherheitsmodul), um die Datensicherheit fachlich und juristisch zu unterstützen.

Der maßgebende Compliance-Gedanke wird durch die derzeit im Cloudbereich in dieser ausdifferenzierten Form einzigartige Akzeptanz der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln untermauert. Standardvertragsklauseln stellen aus Sicht der europaweiten Aufsicht eine adäquate datenschutzrechtliche Lösung für eine Zulässigkeit der Auslagerung von datenverarbeitenden Prozessen dar. Das vertragliche Übereinkommen dient als Grundlage für die nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz geforderte Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement) zur zwingend vorzunehmenden risikoaffinen und gefährdungsanlysierenden Einzelfallbetrachtung.
Die Artikel 29-Datenschutzgruppe hat Microsoft am 2. April 2014 ausdrücklich bestätigt, dass die getroffenen Vereinbarungen zu einer ordnungsgemäßen Umsetzung der EU-Standardvertragsklauseln geeignet sind eine Datenweitergabe sogar außerhalb der EU mithin rechtlich dem Grunde nach zulässig ist. Die weiterhin geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten stellt Microsoft ebenso wie gesonderte datenschutzrechtliche Zertifizierungen (z.B. Safe Harbour) durch regelmäßige ISO/IEC 27001-Zertifizierungen sicher.

Aktuell setzt Microsoft als einer der ersten Cloud-Anbieter überdies den internationalen ISO/IEC 27018 Stan¬dard für Datenschutz in der Cloud um. Die Erweiterung des ISO 27001-Standards bezieht sich im Detail auf den Schutz der in der Cloud gelagerten personenbezogenen Da¬ten. Durch die transparente Gestaltung des Datenflusses erhält der Kunde somit einen Einblick über die getroffenen Maßnahmen zur Datensicherheit und kann durch die qualitative Netzwerkinfrastruktur produktiv über die Daten verfügen; wesentliche Aspekte eines datenschutzkonformen Agierens.

Für weitere Informationen zu Cloud Services sprechen Sie uns gerne an oder schauen Sie einfach hier.

Autor: Mike Rasch

Das IT-Jahr 2014 neigt sich dem Ende und wir blicken zurück

Freitag, 19. Dezember 2014

Das Jahr neigt sich dem Ende und mit der Adventszeit kommt auch die Phase der Jahresrückblicke. Wie auch schon 2011, 2012 und 2013 schauen wir auch in diesem Jahr auf wichtige IT-Ereignisse zurück.

jahresrueckblick 2014

Industrie 4.0 – Zukunftsprojekt der Bundesregierung

Die Industrie steht vor einem massiven Umbruch: Die Innovationszyklen werden kürzer, die Flexibilisierung der produzierenden Akteure steigt ebenso wie die Individualisierung von Produkten. Maßgebliche Treiber der Entwicklung sind das Internet und Innovationen aus dem ITK-Bereich. Dieser Transformationsprozess des industriellen Sektors, der auch mit dem Begriff „Industrie  4.0“ umschrieben wird, forderte dieses und die kommenden Jahre eine stärkere Zusammenarbeit der ITK-Branche und der Fertigungsindustrie.

Microsoft kauft Nokias Mobilfunksparte

Mit Nokias Mobilfunksparte wechselte ein weiterer ehemals großer Handy-Hersteller im April den Eigentümer. Die Übername durch Microsoft für 5,84 Milliarden Euro war aufgrund von Nokias schwächelndem Absatz jedoch abzusehen. Microsoft erhält auf einen Schlag das gesammelte Mobilfunk-Know-how des traditionsreichen Unternehmens und kann mit der Strategie -Hard- und Software aus einer Hand-  in diesem und im kommenden Jahr Marktanteile wettmachen.

Der XP-Support endet

Mehr als jeder zehnte Windows-PC in Deutschland lief im Februar noch unter Windows XP, hat Statcounter gezählt. Im April war es dann trotzdem soweit: Microsoft stellte den Support für das konzeptionell überholte Betriebssystem nach 13 Jahren ein.

BND ist mit im NSA-Boot

Die offizielle Empörung der Bundesregierung über das Abhören des Kanzlerinnentelefons durch die NSA 2013 erscheint seit April in etwas anderem Licht: Bei einer Video-Anhörung im Europarat offenbarte der Ex-NSA-Mitarbeiter Snowden, dass die NSA eng mit deutschen Geheimdiensten zusammenarbeitetet und regelmäßig Daten austauschte. Auch große IT-Firmen gerieten in Verdacht mit der NSA zu kooperieren. IT-Firmen fürchten zu Recht um ihr Kundengeschäft, vor allem im Cloud-Sektor sowie der Cloud Monitor 2014 bestätigte, dass infolge der NSA-Affäre ein Wachstumsdämpfer eintrat. Microsoft klagt nun gegen ein Urteil aus den USA, welches besagt, dass Unternehmen Kundendaten offenlegen müssen, wenn sie für die amerikanische Regierung von Interesse sind. Apple, Cisco, Verizon und AT&T unterstützen  Microsoft auf diesem Weg. Die Firmen warnen, dass die Entscheidung des Richters negative Konsequenzen für ihr Geschäft haben könnte.

Microsoft erfüllt seit dem 01. Juli 2014 europäisches Datenschutzrecht

blog_office365_092013Alle 28 nationalen Datenschutzbehörden, die Unternehmen mit Niederlassungen innerhalb der Europäischen Union beaufsichtigen, haben gemeinsam einen Brief verfasst (Article 29 Letter), der bestätigt, dass Microsoft ordnungsgemäße Vertragsbestimmungen für seine Enterprise Cloud Services verwendet.  Kunden können die Microsoft Services in dem Wissen verwenden, dass der Datentransfer weltweit die Datenschutzbestimmungen der EU erfüllt. Diese gehören zu den strengsten der Welt. Microsoft ist der einzige große Cloud-Anbieter, der eine solche Anerkennung erhalten hat.

Big Data

Das Dauerthema BigData war auch in diesem Jahr weiterhin präsent. Die in den Unternehmen anfallenden Daten wachsen weiter exponentiell an. Die Anforderungen an die IT, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten und die Datenberge beherrschbar und nach Möglichkeit produktiv für das Unternehmen nutzbar zu machen, steigen. Analysen sollen in Echtzeit erfolgen; das heißt umfangreiche Reports sollen auf Knopfdruck erstellt werden. Seit diesem Jahr können sich Unternehmen mit den Power BI Tools von Microsoft auf leichtem Wege geschäftsrelevante Kennzahlen und Erkenntnisse in Excel und Office 365 abrufen, auswerten und visualisieren lassen. Endanwender können mit nur wenigen Handgriffen aussagekräftige und anspruchsvolle Reports und Datenanalysen erstellen, ohne tiefgehendes Big Data Know-How besitzen zu müssen.

Hybrid-IT

Um komplexe IT-Anforderungen durch Anwendung neuer Technologien meistern zu können, setzen Unternehmen stärker denn je sogenannte Hybrid Cloud Lösungen (Mix aus privater und öffentlicher Cloud) ein. Laut dem Cloud Monitor der KMPG sind es 2014 40% der deutschen Unternehmen, die auf Cloud-Technologie setzen und 29% planen und diskutieren den Einsatz. Gerade in den einzelnen Fachbereichen werden Cloud Services und SaaS Applikationen zunehmend für Testumgebungen oder bei Spitzenlasten eingesetzt, andere Bereiche hingegen benötigen eine weiterhin vollkommen abgeschottete dedizierte Server-Infrastruktur. Dies stellt die IT vor zahlreiche Herausforderungen, denn sie muss weiterhin eine zentrale Steuerungsfunktion sowie den Gesamtüberblick über die verwendeten Ressourcen, Kosten und Daten behalten. Generell wird der Trend anhalten, immer mehr Rechnerleistung in die Cloud auszulagern und Anwendungen werden noch in viel stärkerem Maße als bisher über den Browser bedienbar sein.

Mobile Business

Die zunehmende Einbindung mobiler Endgeräte in die Unternehmensprozesse verändert die Arbeitsweise der Mitarbeiter gewaltig. Immer mehr Unternehmen statten aus Sicherheitsgründen ihre Mitarbeiter mit Tablets und Smartphones aus. Auf diese Weise wollen sie der Praxis, dass Mitarbeiter eigene Devices zum Arbeiten verwenden, Einhalt gebieten. Denn vielerorts haben die Mitarbeiter Bring Your Own Device längst eigenmächtig realisiert. Ihr Anspruch: Unabhängig vom verwendeten Mobilgerät möchten sie mit geeigneten Business-Apps effizient arbeiten. Sie erwarten, damit ähnlich schnell und einfach Reisen zu organisieren, mit externen Dienstleistern zu chatten oder unterwegs die Webseiten der Kunden zu lesen – so wie sie es von ihren privaten Apps gewohnt sind. Aber auch für Bring Your Own Device gibt es immer mehr Strategien, private Geräte in eine unternehmensinterne Infrastruktur sicher einzubinden.

Internet der Dinge

Elektronische Geräte im eigenen Zuhause werden immer intelligenter und arbeiten zusammen. Computer, Fernseher und mobile Geräte sind dabei über das Heimnetzwerk miteinander verbunden, mobil oder per Datenkabel. Mittlerweile werden Medien und Inhalte über viele Bildschirme konsumiert – ganz gleich, ob Fernseher, Tablet oder Smartphone. Immer häufiger sind diese Geräte vernetzt und ergänzen sich. Das Internet der Dinge vernetzt nicht nur die Welt, sondern rückt auch Player ins Blickfeld der online-affinen Öffentlichkeit, die bislang eher mit traditioneller High-Tech assoziiert wurden. Bosch etwa kündigte früh im Jahr an, seine Sensor-basierenden Anwendungen in einer neuen Sparte namens Connected Devices and Solutions zu konsolidieren.

Drohnen für global verfügbares Internet

Geradezu ein Megatrend 2014 waren Drohnen: Außer den unbemannten Fluggeräten für militärische und sonstige Aufklärungszwecke ging es um diverse ferngesteuerte oder selbststeuernde Lauf- beziehungsweise Flugburschen. In Ballons und Drohnen wollen Google und Facebook das Internet in bisher abgeschnittene Regionen der Welt fliegen lassen. Drohnen passen in die Strategie von Internet.org. So heißt die Initiative, zu der sich Facebook, Samsung und weitere Technologie-Konzerne schon im August 2013 zusammen geschlossen haben. Erklärtes Ziel der Allianz: Das Internet viel stärker in der Welt verbreiten.

Tendenz 2015

Die Informationstechnologie bleibt die Wachstumssäule des deutschen ITK-Markts. Im kommenden Jahr wird der Umsatz mit Software, IT-Dienstleistungen und IT-Hardware voraussichtlich um 2,4 Prozent auf 79,7 Milliarden Euro zulegen. Das berichtet der Digitalverband BITKOM auf Grundlage aktueller Prognosen des European Information Technology Observatory (EITO).

Mit diesen positiven Aussichten wünschen wir unseren Blog-Lesern, Freunden, Partner und Kunden eine besinnliche Weihnachtszeit und ein erfolgreiches, innovatives Jahr 2014. Für alle die, die sich dem Thema “Arbeitsplatz der Zukunft” (Social Enterprise, Kommunikation, Wissensmanagement etc.) nähern wollen, gibt es noch ein Gewinnspiel. Wir verlosen einen Tagesworkshop “Ihr Arbeitsplatz der Zukunft”. Mehr Infos erhalten Sie hier.

Adventskalender - Weihnachtsaktion 2014

Nur einmal anmelden und überall verfügbar – Einrichten Ihres Single Sign-On für Yammer

Mittwoch, 17. Dezember 2014

Blog Yammer SingleSignOnHeutzutage laufen sehr viele Unternehmensdienste über Websiten, wo ein Login notwendig ist. Um die Sicherheit zu erhöhen und die Verwaltung zu vereinfachen, wird Single Sign-On (SSO) eingesetzt. Frei ins Deutsche übersetzt, geht es hier also um eine „Einmalanmeldung“, die ermöglicht dass man sich mit Hilfe eines Accounts bei mehreren Diensten anmelden kann. Auch für Yammer gibt es die Möglichkeit SSO einzurichten.

Verwendung können dabei beliebige SSO-Systeme finden, so könnte z.B. SAML zum Einsatz kommen.
Wir bei der ProTechnology benutzen AD FS (Active Directory Federation Services), weshalb sich diese Anleitung auch auf diesen Dienst von Microsoft beziehen soll.

Die Einrichtung des Single Sign-Ons geht leider nicht ganz so schnell, wie die der Synchronisierung aus meinem vorhergehenden Blogbeitrag, da Sie auf Hilfe durch den Microsoft-Support angewiesen sind.

1. Serviceanfrage erstellen

Sollten Sie Office 365 haben, dann müssen Sie sich im Office-Admin-Portal einloggen und dann zu „Support“ und weiter auf „Serviceanfragen“ die Ansicht wechseln.

Nun können Sie auf der Microsoft-Support Webseite gehen und dort eine neue Supportanfrage erstellen.

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Unter dem Punkt „add details“, können Sie angeben, dass Sie SSO für Yammer konfigurieren möchten.

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Weitere Einstellung müssen nicht vorgenommen werden, nach dem Versenden der Serviceanfrage werden Sie vom Microsoftsupport aufgefordert eine Yammer SSO Checkliste auszufüllen. Um den Vorgang etwas abzukürzen, können Sie diese Checkliste auch bereits hier vorab herunterladen und der Serviceanfrage unter “attach file” beifügen.

2. AD FS Einrichtung

Nach erfolgreicher Serviceanfrage bekommen Sie vom Support eine Datei mit Metadaten, die für die Einrichtung des AD FS von Nöten sind. Im ersten Schritt müssen Sie auf dem AD FS – Server die Management Konsole öffnen und dort ein neues „Relying Party Trust“ hinzufügen.

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Die Daten über Relying Party können Sie aus der angesprochenen Metadaten-Datei vom Support importieren.

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Alle weiteren Einstellungen können unverändert gelassen werden und mit mehrfachem Klick auf „Next“ kann dieser Schritt abgeschlossen werden.

Als nächstes müssen die „Claim Rules“ editiert werden:

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Nachdem die „Claim Rules“ korrekt eingestellt worden, kann man mit dem Support einen Termin für einen Test vereinbaren. Der Test läuft dann so ab, dass der Support-Ingenieur SSO für das Unternehmen freischaltet und Sie versuchen sich mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse bei Yammer anzumelden. Optimaler Weise werden Sie dann auf das SSO-Portal weitergeleitet und damit wissen Sie, dass Ihre vorherigen Einstellungen richtig waren.

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Nach erfolgreicher SSO- und Synchronisations-Einrichtung werden die Daten selbständig aus dem Active Directory in das Yammer-Profil übernommen. Jegliche Änderungen im AD werden im Nachgang auch im Yammer aktualisiert.
Mit solchen einfachen Optimierungsschritten kann die Effizienz in Ihrem Unternehmen gesteigert werden, da sich Ihre Mitarbeiter nicht mehr um die Aktualisierung der Stammdaten kümmern müssen.

Ähnlicher Blogartikel: Yammer DirSync – Ihr Unternehmensnetzwerk mit Active Directory koppeln

Autor: Walter Nuss

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Erstellen einer (hochverfügbaren) SharePoint 2013 Farm in 30min mit Microsoft Azure

Mittwoch, 22. Oktober 2014

schnell Sharepoint in azure ausrollenMit den Azure-Diensten kann nun eine Microsoft SharePoint 2013-Farm mit SQL Server AlwaysOn bereitgestellt und betrieben werden; heißt Azure unterstützt mit den Sharepoint Server-Farm Features nun das automatische Erstellen einer vorkonfigurierten Sharepoint Server 2013-Farm. So sparen Sie jede Menge Zeit, wenn Sie eine Basis- oder hochverfügbare Sharepoint -Farm zu Test-, Entwicklungs- oder Live-Zweken benötigen. Ihre 30 Tage Azure-Testversion erhalten Sie hier.

Aus 30 Tagen werden 30 Min. – Anna, Systemadmin, zeigt Ihnen, wie schnell die SharePoint Farm steht?

Die Basis-SharePoint -Farm besteht aus drei virtuellen Maschinen:
SharePoint Farm Basiskonfiguration

SharePoint Farm Basiskonfiguration

Sie können diese Farm-Konfiguration bspw. für eine SharePoint-App-Entwicklung oder für Ihre erstmalige Evaluierung von Sharepoint 2013 verwenden.

Die hochverfügbare SharePoint-Farm besteht aus neun virtuellen Maschinen:
SharePoint Farm Hochverfügbarkeitskonfiguration

SharePoint Farm Hochverfügbarkeitskonfiguration

Sie können diese Farm-Konfiguration verwenden, um eine höhere Auslastung, eine hohe Verfügbarkeit der externen Sharepoint Sites und um SQL Server AlwaysOn für eine Sharepoint-Farm zu testen.

Für die Konfigurationsdetails der beiden Farmen klicken Sie bitte hier.

Diese Farms haben einen vorkonfigurierten Endpoint, um authentifizierten Web Traffic (TCP Port 80) auf dem Sharepoint-Web-Server über einen mit dem Internet verbundenen Client-Computer zu ermöglichen. Dieser Endpunkt ist eine vorkonfigurierte Teamwebsite. Um auf diese Teamwebsite zu zugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

  1.      Im Azure Portal klicken Sie auf “Suchen”, und klicken Sie dann auf “Ressourcengruppen”.
  2.      In der Liste der Ressourcengruppen klicken Sie auf den Namen Ihrer Sharepoint-Farm Ressourcengruppe.
  3.      Klicken Sie innheralb Ihrer SharePoint-Farm Ressourcengruppe auf Bereitstellungsverlauf.
  4.      Im Bereitstellungsverlauf rufen Sie Microsoft.SharePointFarm auf.
  5.      Unter Microsoft.SharePointFarm kopieren Sie die URL, die im Feld SHAREPOINTSITEURL zusehen ist.
  6.      In Ihren Internet-Browser fügen Sie die URL in das Adressfeld ein.
  7.      Geben Sie bei der Aufforderung die Anmeldeinformationen (Benutzer-Account), die Sie beim Erstellen der Farm hinterlegt haben, ein.

Innerhalb der Zentraladministration der SharePoint-Site können Sie MySites, SharePoint-Anwendungen und andere Funktionen konfigurieren. Weitere Informationen zur Konfiguration von Sharepoint 2013 gibt es hier.

Um Zugriff auf die Zentraladministration zu erlangen, setzen Sie folgende Schritte um:

  1. Im Azure Portal klicken Sie auf “Suchen” und anschließend auf “Ressourcengruppen”.
  2. In der Liste der Ressourcengruppen klicken Sie auf den Namen der Sharepoint-Farm-Ressourcengruppe.
  3. Klicken Sie im Bereich für Ihre Sharepoint-Farm Ressourcengruppe auf Bereitstellungsverlauf.
  4. Im Bereitstellungsverlauf rufen Sie Microsoft.SharePointFarm auf.
  5. Unter Microsoft.SharePointFarm kopieren Sie die URL, die im Feld SHAREPOINTCENTRALADMINURL zusehen ist.
  6. In Ihrem Internet-Browser, fügen Sie die URL in das Adressfeld ein.
  7. Geben Sie bei der Aufforderung die Anmeldeinformationen (Benutzer-Account), die Sie beim Erstellen der Farm hinterlegt haben, ein.

Hinweise:

Das Azure Portal erstellt diese virtuellen Maschinen innerhalb Ihres Abonnements und in einem cloudbasierten, virtuellen Netzwerk. Es gibt keine Site-to-Site-VPN-Verbindung zurück zu Ihrem Unternehmensnetzwerk. Sie können diese Server über Remote-Desktop-Verbindungen einfach verwalten.

Um Ihre Sharepoint-Farm mit Azure zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Im Microsoft Azure Portal auf Virtual Machines und dann auf Sharepoint Server Farm klicken.
  2. Im Sharepoint-Farm Bereich, geben Sie den Namen einer Ressourcengruppe an.
  3. Geben Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort für ein lokales Admin-Konto für jede virtuellen Maschine in der Farm an.
  4. Wenn Sie die Hochverfügbarkeitsfarm möchten, klicken Sie auf Aktivieren von hoher Verfügbarkeit.
  5. Um den Domänencontroller zu konfigurieren, klicken Sie auf den Pfeil. Sie können einen Hostnamen-Präfix (die Standardeinstellung ist der Ressourcen-Gruppenname) wählen und geben Sie bitte einen Struktur-Stammdomänennamen (Standard ist contoso.com), und die Größe der Domänen-Controller (Standard ist A1) an.
  6. Um Ihren SQL-Server zu konfigurieren, klicken Sie auf den Pfeil. Sie können einen Hostnamen-Präfix (die Standardeinstellung ist der Ressourcengruppen-Name)  und die Größe des SQL-Servers (Standard ist A5) wählen. Geben Sie danach das Datenbankzugriffskonto und das Passwort an, und geben Sie den Namen des SQL-Server-Dienstkontos (der Standard ist SqlService) und das dazugehörige Passwort (Standardmäßig ist das gleiche Kennwort, wie es beim Administrator-Konto gewählt wurde, hinterlegt).
  7. Um Ihren Sharepoint-Server zu konfigurieren, klicken Sie auf den Pfeil. Sie können einen Hostnamen-Präfix (die Standardeinstellung ist der Ressourcegruppen-Name) und die Größe des SharePoint-Servers (Standard ist A3) wählen. Standardmäßig wird das Administratorpasswort für das SharePoint-Benutzerkonto, Farmkonto und Passwort verwendet.
  8. Um optionale Konfiguration (Ihr virtuelles Netzwerk oder Speicherkonto, Diagnosen) durchzuführen, klicken Sie auf den entsprechenden Pfeil.
  9. Um das Abonnement zu spezifizieren, klicken Sie auf den entsprechenden Pfeil.
  10. Um den Ort (Region) anzugeben, klicken Sie auf den entsprechenden Pfeil.
  11. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.
https://portal.azure.com

https://portal.azure.com

Sharepoint Server-Farm verwendet den Azure Resource Manager mit entsprechenden Powershell-Skripten, um die Infrastruktur und die Server-Konfigurationen automatisch zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Windows Powershell mit Resource Manager.

Erfahren Sie mehr zum Thema Microsoft Azure und Datensicherheit in der Cloud zu unserer gemeinsam im Nov/Dez 2014 stattfindenen Roadshow “Cloud Executive Business Brunch” mit Microsoft. Mehr Details zu den Events erfahren Sie unter folgendem Link.

Autor: Sascha Blickensdörfer

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Yammer DirSync – Ihr Unternehmensnetzwerk mit Active Directory koppeln

Dienstag, 14. Oktober 2014

13410590_blogYammer ist ein für Unternehmen konzipiertes soziales Netzwerk, das seit September 2008 am Markt vertreten ist. Im Jahr 2012 wurde Yammer von Microsoft aufgekauft und stetig weiterentwickelt, um die Integration zu anderen Produkten wie SharePoint oder Office herzustellen und sukzessive zu verbessern.

Yammer ermöglicht eine sichere Kollaboration zwischen Abteilungen und verschiedenen Standorten eines Unternehmens. Damit wird eine Verbreitung von firmeninternen Wissens erleichtert und die Zusammenarbeit deutlich effizienter. Mehr Informationen über die Features und Vorteile finden Sie unter diesem Link.

Synchronisation mit Active Directory

Eine Synchronisation zwischen Yammer und dem Active Directory ist möglich, wodurch alle Mitarbeiterdaten immer aktuell auch im Yammer vorliegen. Nachfolgend soll beschrieben werden, welche Schritte durchlaufen werden müssen, um eine Synchronisation erfolgreich durchzuführen.

1. Sync-Tool installieren
Auf einem AD-Server muss das Yammer-Directory-Sync-Tool installiert werden. Die Datei zum Download finden Sie unter dem folgenden Link.

2. Firewalleinstellungen überprüfen
Nach Installation des Sync-Tools müssen Sie sicherstellen, dass der Server mit dem Internet kommunizieren kann. Um eine allumfassende Synchronisation zwischen Yammer und dem AD zu erreichen, müssen unterschiedliche Ports freigeschalten werden. Zunächst sollte Port 443 offen sein, damit ausgehender Traffic möglich ist. Zusätzlich sollte ausgehender SMTP-Traffic freigeschalten werden, dadurch kann das Sync-Tool Einladungsmails an neue AD-Nutzer verschicken. Um dies zu ermöglichen dürfen die Ports 25 oder 587 nicht geblockt werden. Für die AD-Synchronisierung wird standardmäßig Port 389 genutzt, dieser muss ebenfalls offen sein.

3. Yammer Service Account einrichten
Für die Einrichtung eines Yammer Service Accounts sind drei Schritte nötig:
1. Einen Mail-Account für den Synchronisation-Service einrichten (z.B. yammerdsync@companyname.com)
2. Mit dieser E-Mail-Adresse bei Yammer registrieren
3. Diesen Account zum Yammer-Admin machen

4. Synchronisierung eingrenzen
Es ist in der Regel so, dass neben den Benutzerkonten im AD auch die Konten für sämtliche Services und Programme angelegt werden. Um bestimmte OUs (Organizational Unit – ein Containerobjekt in einem Active Directory) von der Synchronisierung auszuschließen, müssen in der Sync-Tool Konfiguration bereits vor dem Einrichten Änderungen vorgenommen werden. Die Konfigurationsdatei finden Sie durch Rechtsklick auf das Sync-Tool-Symbol im Tray. Dort angekommen öffnen Sie über „About“ ein neues Fenster, wo Sie anschließend die „Advanced Configuration“ auswählen.

 

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Im Nachgang öffnet sich ein Verzeichnis mit Log-Dateien und Konfigurationen, die im JSON-Format gespeichert sind (Die Log-Dateien können bei Problemen sehr hilfreich sein).

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Für unseren Task interessiert uns lediglich die „globalsettings.config.json“-Datei. In dieser müssen Sie den Abschnitt „Queries“ finden und dort im oberen(!) Teil folgende Zeile wie auf dem Bild einfügen:

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Der untere Teil bleibt unverändert.

 
5. Sync-Tool Konfigurieren
Im nächsten Schritt gilt es, das Sync-Tool wunschgemäß zu konfigurieren. Dazu starten Sie das Tool und loggen sich mit der eingerichteten Yammer-Admin-Adresse ein.

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Im Reiter „Directory Settings“ geben Sie den Hostnamen vom AD-Server ein und wählen anschließend aus, mit welchem Benutzernamen sich das Tool auf dem Server einloggen soll.

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Nach einem Klick auf „Login“ sollte die Validierung losgehen, die im Anschluß durch einen Ergebnisbericht ausgewertet wird.

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Damit das Sync-Tool die Einladungsmails an die neuen AD-Nutzer versenden kann, müssen Sie die Maileinstellungen Ihres Mail-Servers eingeben.

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Nachdem die Mail-Einstellungen erfolgreich überprüft worden sind, kann die Synchronisation aktiviert werden und der Prozess ist hiermit erfolgreich abgeschlossen.

bild 9

In meinem nächsten Blog-Artikel wird die Einrichtung von Single Sign On mit Yammer näher erklärt. Das heißt mit dieser Anleitung lernen Sie, wie die Einmalanmeldung auch für Ihr Unternehmensnetzwerk Yammer greift.

Autor: Walter Nuss

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Viele Wege führen zu Ihrem Office!

Dienstag, 29. Juli 2014

iStock_000015634604LargeViele Nutzer verbinden mit einem Office Paket Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Doch so einfach und überschaubar ist es aber dann doch nicht.

Damit es etwas übersichtlicher bleibt, beschränke ich mich heute mal auf die Office Versionen, die für die Nutzung von wirtschaftlichen Unternehmen sind. Zusätzlich gibt es weitere Editionen für Privatanwender, Schüler/Studenten, sowie für staatliche Organisationen und vieles mehr.

 

Inhalt Microsoft Office – Software Pakete

  • Word*
  • Excel*
  • PowerPoint*
  • Outlook*
  • OneNote*
  • Access
  • Publisher
  • Lync

*diese Programme sind in der Regel in jeden Office Paket für Business Anwender integriert.

 

Viele Wege führen zu Ihrem Office – hier eine kleine Übersicht:

  • Office in einem Volumenlizenzvertrag
    • Office Standard
    • Office Professional Plus
    • Office als Box Produkt
      • Office Home and Business 2013
      • Office in einem Office 365 Abo
        • Smal Business Premium
        • Midsize Business Premium
        • Enterprise €3
        • Office in einem Office 365 in einem Volumenlizenzvertrag
          • Smal Business Premium
          • Midsize Business Premium
          • Enterprise E3

Nicht nur der Name der Office Pakete ist unterschiedlich, sondern auch die darin enthaltenen Software Pakete. Damit es auch noch etwas komplizierter wird, unterscheiden sich zudem die Nutzungsrechte der Lizenzen.

Fangen wir mal mit der billigsten Variante an, dem Office Home an Business: Dieses dürfen Sie auf einem Client installieren und nutzen. Falls Sie aber eine der folgenden Optionen nutzen wollen, müssen Sie ein Office Paket aus einem Volumenlizenzvertrag erwerben.

  • Nutzung des Office auf einem Terminalserver
  • Nutzung von Office Web-Apps in SharePoint
  • Nutzung einer älteren Office Version mit einer aktuellen Lizenz
  • Den gleichen Aktivierungs-Key für die Software
  • Nutzung auf einem Zweitgerät (Desktop PC und Laptop mit einer Lizenz)

Zusätzlich verwalten Sie Lizenzen in einem Volumenlizenzvertrag ganz einfach in einem webbasierten Portal von Microsoft und müssen nicht für den Nachweis der korrekten Lizenzierung, die Verpackungen, Datenträger, Original-Rechnungen sicher aufbewahren, so wie das bei den Box Produkten der Fall ist.

Bei Microsoft gibt es aktuell 9 verschiedene Volumenlizenzprogramme. Eine sehr gute Übersicht dazu finden Sie hier.

 

Office 365 – dahinter verbergen sich die vielen verschiedenen Cloud Dienste von Microsoft.

Auch in diesem Rahmen besteht die Möglichkeit ein Office zu erwerben. Je nach Größe des Unternehmens gibt es verschiedene E-Pläne.

  • Smal Business Premium für Unternehmen bis max. 25 USER
  • Midsize Business Premium für Unternehmen bis max. 300 USER
  • Enterprise E3 für Unternehmen ab 250 USER

Die Pakete sollten strategisch passend zu dem Mitarbeiterwachstum ausgewählt werden. Wie oben schon ausgewiesen gibt es 2 verschiedene Möglichkeiten Office im Rahmen von Office 365 erwerben. Wenn Sie Office zusätzlich auf einem Terminal Server nutzen wollen, müssen Sie es über einen Volumenlizenzvertrag bei Microsoft erwerben. Nur Volumenlizenzen dürfen für Terminal Server Dienste genutzt werden.

Die Office Pakete aus dem Office 365 Programm haben den Vorteil, dass jeder USER 5 Office Installationen und die Office Web Apps Nutzen darf. Diese sind sehr hilfreich, wenn man mit einem Tablet oder Smart Phone Dokumente im SharePoint bearbeiten möchte. Es handelt sich auch nicht um einen klassischen Lizenzkauf, sondern es ist eine Art Mietmodell mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr.

Ich hoffe ich konnte etwas Licht in den Microsoft Lizenzdschungel bringen. Gern beantworte ich auch Ihre offenen Fragen in einem persönlichen Gespräch. Bitte beachten Sie, dass meine Angaben zu dem Lizenzprogrammen nicht rechtsverbindlich sind. Rechtsverbindliche Informationen können Sie in Ihrem Lizenzvertrag  und in den entsprechenden Dokumenten von Microsoft nachlesen. Hier geht´s zum Dokumentencenter.

Autor: Matthias Boden

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Microsoft erfüllt europäisches Datenschutzrecht für seine Cloud-Produkte Office365, Dynamics CRM, Microsoft Azure

Montag, 07. Juli 2014

blog_office365_092013Alle 28 nationalen Datenschutzbehörden, die Unternehmen mit Niederlassungen innerhalb der Europäischen Union beaufsichtigen, haben gemeinsam einen Brief verfasst (Article 29 Letter), der bestätigt, dass Microsoft ordnungsgemäße Vertragsbestimmungen für seine Enterprise Cloud Services verwendet.  Kunden können die Microsoft Services in dem Wissen verwenden, dass der Datentransfer weltweit die Datenschutzbestimmungen der EU erfüllt. Diese gehören zu den strengsten der Welt.

Microsoft ist der einzige große Cloud-Anbieter, der eine solche Anerkennung erhalten hat. Der offizielle Microsoft Blog zu diesem Thema, verfasst vom Microsoft Executive Vice President und General Counsel Brad Smith, enthält Informationen darüber und über die Gründe, weshalb diese so wichtig für Kunden, die Enterprise Cloud Services verwenden, sind:

Die geprüften Standardvertragsklauseln dienten dazu, vor allem die Datenübermittlungen in Drittstaaten außerhalb der EU zu ermöglichen oder zu vereinfachen. Microsoft sei aktiv mit der Bitte um eine Prüfung der Vertragsausgestaltung auf die EU-Datenschützer zugegangen. Die Regelungen zum Schutz der Daten und Privatsphäre bietet den Kunden mehr Rechtssicherheit. “Wir erwarten, dass sowohl Regierungen als auch Kunden künftig mehr Transparenz und Kontrolle darüber fordern werden, wie Kunden-Daten und persönliche Daten geschützt und wo sie gespeichert werden”, schrieb Smith. Deshalb verschlüssele Microsoft inzwischen auch die Daten seiner Kunden durchgängig. Wie Brads Blog-Eintrag erklärt, stellt Microsoft diese Vertragsinhalte ab jetzt allen Kunden der Cloud Services zur Verfügung. Das europäische Gesetz verlangt es, dass sowohl Microsoft als auch die Kunden diese Vertragsinhalte unterzeichnen, damit sie in Kraft treten. Seit dem 01.07.2014 werden alle Vertragsformulare für die Kunden standardmäßig mit diesen neuen Inhalten versehen.

  • Haben Sie bereits ein Cloud-Produkt von Microsoft im Einsatz, so profitieren auch Sie von dieser aktualisierten Version.
  • Wenn Sie Microsoft Datenverarbeitungsvereinbarung mit Standardvertragsklauseln bislang noch nicht unterzeichnet haben, kann Ihnen Ihr Licensing Sales Specialist auf Verlangen weiterhelfen. Als Open-Kunden      können Sie einfach das O365 Admin Portal besuchen und dort den Bestimmungen der Datenverarbeitungsvereinbarung zustimmen.
  • Wenn Sie noch kein Microsoft Enterprise Cloud Services abonniert haben oder darüber nachdenken, eine der Services hinzuzufügen, gibt es dafür keinen besseren Zeitpunkt, da Sie darauf vertrauen können, dass Microsoft der vertrauenswürdige Anbieter Ihrer Wahl im Bereich Cloud Services ist.

 

Arbeitsplatz der Zukunft:

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Viele Unternehmen vertrauen bereits auf Microsofts Cloud-Technologie, da stets ihre Daten überall zur Verfügung stehen sollen. Mit neuen und integrierten Technologien aus den Bereichen Social, Collaboration und Kommunikation soll in Unternehmen der moderne Arbeitsplatz der Zukunft geschaffen werden. In der modernen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter immer häufiger von unterwegs oder von zuhause aus arbeiten, nimmt die Bedeutung des festen Arbeitsplatzes nämlich zunehmend ab und das Büro wandelt sich zum Dreh- und Angelpunkt für Infrastruktur, Austausch und Social Contacts.

In diesem Webcast von Microsoft und ProTechnology erhalten Sie konkrete Anregungen für Ihren Arbeitsplatz der Zukunft und Ansätze für die Umsetzung Ihrer IT-Strategie für das modernisierte Office:

 

Fragen zum Cloud-Modell von Office365, Dynamics CRM Online und Azure beantworten wir Ihnen gern oder testen Sie die Cloud-Produkte direkt für 30 Tage: Office 365 – 10 User und Office 365 – 25 User (inkl. SharePoint-Online und Lync Online) , Dynamics CRM OnlineMicrosoft Azure.

Ähnlicher Blog-Artikel: Office 365 – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Autor: Melanie Wolf

Telefonkonferenz erfolgreich führen: Strategie und Technologie

Dienstag, 29. April 2014

Radio DJIn der heutigen Geschäftswelt spielen Telefonkonferenzen, gerade auch für Freiberufler, eine wichtige Rolle. Dank weltweiter Vernetzung sind Telkos oder online Meetings eine super Sache, um räumliche Distanzen zu überwinden. Früher konnten sich nur Großkonzerne die teuren Geräte leisten, heute sind die Übertragungssysteme auch für kleine Unternehmen bezahlbar. Die Verbindungen sind schneller, Bild und Ton kommen besser bei allen Teilnehmern an.

Der große Vorteil gegenüber Präsenzmeetings ist auch schnell gefunden, dank fehlender Reisen spart man deutlich an Zeit und Geld.

Schaut man sich die Produkte von Microsoft an, stehen einem hier zwei Dienste zur Verfügung, die bereits im privaten Umfeld und von vielen Unternehmen genutzt werden.

Skype

Skype ist eines der bekanntesten Produkte für Internettelefonie und feierte letztes Jahr seinen 10. Geburtstag. Der Dienst zählt seit der Gründung durch Niklas Zennström und Jans Friis inzwischen über 300 Millionen aktive Nutzer weltweit. Ein interessanter Vergleich nebenher: Für dieselbe Reichweite hat das Handy insgesamt 25 Jahre benötigt. Skype bietet neben einem kostenlosen Konto auch eine Premiummitgliedschaft an. Wie üblich bietet die kostenpflichtige Variante einige zusätzliche Features, wie Gruppenvideoanrufe und Gruppenbildschirmübertragungen. Im Gegensatz zum kostenlosen Modell wird auf die Einblendung von Werbung verzichtet.

Im Businessumfeld ist der Unterschied zwischen Theorie und Praxis bei vielen Unified-Communications-Lösungen recht groß. Die Hoffnung auf hochauflösende Videokonferenzen, ständig aktualisierte Präsenzinformationen oder nahtlose Verbindungen auch mit mobilen Endgeräten erfüllen bei weitem nicht alle Anbieter. Stattdessen kommt es nutzerseitig häufig zu Abbrüchen, Kompatibilitätsproblemen und Übertragungsfehlern.

Mit diesen Problemen hat sich Microsoft intensiv auseinander gesetzt und mit Lync 2013 eine geeignete Lösung gefunden. Praktisch ist natürlich auch die Schnittstelle zwischen Skype und Lync, womit die Nutzer beider Systeme unproblematisch in Kontakt treten können.

Lync 2013

Wenn sich ein Unternehmen für das Produkt Lync in der aktuelle Version entschieden hat, ist leider noch eine weitere Frage zu beantworten: Soll es Lync als Clouddienst sein, oder doch lieber on-premise? Oder eventuell eine Hybridlösung? Auf die einzelnen Unterschiede der möglichen Varianten einzugehen würde den Umfang und die Intention dieses Blogs deutlich sprengen. Sowohl Lync Online, als auch die Servervariante haben ihre Vor- und Nachteile. Gerade für kleinere Unternehmen sollte sich die Cloudlösung aufgrund ihrer guten Skalierbarkeit und der geringen Kosten besonders eignen.

Dass online Meetings eine praktische Erfindung sind ist nicht von der Hand zu weisen, leider gibt es bei deren Umsetzung aber auch ein paar Probleme. Die Comedians Tripp Crosby und Tyler Stanton nähern sich der Thematik äußerst amüsant, indem Sie darstellen, wie ein reales Meeting mit den Problemchen von online Meetings ablaufen würde.

Regelmäßige Stolpersteine bei Telefonkonferenzen:

–      Einwahlschwierigkeiten

–      Unterbrechungen, weil die Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen

–      Verbindungsprobleme

–      Hintergrundgeräusche

–      Personen sprechen gleichzeitig

Um erfolgreich eine Telefonkonferenz durchzuführen, sind einige Punkte zu beachten. Eine besondere Rolle geht dabei dem Moderator zu, der im Vorfeld bestimmt werden sollte, um das Meeting im Vorfeld zu planen und während des Gesprächs moderiert.

Die Vorbereitung durch den Moderator

Der Moderator sollte im Vorfeld eine Teilnehmerliste erstellen, damit alle Beteiligten darüber informiert werden, wer sich im Gespräch befindet. Auch die terminliche Planung und notwendige Absprache mit den Teilnehmern sind vom Moderator durchzuführen, bei internationalen Gesprächen müssen mögliche Zeitverschiebungen beachtet werden. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Abklärung der technischen Komponenten, Stichwort Zugangsdaten bzw. Einwahlnummer. Zu guter Letzt sollte eine Agenda als roter Faden für die Telefonkonferenz erstellt werden.

Die angesprochenen Daten sollten dann allen Teilnehmern vorab in einem Termin zugesandt werden.

Verhaltensknigge für alle Teilnehmer

–      Pünktlichkeit ist für die Durchführung einer erfolgreichen Telko unabdingbar

–      Störgeräusche vermeiden (Handy stumm schalten, Fenster schließen etc.)

–      Agenda bereithalten, um den Ablauf zu kennen

–      Deutlich und langsam sprechen, bevor man beginnt zu sprechen, sollte der Name genannt werden

(insofern die Teilnehmer sich nicht bereits kennen)

–      Sich gegenseitig aussprechen lassen, sonst entsteht ein nicht verständlichen Stimmengewirr

–      Bei einer Videoübertragung sollte grelle Farben und zu stark gemusterte Kleidung vermieden werden,

um optische Irritationen zu vermeiden

Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz

Sollte es sich um eine Telefonkonferenz mit Video handeln, dann gibt es für einen Moderator deutlich weniger zu tun, als bei reiner Sprachübermittlung. Im Folgenden soll auf einige Punkte eingegangen werden, die durch einer fehlenden Visualität Beachtung geschenkt werden sollte.

Auch wenn es etwas befremdlich wirkt, ist es bei Telefonkonferenzen ohne Bild von zentraler Bedeutung, dass der Moderator viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlicht. Das bedeutet im Klartext, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, aufzählt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Jedem Teilnehmer sollte zu Beginn die Möglichkeit gegeben werden etwas zu sagen, so kann man auf einfache Weise überprüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist. Eventuelle Probleme können so bereits zu Beginn behoben werden und stören später nicht den Ablauf der Telko. Da niemand sehen kann, wenn sich ein Teilnehmer zu Wort melden möchte, sollte der Moderator immer ausdrücklich nach Wortmeldungen fragen und den Teilnehmern ein paar Sekunden einräumen, um das Wort zu ergreifen. Zwischen- und Endergebnisse einer Diskussion sollten noch einmal wiederholt werden. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting. Für alle Teilnehmer wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht.

Mit der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von ein paar simplen Regeln wird Ihre nächste Telefonkonferenz mit Sicherheit ein Erfolg.

Autor: André Balfanz

Quellen: Karrierebibel, experto, Googlebooks, meetyoo, blog.soft-skills, wiwo, blog.wido, Tagesschau, Blogs.skype, computerwoche