Archiv für die Kategorie ‘CRM-SharePoint-Integrator’

OneNote heiratet CRM/SharePoint-Integrator

Freitag, 12. September 2014

Wedding coupleDer erste Schritt ist getan, denn ab sofort kann unser CRM/SharePoint-Integrator auch OneNote-Abschnitte und OneNote-Seiten erzeugen. Manchmal gehen Wünsche eben doch in Erfüllung, zumindest wenn es die Wünsche unserer Kunden sind.

Wie ist das möglich?

Beschäftigt man sich ein wenig mit der Materie, findet man die vor kurzem noch angekündigte OneNote-API. Jedoch kann diese API im aktuellen Status nur das OneNote-Notizbuch im eigenen OneDrive bearbeiten. Eine Bearbeitung eines im SharePoint liegenden Notizbuchs ist aktuell noch nicht möglich, aber immerhin bereits auf der Wunschliste.

Da aber auch wir nicht so lange warten wollen, haben wir analysiert, welche Alternativen es gibt. Erstaunlicherweise sind es sogar recht viele, die jedoch alle der Reihe nach aus Gründen der Performance oder Kompatibilität ausscheiden. Nur eine Alternative blieb, die Anfangs regelrecht gepflastert mit Stolpersteinen schien, die sich jedoch im Laufe der Zeit eher als Steighilfen erwiesen.

Wie habt ihr das gemacht?

Nun, allzu sehr möchten wir natürlich nicht ins Detail gehen. Soviel sei jedoch gesagt:
Wir nutzen für dieses Feature die Dienste der Office WebApps für SharePoint. Konkret simulieren wir dabei die Nutzung der OneNote WebApp in SharePoint. Das die entsprechende Implementierung natürlich recht komplex ist und viel Zeit in Anspruch nahm, sollte sich fast schon von selbst verstehen.

Wie schaut das Ganze nun aus?

Dazu haben wir wie üblich ein kleines Beispiel erstellt. In den folgenden Abbildungen haben wir eine Beispielkonfiguration für Sie vorbereitet. Zum besseren Verständnis der Möglichkeiten, zeigen wir Ihnen einen zweistufigen Aufbau.

1. OneNote-Abschnitt pro Firma

Mit dieser Konfiguration wird pro Firma ein OneNote-Abschnitt erstellt. Der Name des Abschnitts wird aus der Firmennummer und dem Firmenname zusammengesetzt, wodurch sich bspw. ein Abschnitt mit dem Name “1234 – Musterbau GmbH” ableitet. Dieser Abschnitt ist leer und erhält, wie in der Konfiguration angegeben, eine zufällige Farbe. Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen.

2. OneNote-Seite pro Verkaufschance

Diese Konfiguration basiert auf der Annahme, dass bereits eine Konfiguration zur Erstellung von OneNote-Abschnitten pro Firma existiert, welche die ID des Abschnitts in das Feld “new_onenotesection_id” schreibt. Dieses Feld lesen wir in unserer Konfiguration zur Erstellung von OneNote-Seiten pro Verkaufschance wieder aus, wodurch die OneNote-Seite im vorher angelegten OneNote-Abschnitt erscheint. Das Ergebnis sollte dann wie folgt aussehen.

Fazit

Mit dem neuen Feature des CRM/SharePoint-Integrators zur Integration von OneNote, wird die komfortable Verwaltung von Notizen in OneNote mit der Struktur und Verwaltbarkeit des CRM gepaart. Eine Hochzeit ungleicher Produkte mit dem Ziel sich gegenseitig zu ergänzen. Was gibt es schöneres?

Autor: Dirk Sarodnick

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Onboarding bei der SharePoint Einführung – Integration von Systemen und Mitarbeitern

Dienstag, 06. Mai 2014

Onboarding - Frau mir PapierfliegerIn der 6. SharePoint-Sendung geht es um das Thema “Onboarding”.  Der Begriff ist Teil des Personalmanagements und bezeichnet das „An Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, die die Integration fördern. Der Begriff ist im IT-Management auch bekannt und vor allem in der Einführungsphase von neuen Systemen. In der aktuellen Folge der SharePoint-Sendung wird folgende Frage beantwortet: Wie bekomme ich die Mitarbeiter dazu, dass Sie das Social Intranet, wie SharePoint, auch wirklich nutzen? Auch in diesem Fall gilt es Multiplikatoren und Mitarbeiter zeitnah in den Phasen der Einführung “an Board zu nehmen” und Maßnahmen zu schaffen, die die Akzeptanz der User für das neue System erhöhen. Oft integrieren Unternehmen die Mitarbeiter bei einer Systemeinführung viel zu spät. Doch schon in den frühen Phasen gilt es die Mitarbeiter einzufangen. Der erste Beitrag innerhalb der 6. Folge erklärt mehr dazu.

6 Phasenmodell Einfuehrung Intranet

6 Phasenmodell zur Einführung eines Intranets von perlrot (Integrieren Sie schon in diesen Phasen Ihre Mitarbeiter)

 

Eine weitere Maßnahme die User-Akzeptanz zu erhöhen ist die Abschaffung von Insellösung und das Erzeugen einer harmonischen Systemlandschaft.

Das heißt, Unternehmen sollten in den frühen Phasen bereits beleuchten, inwiefern schon eingeführte Systeme an den richtigen Stellen mit dem neuen System verbunden werden können. ProTechnology ist unter anderem im Bereich Application Integration unterwegs und schafft mit Out-of-the-box-Lösungen, wie dem CRM-SharePoint-Integrator, eine Brücke zwischen zwei Systemen, wie in diesem Fall dem Kundenmanagementsystem Dynamics CRM und dem Social Intranet SharePoint. Dokumente gehören ins SharePoint, Notizen ins OneNote, Kundendaten ins CRM, aber was ist mit Kundendokumenten und -notizen? Mit dem Produkt erzeugen Sie automatisiert SharePoint- bzw. OneNote-Funktionalität im Dynamics CRM und haben stets den Einblick auf die wichtigen Notizen und Dokumente, auch im CRM. Ein Systemwechsel wird damit unterbunden und der Nutzer muss für die Informationseinholung nicht mehrere Systeme nutzen. Im letzten Beitrag (ab 22:28min) der SharePoint-Sendung wird das Produkt CRM-SharePoint-Integrator von ProTechnology mit seinen Features vorgestellt.

Quellen: http://diesharepointsendung.de/
Autor: Melanie Wolf

SharePoint (Online) in CRM (Online) integrieren? Go for IT!

Mittwoch, 04. Dezember 2013

SharePoint-CRM-IntegrationKennen Sie das Problem, wenn Dokumente im CRM nicht auch im SharePoint sind? Oder wenn zu einem Kunden jedes mal manuell eine passende SharePoint-Seite angelegt werden muss? Wir nicht mehr, denn wir haben eine Lösung.

[Randnotiz: Das ist unser Einführungs-Blogartikel. Erfahren Sie mehr auf unserer Produktseite.]

Seit Längerem haben wir eine Lösung in Betrieb, die uns so einige Integrationsthemen abnimmt. Anfänglich noch eher spartanisch, kann diese mittlerweile mit den Eigenheiten der neuen Onlinevarianten von CRM 2013 und SharePoint 2013 umgehen. Der eine oder andere Kunde bekam diese Lösung bereits, jedoch musste diese immer aufwändig angepasst und bereitgestellt werden. Doch nun haben wir eine CRM-Lösung, die bequem importiert und konfiguriert werden kann.

Was denn nun für eine Lösung?

Wir nennen ihn liebevoll “CRM-SharePoint-Integrator“. Es ist, wie bereits erwähnt, eine CRM-Lösung (Solution) die ziemlich einfach importiert werden kann. Dazu begibt man sich im CRM in das Menu “Einstellungen” > “Lösungen”. Dort angekommen wählt man “Importieren” und klickt sich durch den sich öffnenden Assistenten.

Import-Solution1

Was kann der CRM-SharePoint-Integrator?

Vereinfacht ausgedrückt, kann er für unterschiedlichste Ereignisse im CRM (bspw. das Anlegen/Ändern einer Firma) ein/mehrere SharePoint-Objekt/e (siehe Produktmatrix hier) im SharePoint anlegen. Im Folgenden möchten wir Ihnen ein paar Antworten auf die typischen Fragen zu, die uns als Microsoft Systemhaus in Kundenprojekten immer wieder begegnen beantworten:

Wie verbinde ich Microsoft SharePoint und Dynamics CRM?

  • Wie erstelle ich automatisch eine SharePoint-Webseite pro Account, Opportunity oder Kampagne im Dynamics CRM?
  • Wie erstelle ich nach Bedarf SharePoint Bibliotheken, – Webseiten etc. für Entitäten im Dynamics CRM?
  • Wie synchronisiere ich Accountdaten aus Dynamics CRM als Listeneintrag in SharePoint?

Die Standard-Integration bietet leider nur wenig Features, um SharePoint mit Dynamics CRM zu verbinden: Dynamische URLs werden erzeugt, eine Dokumentenverwaltung steht zur Verfügung. Mehr ist es leider nicht. Aber die Lösung CRM-SharePoint-Integrator von ProTechnology bietet viele Vorteile, wie Sie anhand der Produktmatrix unten sehen. Neben Dokumenten-Bibliotheken sind auch Standardlisten, benutzerdefinierte Listen (auch nach Vorlage), Teamseiten und vieles mehr möglich automatisiert aus Entitäten (Datensatztyp) im CRM zu erzeugen. Für die Konfiguration steht eine eigene Entität zur Verfügung, in der Ihr Systemadmin schnell und einfach bestimmen kann, in welcher Entität bei einem bestimmten Ereignis eine SharePoint-Seite/-Element benötigt wird. Auch die Online-Versionen von SharePoint und Dynamics CRM werden unterstützt .

Oberflaeche_fuer_die_Konfiguration

Oberfläche für die Konfiguration

Wie kann die Standard-SharePoint-Integration in Dynamics CRM erweitert werden?

Die Standard-Integration kann um die in der hier aufgeführten Produktmatrix genannten Listen/Seiten erweitert werden oder nutzen Sie komplett die Funktionalität, die SharePoint Ihnen bietet, indem Sie sich SharePoint im IFrame in Dynamics CRM anzeigen lassen. Auf diesem Weg können Sie über ein Fenster im CRM-Datensatz in den SharePoint schauen und Features, wie Kopie herunterladen, Eigenschaften bearbeiten, SharePoint-Suche etc. nutzen.

SharePoint_Dokumentenbibliothek_pro_Account

SharePoint Dokumentenbibliothek pro Account

Projektmanagement_mit_Integration_Dynamics_CRM_und_SharePoint_verbessern

Projektmanagement mit Integration Dynamics CRM und SharePoint verbessern

Welche SharePoint Apps und Funktionen sind im Dynamics CRM integrierbar?

Unsere Produktmatrix und unsere Anwendungsfälle erläutert im Detail, welche SharePoint-Elemente, wie im Dynamics CRM konfiguriert werden können. Von Standardlisten, Dokumentenbibliotheken, benutzerdefinierten Listen/Seiten, Teamseiten, Ordnern, benutzerdefinierten Listeneinträgen mit konfigurierbarem Feld-Mapping, OneNote-Notizbücher/bzw. -Abschnitte, Taxonomie-Einträge mit Hierarchie und vieles mehr sind derzeit möglich aus dem CRM im SharePoint zu erstellen.

Wie verbinde ich OneNote mit Dynamics CRM?

Beschäftigt man sich ein wenig mit der Materie, findet man die vor kurzem noch angekündigte OneNote-API. Jedoch kann diese API im aktuellen Status nur das OneNote-Notizbuch im eigenen OneDrive bearbeiten. Eine Bearbeitung eines im SharePoint liegenden Notizbuchs ist aktuell noch nicht möglich, aber immerhin bereits auf der Wunschliste.

Da aber auch wir nicht so lange warten wollen, haben wir analysiert, welche Alternativen es gibt. Erstaunlicherweise sind es sogar recht viele, die jedoch alle der Reihe nach aus Gründen der Performance oder Kompatibilität ausscheiden. Nur eine Alternative blieb, die Anfangs regelrecht gepflastert mit Stolpersteinen schien, die sich jedoch im Laufe der Zeit eher als Steighilfen erwiesen. Im Screenshot sieht man, wie eine mögliche Konfiguration aussehen könnte. Mehr dazu gibt es auf dem folgenden Blog-Beitrag: OneNote heiratet CRM/SharePoint-Integrator

OneNote - Seite

OneNote-Abschnitt/-Seite pro Account/Verkaufschance im Dynamics CRM

Fazit

Der CRM-SharePoint-Integrator kann Ihnen viele wiederkehrende Aufgaben abnehmen und integriert zudem den SharePoint je nach Wunsch in Ihrem CRM. Kompatibel ist der CRM-SharePoint-Integrator mit dem CRM ab Version 2011 in den Varianten On-Premise und Online sowie mit dem SharePoint ab Version 2007 in den Varianten On-Premise und Online. Die Funktionalität können Sie sich auch nochmal im Webcast hier anschauen:

Erfahren Sie mehr auf unserer Produktseite. Haben Sie Fragen zum Produkt, möchten Sie eine Vorführung oder das Produkt beziehen, so sprechen Sie uns an.

Autor: Dirk Sarodnick und Melanie Wolf
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