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Telefonkonferenz erfolgreich führen: Strategie und Technologie

Dienstag, 29. April 2014

Radio DJIn der heutigen Geschäftswelt spielen Telefonkonferenzen, gerade auch für Freiberufler, eine wichtige Rolle. Dank weltweiter Vernetzung sind Telkos oder online Meetings eine super Sache, um räumliche Distanzen zu überwinden. Früher konnten sich nur Großkonzerne die teuren Geräte leisten, heute sind die Übertragungssysteme auch für kleine Unternehmen bezahlbar. Die Verbindungen sind schneller, Bild und Ton kommen besser bei allen Teilnehmern an.

Der große Vorteil gegenüber Präsenzmeetings ist auch schnell gefunden, dank fehlender Reisen spart man deutlich an Zeit und Geld.

Schaut man sich die Produkte von Microsoft an, stehen einem hier zwei Dienste zur Verfügung, die bereits im privaten Umfeld und von vielen Unternehmen genutzt werden.

Skype

Skype ist eines der bekanntesten Produkte für Internettelefonie und feierte letztes Jahr seinen 10. Geburtstag. Der Dienst zählt seit der Gründung durch Niklas Zennström und Jans Friis inzwischen über 300 Millionen aktive Nutzer weltweit. Ein interessanter Vergleich nebenher: Für dieselbe Reichweite hat das Handy insgesamt 25 Jahre benötigt. Skype bietet neben einem kostenlosen Konto auch eine Premiummitgliedschaft an. Wie üblich bietet die kostenpflichtige Variante einige zusätzliche Features, wie Gruppenvideoanrufe und Gruppenbildschirmübertragungen. Im Gegensatz zum kostenlosen Modell wird auf die Einblendung von Werbung verzichtet.

Im Businessumfeld ist der Unterschied zwischen Theorie und Praxis bei vielen Unified-Communications-Lösungen recht groß. Die Hoffnung auf hochauflösende Videokonferenzen, ständig aktualisierte Präsenzinformationen oder nahtlose Verbindungen auch mit mobilen Endgeräten erfüllen bei weitem nicht alle Anbieter. Stattdessen kommt es nutzerseitig häufig zu Abbrüchen, Kompatibilitätsproblemen und Übertragungsfehlern.

Mit diesen Problemen hat sich Microsoft intensiv auseinander gesetzt und mit Lync 2013 eine geeignete Lösung gefunden. Praktisch ist natürlich auch die Schnittstelle zwischen Skype und Lync, womit die Nutzer beider Systeme unproblematisch in Kontakt treten können.

Lync 2013

Wenn sich ein Unternehmen für das Produkt Lync in der aktuelle Version entschieden hat, ist leider noch eine weitere Frage zu beantworten: Soll es Lync als Clouddienst sein, oder doch lieber on-premise? Oder eventuell eine Hybridlösung? Auf die einzelnen Unterschiede der möglichen Varianten einzugehen würde den Umfang und die Intention dieses Blogs deutlich sprengen. Sowohl Lync Online, als auch die Servervariante haben ihre Vor- und Nachteile. Gerade für kleinere Unternehmen sollte sich die Cloudlösung aufgrund ihrer guten Skalierbarkeit und der geringen Kosten besonders eignen.

Dass online Meetings eine praktische Erfindung sind ist nicht von der Hand zu weisen, leider gibt es bei deren Umsetzung aber auch ein paar Probleme. Die Comedians Tripp Crosby und Tyler Stanton nähern sich der Thematik äußerst amüsant, indem Sie darstellen, wie ein reales Meeting mit den Problemchen von online Meetings ablaufen würde.

Regelmäßige Stolpersteine bei Telefonkonferenzen:

–      Einwahlschwierigkeiten

–      Unterbrechungen, weil die Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen

–      Verbindungsprobleme

–      Hintergrundgeräusche

–      Personen sprechen gleichzeitig

Um erfolgreich eine Telefonkonferenz durchzuführen, sind einige Punkte zu beachten. Eine besondere Rolle geht dabei dem Moderator zu, der im Vorfeld bestimmt werden sollte, um das Meeting im Vorfeld zu planen und während des Gesprächs moderiert.

Die Vorbereitung durch den Moderator

Der Moderator sollte im Vorfeld eine Teilnehmerliste erstellen, damit alle Beteiligten darüber informiert werden, wer sich im Gespräch befindet. Auch die terminliche Planung und notwendige Absprache mit den Teilnehmern sind vom Moderator durchzuführen, bei internationalen Gesprächen müssen mögliche Zeitverschiebungen beachtet werden. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Abklärung der technischen Komponenten, Stichwort Zugangsdaten bzw. Einwahlnummer. Zu guter Letzt sollte eine Agenda als roter Faden für die Telefonkonferenz erstellt werden.

Die angesprochenen Daten sollten dann allen Teilnehmern vorab in einem Termin zugesandt werden.

Verhaltensknigge für alle Teilnehmer

–      Pünktlichkeit ist für die Durchführung einer erfolgreichen Telko unabdingbar

–      Störgeräusche vermeiden (Handy stumm schalten, Fenster schließen etc.)

–      Agenda bereithalten, um den Ablauf zu kennen

–      Deutlich und langsam sprechen, bevor man beginnt zu sprechen, sollte der Name genannt werden

(insofern die Teilnehmer sich nicht bereits kennen)

–      Sich gegenseitig aussprechen lassen, sonst entsteht ein nicht verständlichen Stimmengewirr

–      Bei einer Videoübertragung sollte grelle Farben und zu stark gemusterte Kleidung vermieden werden,

um optische Irritationen zu vermeiden

Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz

Sollte es sich um eine Telefonkonferenz mit Video handeln, dann gibt es für einen Moderator deutlich weniger zu tun, als bei reiner Sprachübermittlung. Im Folgenden soll auf einige Punkte eingegangen werden, die durch einer fehlenden Visualität Beachtung geschenkt werden sollte.

Auch wenn es etwas befremdlich wirkt, ist es bei Telefonkonferenzen ohne Bild von zentraler Bedeutung, dass der Moderator viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlicht. Das bedeutet im Klartext, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, aufzählt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Jedem Teilnehmer sollte zu Beginn die Möglichkeit gegeben werden etwas zu sagen, so kann man auf einfache Weise überprüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist. Eventuelle Probleme können so bereits zu Beginn behoben werden und stören später nicht den Ablauf der Telko. Da niemand sehen kann, wenn sich ein Teilnehmer zu Wort melden möchte, sollte der Moderator immer ausdrücklich nach Wortmeldungen fragen und den Teilnehmern ein paar Sekunden einräumen, um das Wort zu ergreifen. Zwischen- und Endergebnisse einer Diskussion sollten noch einmal wiederholt werden. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting. Für alle Teilnehmer wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht.

Mit der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von ein paar simplen Regeln wird Ihre nächste Telefonkonferenz mit Sicherheit ein Erfolg.

Autor: André Balfanz

Quellen: Karrierebibel, experto, Googlebooks, meetyoo, blog.soft-skills, wiwo, blog.wido, Tagesschau, Blogs.skype, computerwoche

Freiberufler aufgepasst! Das Reisekostenrecht wurde reformiert!

Donnerstag, 23. Januar 2014

Fast moving carsAm 20. Februar 2013 wurde das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts verabschiedet. Seit Januar 2014 tritt dies nun auch in Kraft und führt zu umfangreichen Änderungen.

Wie bereits der Titel des Gesetzes suggeriert, sollen damit also Reisekostenabrechnungen vereinfacht werden und den Verwaltungsaufwand beim Unternehmer und in der Finanzverwaltung reduzieren. Wer sich schon mehr oder weniger freiwillig mit dem Deutschen Steuerrecht auseinandergesetzt hat, wird bei solch’ Schlagworten wie „Vereinfachung“ verdutzt die Augenbraue hochziehen. Ob der Gesetzesentscheid tatsächlich das hält was er verspricht, möchte ich versuchen in diesem Blog zu klären. Fest steht, dass es zu weitreichenden Änderungen kommt. Dabei auf alles einzugehen würde den Rahmen leider sprengen; die wichtigsten Neuheiten seien hier schon einmal aufgezählt.

Im Wesentlichen gibt es Neuregelungen bei:

  1. Verpflegungsmehraufwand
  2. der Berechnung der Übernachtungskosten
  3. der Absetzbarkeit doppelter Haushaltsführung

Solcherlei Aufwendungen werden einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben bezeichnet, sind damit abzugsfähig und mindern in festgelegtem Umfang den Gewinn.

Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich sind die Verpflegungskosten eines Unternehmers nicht abzugsfähig. Da es aber auf geschäftlichen Reisen häufig nicht möglich ist, Verpflegung zu ähnlich günstigen Preisen wie zu Hause zu beschaffen, lässt das Einkommensteuergesetz Ausnahmen vom Abzugsverbot zu. Hier spricht man dann vom “Verpflegungsmehraufwand”. Dieser Verpflegungsmehraufwand wird pauschal gewährt, es sind demnach keine Einzelnachweise der Aufwendungen notwendig.

Was ändert sich?

Die dreistufige Staffelung (6/12/24 Euro) der Verpflegungspauschalen wird durch eine zweistufige Staffelung ersetzt, außerdem wird die Abrechnung am An- und Abreisetag vereinfacht. Dabei ist die Abwesenheit der entscheidende Faktor:

  • zwischen acht und 24 Stunden = 12 Euro
  • bei 24 Stunden = 24 Euro

Gesondert von diesen Pauschalen kann bei einer mehrtägigen Geschäftsreise für den An- und Abreisetag jeweils eine Pauschale von 12 Euro angesetzt werden – unabhängig vom Zeitpunkt der An- und Abreise.

Achtung: Bei längerfristiger Abwesenheit am gleichen Einsatzort, beschränkt sich die Abzugsfähigkeit der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand auf insgesamt drei Monate. Erst eine zeitliche Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.

Übernachtungskosten

Mit der Reform des Reisekostenrechts wird erstmals die Abziehbarkeit beruflich veranlasster Unterkunftskosten gesetzlich geregelt. Bei den Übernachtungskosten gibt es im Gegensatz zu den Verpflegungsmehraufwänden keine Pauschalen. Nur die tatsächlich angefallenen und nachweisbaren Übernachtungskosten können als Betriebsausgaben behandelt werden. Die Größe der Wohnung oder die Hotelkategorie spielen dabei keine Rolle, sind die Kosten beruflich veranlasst, dann können diese auch angesetzt werden.

Was ändert sich?

Übernachtungskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind nun nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abziehbar. Nach diesem Zeitraum wird von einer doppelten Haushaltführung ausgegangen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Hotelkosten oder Mietkosten handelt. Während dieses Zeitraums braucht die Tätigkeitsstätte aber nicht täglich aufgesucht werden. Es genügt, wenn an der Tätigkeitsstätte über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus regelmäßig infolge der beruflichen Tätigkeit einmal oder mehrmals wöchentlich übernachtet wird.

Doppelte Haushaltsführung

Wie bereits bei den Übernachtungskosten angeschnitten, gelten, nach vier Jahren an einer Tätigkeitsstätte, die Vorschriften zur doppelten Haushaltsführung. Gesetzlich sind die Regelungen zur doppelten Haushaltsführung eher auf Arbeitnehmer zugeschnitten, aber auch Freiberufler oder Gewerbetreibende bekommen diese vom Finanzamt anerkannt.

Was ändert sich?

Damit eine doppelte Haushaltsführung anerkannt wird, muss natürlich auch hier eine berufliche Veranlassung vorliegen. Ab 01.01.2014 ist eine Zweitwohnung nur dann beruflich erforderlich, wenn diese näher zur ersten Tätigkeitsstätte als zum Hauptwohnsitz liegt.

Ein Beispiel: Hauptwohnsitz ist Stuttgart, Tätigkeitsstätte München, die Gesamtstrecke beträgt 240 km. Wenn die Zweitwohnung nicht weiter als 120 km (Hälfte von 240 km) von München entfernt gelegen ist, dann wird sie anerkannt.

Beispiel Reisekosten

Beispiel Reisekosten (Quelle: http://www.roedl.de/de-DE/de/themen/Documents/Das-neue-Reisekostenrecht-2014-Roedl-Partner.pdf)

Ebenfalls neu ist die Obergrenze von maximal 1.000 Euro, die pro Monat geltend gemacht werden dürfen. Der genannte Betrag ist aber kein Pauschbetrag, auch hier gilt, nur die tatsächlich angefallenen und nachweisbaren Kosten werden anerkannt. Der Nachweis der regional geltenden Vergleichsmieten entfällt mit der Reisekostenreform ersatzlos.

Am Ende kann positiv festgehalten werden, dass die Rechtsprechung im Zusammenhang mit den Reisekosten gut entschlackt worden ist. Steuerberater werden aber sicherlich trotzdem nicht arbeitslos werden, da die Reisekostenabrechnung nun lediglich vom Status „ultra umständlich“ zu „umständlich“ gewechselt ist.

Autor: André Balfanz

Quellen: Finanztip, haufe.de, roedl.de, Lexware.de

Das Sekretariat aus der Cloud – Office 365 für Freelancer

Donnerstag, 05. September 2013

blog_office365_092013Für viele Werktätige ist der Arbeitsplatz der physische Ort im Büro, an dem berufliche Routineaufgaben erledigt werden. Für die Kommunikation gibt es unterschiedliche Wege: mit Kunden bevorzugt man das Gespräch via Telefon oder E-Mail, für den Austausch mit Kollegen steht das firmeneigene Intranet, Instant Messaging oder das persönliche Gespräch auf dem Flur zur Verfügung.

Betrachtet man nun die Welt der Freiberufler, so kann festgehalten werden, dass das eigene Büro eben nicht mehr nur der ortsbezogene Arbeitsplatz mit dem dortigen Computer ist, sondern dieser sich genau dort befindet, wo man selbst ist. Zudem ist einiges an Organisationsgeschick von Nöten, um neben der eigentlichen Arbeit als IT-Berater, auch E-Mails zeitnah zu beantworten, Dokumente abzulegen und keine Termine zu verpassen. Wer Angst hat den Überblick zu verlieren, sollte sich entweder eine helfende Hand einstellen oder einfach auf Office 365 umsteigen.

Bevor ich einen typischen Freelancer-Arbeitstag und die damit praktische Nutzung von Office 365 vorstelle, ein paar klärende Worte zu Begrifflichkeiten:

  1. Office 2013 als direkter Nachfolger von Office 2010. Dieses Programmpaket für Microsoft Windows besteht mindestens aus den Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote. In den größeren Versionen kann man zusätzlich auf Outlook oder Access zurückgreifen. Office 2013 kauft man ganz gewöhnlich als Einzellizenz, entweder als Download (Product Key) oder in der Schachtel mit Datenträger.
  2. Die Microsoft Office Web-Apps sind eigenständige Versionen von Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook, die lediglich in einem Webbrowser laufen. Dabei ist sowohl der Rechner, als auch das verwendetet Betriebssystem irrelevant. Im Unterschied zu Office 2013 fehlen vor allem die coolen Tools der einzelnen Module. Jedoch ist das Ganze kostenlos, lediglich ein (ebenfalls kostenloser) Microsoft-Account ist notwendig.
  3. Office 365 ist ein Sammelbegriff und bietet dem Kunden Office 2013 und weitere Dienste auf Mietbasis aus der Cloud zu nutzen. Zu nennen sind hier Exchange Online als eine professionelle E-Mail-Plattform, SharePoint Online für die Zusammenarbeit und Lync Online als Dienst für die Live-Kommunikation.

Genug mit den Begrifflichkeiten, hier also das Praxisbeispiel: 

Meine fiktive Person heißt Herr Müller, ein freiberuflicher Berater im Bereich Projektmanagement, der bereits die Vorteile von Office 365 erkannt hat. Für sein kommendes Projekt steht heute der Kick-Off auf der Agenda.

Bevor es früh morgens mit der Bahn losgeht, wird beim Frühstück nochmals kurz der Tagesplan auf dem Smartphone gecheckt, um Kalendereinträge vom Office 365 Konto zu kontrollieren. Zugabfahrt 8 Uhr. Nun heißt es 100 km zum Standort des Kunden zurückzulegen. Immer mit dabei: sein Laptop. Im Zug geht er seine im SharePoint Online gespeicherte PowerPoint Präsentation noch einmal durch. Im Versionsverlauf sieht er, dass seine Frau doch noch Zeit gefunden hat die Präsentation Korrektur zu lesen – prima. Neu ankommende E-Mails werden direkt beantwortet. Für seinen 5. Hochzeitstag legt er sich noch schnell einen Kalendertermin an, nicht dass er diesen beim Trubel um das neue Projekt vergisst.

Beim Kunden angekommen hält Herr Müller die besagte Präsentation, im späteren Dialog mit dem IT-Leiter werden Notizen direkt im OneNote festgehalten und im SharePoint abgelegt.

Auf dem Rückweg im Zug geht er diese Notizen noch einmal durch. Wie gewünscht bekommt der Kunde auch noch ein Protokoll und seine Hausaufgaben für den nächsten Termin, erstellt in Word und als pdf der Mail angehängt. Zurück im heimischen Büro werden die erhaltenen Visitenkarten mit dem Handy fotografiert und im OneNote abgelegt (Visitenkarten-Daten mit OneNote fehlerfrei und schnell ins CRM/Outlook übertragen)

Freelancer

Mit Office 365 ist es möglich einen Service zu beziehen, ohne sich um eigene Hardware, Updates und Patches kümmern zu müssen. Bleibt die Frage, welche Suite ist die beste Lösung? Leider lässt sich diese Frage auf den ersten Blick nicht so einfach beantworten. Microsoft bietet zunächst die Unterscheidung zwischen Suiten für den Privatanwender und für den Businessbereich an. Auf der einen Seite steht die Lösung „Home Premium“ auf der Anderen „Small Business“ und „Small Business Premium“. Wer nun vermutet mit der Homesuite gegenüber den Businesslösungen ein Schnäppchen zu schlagen der irrt. Entscheidet man sich für dieses Angebot, muss man monatlich 10 € bezahlen, auch die angebotenen Pakete zielen eher auf den Privatbereich ab und sind daher eher weniger interessant. Für gerade einmal 4,10 € monatlich erhält man schon die kleinste Businesslösung, die mit den Produkten Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online aufwarten kann. Leider fehlt in diesem Paket Microsoft Office 2013, dies ist allerdings bei der größeren Small Business Premium Variante enthalten. Wer sich also nicht zu ausführlich mit Office 365 beschäftigen möchte, der ist mit diesem rundum Sorglospaket und einem Preis von 10,40 € pro Monat bestens ausgestattet.

Taucht man noch etwas tiefer in die Materie ab, wird man feststellen, dass im Baukastenprinzip auch einzelne Office 365 Produkte gebucht werden können. Es sei aber gleich vorweg gesagt: Wer Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online nutzen möchte, kommt mit dem Small Business Paket günstiger. Die einzelnen Produktlösungen bieten durch die Unterteilung in jeweils zwei Pläne noch mehr Freiheit und unter Umständen mehr Funktionsumfang, als im Komplettpaket geboten wird. Dies muss dann von Fall zu Fall entschieden werden.

Für die weitere Recherche bezüglich der einzelnen Hostinglösungen empfehle ich Ihnen die nachfolgenden Links:


Office365_fuerFreelancer_Vergleich

 

Für die abschließende Beurteilung muss noch auf Office 2013 eingegangen werden. Im Rahmen von Office 365 ist es in verschiedenen Suiten im Abopreis enthalten (Home Premium/Small Business Premium). Wie bereits angesprochen steht wie schon seit Jahren auch diese Officeversion zum direkten Kauf bereit. Preislich gesehen muss man je nach Paket mit 139 € bis zu 539 € pro Lizenz und Anwender rechnen. Gerade im Freelancingbereich, wo üblicherweise mehrere Endgeräte zum Einsatz kommen kann dieses Verkaufsmodell Office 365 nicht Paroli bieten.

Am Produkt Office 365 sieht man ganz klar die Richtung, in die es bei Microsoft gehen soll. Die Clouddienste werden mit ihrem umfassenden Funktionsumfang und günstigen Preisen stark beworben. Für Freelancer ist Office 365 somit eine super Lösung.

Quellen: Interview mit Martina Grom zu Office 365, MS-Office: Die Versionen im Klartext, Office 365-Plattformdienstbeschreibung, ProTechnology-Blog OneNote, Office 365-Plan für Unternehmen auswählen, Office365 Small Business Premium, Alle Pläne für Office 365 für Unternehmen vergleichen, Exchange Online-Pläne vergleichen, Office 365 University

Autor: André Balfanz

Wissensverlust durch Mitarbeiterwechsel – Kann Microsoft SharePoint Wissensgrenzen niederreißen?

Donnerstag, 27. Juni 2013

wissensverlustDas Outsourcen von Prozessschritten zur Kostensenkung und Prozessoptimierung ist mittlerweile Teil von vielen Unternehmen. So wird häufig auch das Beschaffen von Personal von Unternehmen ausgelagert. In unserem Blog “Freiberufler vs. Festangestellte – eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung” berichteten wir bereits über derartige Verfahren. Flexible Personalmodelle lassen Lastspitzen in Unternehmen durch Personalvermittler gut bewältigen. Außerdem hilft der Einsatz externer Mitarbeiter Kapazitäts- und Know-how-Lücken zu schließen. Umso wichtiger ist es dann jedoch Wissen (extern eingeholtes Wissen, aber auch das bereits intern vorhandene Wissen) effektiv zu organisieren und effizient voranzutreiben.

“Wissensarbeiter verbringen jede Woche 28 Stunden alleine damit, E-mails zu schreiben, Inhalte zu suchen und intern miteinander zu arbeiten” (McKinsey 2012). Dabei entsteht unternehmensrelevantes Wissen nicht mehr in einem “Elfenbeinturm”, sondern vielmehr im mal mehr und mal weniger spontanem Austausch zwischen Mitarbeitern (egal ob extern eingeholt oder intern arbeitend), Partnern und Kunden. Herausforderungen, wie die Fachkräftesuche, das schnell veraltete Wissen von Mitarbeitern, die Forderung nach flexiblen Arbeitsplätzen und neue dynamische Organisationsstrukturen (weniger Hierarchieebenen, mehr projektwirtschaftliche Strukturen…), stehen Unternehmen gegenüber. Weiterhin ist eine Vielzahl von Mitarbeitern über 60 Jahre und wird das Unternehmen bald verlassen. Oder Mitarbeiter (Freelancer) sind nur eine befristete Zeit im Unternehmen. Um strukturierter und geplanter auf diesen Wandel in Unternehmen reagieren zu können, bedarf es neuer Konzepte und Strategien. Die Förderung des internen Wissensaustauschs ist hierbei unabdingbar. Beispielsweise gibt es in einigen Unternehmen bereits E-Business-Lotsen oder Transfercoaches. Eine weitere Idee und gute Ergänzung ist dabei Microsoft SharePoint. Die Einstiegsversion SharePoint Foundation steht bereits gratis zur Verfügung und stellt klassische Formen der Collaboration zwischen mehreren Personen bereit. Die Browser-basierte Anwendung benötigt keine Installation auf den einzelnen Rechnern und ist daher schnell einsatzbereit. Besonders im Kontext des Umgangs mit Wissen in Unternehmen und die Relevanz von Wissen in unserer heutigen Zeit, stellt jene kostenlose Basisanwendung eine Reihe an Tools zur Verfügung. Es sollen hier nur einige davon kurz vorgeschlagen und angeschnitten werden.

Let`s look at the first point:

Es besteht ein hoher Integrationsgrad von MS Outlook. Nun endlich besteht die ersehnte Möglichkeit, alle Benachrichtigungen zentral zu verwalten. Die Benachrichtigungen werden von Anwendern in Outlook empfangen und dort anschließend alle entstehenden Tasks (usw.) aggregiert und in Posteingang und Aufgaben gespeichert.

Bild 1 Peggy Blog

SharePoint und Outlook- eine gute Beziehung.

And the second point goes to:

Der Volltext-Index ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Auffinden gesuchter Informationen (egal ob Textdokument, E-Mail, Termin, PowerPoint Präsentation, Wikibeitrag…). Archivieren oder auch das oft mühsame (“in welchem Ordner habe ich dieses Dokument nur abgelegt?”) Auffinden von Dokumenten mit bisherigen Strukturen, wie etliche Unter-Unter-Unter-Unter-Unter Ordner, gehören der Vergangenheit an. Das Anlegen einer einzigen Bibliothek in SharePoint (entspricht einem einzigen Ordner) ermöglicht es, alle Dokumente zu diesem Thema hier abzulegen und über den Volltext-Index schnell wiederzufinden.

Bild 2 Peggy Blog

SharePoint sucht schnell und voll indexiert.

Last but not least:

Social Media kann zur Steigerung der Produktivität und effizientem Wissensmanagement beitragen. Das Tool “My Site” in Microsoft SharePoint ist der zentrale Anlaufpunkt für jeden SharePoint-Nutzer. Nur erwähnt sei hier die Statuszeile oder auch eine Übersicht über den in SharePoint verteilten Content. Mittels Knowledge-Mining können Anwender Kollegen über Ihre Qualifikationen und Spezialgebiete informieren.

Weiterhin sind Bewertungen an vielen Stellen in SharePoint möglich. Ganze Webseiten oder einzelne Seiten können mit “Gefällt mir” markiert oder sogar mit Tags und Notizen versehen werden. Dadurch stellt sich jeder Nutzer sein individualisiertes Datenarchiv zusammen und findet notwendige Informationen schneller. Außerdem werden dadurch (wenn durch Nutzer freigegeben) Interessen und Qualifikationen eines Mitarbeiters gut sichtbar.

Bild 6 Peggy BlogBusiness-Newsfeed in SharePoint ähnelt Facebook-Profil.

Und auch Wikis sollen hier einen Platz finden. Teamsites und Wikis sind nicht unbedingt das Gleiche, sondern haben spezifische Eigenschaften und Anwendungsgebiete. Wikis ermöglichen leicht spontane Zusammenarbeit über Projektteamgrenzen hinaus, die von Beteiligten jedoch als notwendig erachtet werden. Relevant sind diese, weil ein gut funktionierendes Wiki-System auch Inhalte erfasst, von denen vorher kein Wissen im Unternehmen vorhanden war. Und wenn es mal schneller gehen muss, kann via Smartphone mobil gecheckt werden, was es für News gibt.

Bild 7 Peggy Blog

In Zeiten des Fachkräftemangel, des Outsourcing, Near- und Offshoring, Crowdsourcing (nun aber genug mit dem Sourcen und dem Shoren) bietet SharePoint eine wunderbare Möglichkeit Wissen zu “sharen”. Prozesse lassen sich damit optimieren, Wissen geht weniger verloren (Vorsicht vor den Datenleichen) und das Rad muss nicht ein zweites oder gar drittes Mal erfunden werden. Was vorher alles auf der Desktopdeponie gespeichert wurde, liegt nun digital an einem zentralen Ort und kann für entsprechende Personen/ Projektbeteiligte zugänglich gemacht werden. Mit der Cloud ist nun auch von überall auf der Welt der Zugang zum Arbeitsplatz möglich und lässt flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsumwelten wahr werden. Weiterhin erspart das Dokumente sharen den täglichen E-Mail-Kampf, in welchem Dokumente weitergeleitet, bearbeitet, weitergeleitet, bearbeitet, weitergeleitet…werden (Fragen, wie “was ist denn jetzt die aktuelle Version?” kennt doch jeder). Durch Funktionen wie das Versionieren oder einem individuell entwickelten Berechtigungskonzept können nur berechtigte Personen auf die Dokumente zugreifen – so kann auch die Angst vor Trittbrettfahrern hiermit entkräftet werden. Also, was sagen Sie? Kann Microsoft SharePoint Wissensgrenzen niederreißen?

Autor: Peggy Kopkow

 

Mehr Reichweite bei Projektausschreibungen mittels RSS-Feed von XISA

Dienstag, 19. Februar 2013

Schnell einen passenden Experten auf eine Vakanz zu vermitteln, ist nicht immer einfach. Gut ist es, wenn so viele Experten wie möglich die Projektausschreibung lesen und sich darauf bewerben. Um mehr Reichweite bei Projektausschreibungen zu generieren, gibt es verschiedene Tools und Wege. Als ein Beispiel soll hier die Integration des RSS-Feeds von XISA in mein Xing-Profil dienen.

Warum XISA

Die Protechnology GmbH nutzt XISA zum einen, um Expertenqualifikationsprofile zu verwalten. Zum anderen hilft uns XISA aber auch, den Projektalltag zu gestalten. Aktiv suchen wir über XISA nach Experten, um bestehende Vakanzen zu besetzen oder aber auch, um Projektangebote öffentlich auszuschreiben, auf welche Projektsuchende sich wiederum aktiv bewerben können.

Je mehr Reichweite desto besser

Die Zeit drängt! Schnell noch einen möglichst passenden Experten für ein bald anlaufendes Projekt finden. Frei unter dem Motto „just in time, just in quality, just in budget“. Wer hat die entsprechenden Qualifikationen? Wer ist davon verfügbar? Wer hat von diesen Experten überhaupt fachliches Interesse an jenem Projekt und wer ist bereit für 1-12 Monate seinen momentanen Wohnort zu verlassen oder zu pendeln?  Abgesehen von den Konditionen, die zusätzlich noch ausgehandelt werden müssen – der Prozess ist langwierig und häufig nicht einfach.  Je größer die Reichweite bei Projektausschreibungen jeglicher Art ist, desto höher ist auch die Chance, einen möglichst passenden Experten für die entsprechende Vakanz zu finden. Mehr Personen erreicht man über weitere Netzwerke, wie zum Beispiel Xing. So haben mir ein paar wenige Handgriffe bereits geholfen, den ein oder anderen passenden Experten für eine Projektstellenbesetzung zu finden. Denn meine individuellen Projektangebote bei XISA kann ich über ein paar wenige Klicks extrahieren und beispielsweise im Xing sharen. Dieser automatische Projektexport funktioniert mittels eines RSS-Feeds.

Und so habe ich den RSS-Feed von XISA im Xing eingebunden:

1. Zunächst rufe ich mein Unternehmensprofil unter https://www.xisa.eu/Companies/ProTechnology-GmbH  auf. Links unten im Fenster befindet sich der RSS-Feed Button – just „klick“ it.

 

2. Eine neue Registerkarte mit meinem neuen Feed öffnet sich

3. Nun kopiere ich die URL aus der Adressleiste und füge es bei Xing in die entsprechende Position (auf der Seite „Profildetails“).

4. Dann nur noch den Speicherbutton klicken und das war’s auch schon – just „klick“ it!

Nachdem ich den Feed bei Xing eingebunden habe, werden nun alle Projektangebote, welche ich bei XISA veröffentliche, parallel auch über mein Xing Account geshared. So wird mein komplettes Netzwerk im Xing immer über meine neuen Projektangebote informiert. Interessiert sich darauffolgend ein Experte für mein Angebot, kann er sich sofort mit mir in Verbindung setzen.

Weiterhin

Unter dem geteilten Link kann ich unter anderem die etwaige Reichweite, Kommentare oder auch Seitenbesuche einsehen.

 

 

Mein Vorteil

Der Vorteil des Projektexports mittels RSS-Feed von XISA liegt bei mir klar auf der Hand: ich erreiche schlichtweg viel mehr Experten, obwohl ich das Projekt nur einmalig bei XISA importiere. Da ich durch dieses Feature mehr Reaktionen auf ein Projektangebot als ohne Feed erhalte, werde ich den Projekt-Export Feed auch in andere Netzwerke einbinden. Die Integration ist dann ähnlich.

Quellen: www.xing.de, www.xisa.eu
Autor: Peggy Kopkow

 

Freiberufler vs. Festangestellte – eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

Mittwoch, 23. Januar 2013

Mit der Trendstudie „Freelancer vs. Festangestellter in der Projektwirtschaft – ein empirischer Investitionsvergleich“ hat man sich an der Fachhochschule Ludwigshafen, im Rahmen einer Masterarbeit, einer interessanten und bisher wenig erforschten Frage gewidmet: Wer ist wirtschaftlicher, Freiberufler oder Festangestellte?

Zunächst kann man dort Bestätigung hinsichtlich der eigenen Wahrnehmung finden, der Trend vermehrt auf externe Fachkräfte zu setzen, wird von den Studienteilnehmern bestätigt. Die erste Überraschung ist die Aussage, dass, entgegen der gängigen Faustregel von zehn Prozent, deutsche Unternehmen ihren Bedarf an IT-Personal mit circa 20 Prozent Selbstständigen abdecken. Es kommt allerdings noch dicker, laut Studie rechnet sich der Einsatz von IT-Freiberuflern auch bei längeren Projekten. Im Kosten-Nutzen-Vergleich wird die Einstellung eines Festangestellten unter Umständen erst nach 25 Monaten wirtschaftlich.

Wer ist produktiver?

Die Produktivität geistiger Arbeit zu messen, ist eine große Herausforderung. In der Studie der FH Ludwigshafen gilt ein Mitarbeiter als produktiv, wenn er eigenständig und ohne wesentliche Rückfragen seine Aufgaben erledigt, natürlich in gewünschter Qualität und in vorgegebener Zeit. Bei zeitlich begrenzten IT-Projekten, und um diese ging es hier, arbeiten sich Freelancer merklich schneller in die neue Materie ein. Während Festangestellte gut drei Monate brauchen, bis sie richtig loslegen, dauert es bei einem Freelancer nur einen Monat. Erklärungsversuche deuten darauf hin, dass Selbständige im Bereich der Problemlösungskompetenz überlegen sind. Dies liegt insbesondere daran, dass sie es gewohnt sind, sich in neue Sachverhalte und Aufgaben einzuarbeiten, weil sie dies deutlich öfter tun müssen, als Festangestellte.

Wie sieht das finanziell aus? Welche Variante rentiert sich eher?

Um die Wirtschaftlichkeit zu analysieren, reicht es natürlich nicht aus, nur die Produktivität zu betrachten. Die Kosten, die entstehen, wenn man auf festangestellte Mitarbeiter oder externe Kräfte zurückgreifen möchte, sind der zweite notwendige Parameter. Grundlegend sind hier die Stundensätze der Freelancer im Vergleich zu den Löhnen der Mitarbeiter zu betrachten. Vergessen darf man auf Seiten Letztgenannter nicht, dass Faktoren, wie Arbeitgeber-Anteil Sozialabgaben, Weiterbildungen, Lohnfortzahlungen bei Urlaub oder Krankheit und alle denkbaren Vergünstigungen einberechnet werden. All diese Kosten sind im Kosten-Nutzen-Vergleich berücksichtigt.

Nun bleibt festzuhalten …

Die Studie kreiert dabei zwei Szenarien. Im ersten, eher konservativen Szenario wird die Zeit nicht in Betracht gezogen, die vom Feststellen des Personalbedarfs bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn eines festen oder freien Mitarbeiters vergeht. Trotz hoher Stundensätze auf Seiten der freiberuflichen Experten, sind sie auch im konservativen Szenario günstiger als ein Festangestellter. Den deutlich früheren Produktivitätsstart holt ein fixer Arbeitnehmer erst nach acht Monaten ein. Im zweiten Szenario fließen auch Kosten und Zeit für das Schalten von Anzeigen und dem Einhalten möglicher Kündigungsfristen mit ein, so vergehen, laut Studie, im Schnitt sechs Monate bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn eines neuen festangestellten IT-Mitarbeiters. Dem gegenüber liegt ein Monat für das Recruiting von Freelancern, wodurch erst 25 Monate verstreichen müssen, bis der Break-Even-Point erreicht ist und ein angestellter IT-Fachmann “günstiger” wird.

Korrekterweise muss man natürlich erwähnen, dass die Studie, die am Lehrstuhl für International Human Ressource Management bei Prof. Dr. Matthias Hamann durchgeführt wurde, nur 98 Teilnehmer hatte. Nicht alle Aussagen können damit beanspruchen, repräsentativ zu sein, insgesamt ist jedoch eine solide und empirisch gut unterfütterte Trendaussage möglich.

Autor: André Balfanz
Quellen: bvsi, it-business.de, silicon, manager-magazin

Ressourcenverwaltung und Recruiting leicht gemacht

Donnerstag, 11. Oktober 2012

Die Verwaltung der eigenen und eventuell auch externen Mitarbeiter ist das täglich Brot jedes Ressourcen Managers oder Recruiters im IT-Bereich.

Ziel ist es, die eigenen Mitarbeiter möglichst voll auszulasten und im Bedarfsfall den richtigen Externen an der Hand zu haben, falls entsprechendes KnowHow zeitlich oder qualitativ nicht vorhanden ist.

XISA als Cloud-basiertes Onlineportal unterstützt Sie genau bei diesem Problem und kann sogar noch einiges mehr …

Stellen Sie sich das alltägliche Szenario vor, dass der Vertrieb eine dringende Anfrage eines Kunden mit in die Firma bringt. Das Ressourcenmanagement bekommt an dieser Stelle schwitzige Hände, denn es gilt möglichst zeitnah Unterstützung zuzusichern, schließlich hängt die Zufriedenheit des Kunden, neben der Qualität der Arbeit, natürlich auch von den Reaktionszeiten ab. Nun könnte man virtuelle Stapel von Skill-Excellisten der Mitarbeiter durchwühlen, oder man nutzt einfach XISA, was den ganzen Prozess deutlich beschleunigt.

XISA ermöglicht die optimale Pflege von Skillprofilen aller Mitarbeiter, mit bewertbarem Technologiewissen, Ausbildungs- und Berufsdaten und natürlich einer Projekthistorie aller bisher durchgeführten Aufträge. Dabei können der Ressourcenmanager des Unternehmens oder die Mitarbeiter selbst ihre Kenntnisse pflegen. Über eine einfache Suchmaske sind diese so anhand ihrer Skills für die potentielle Verkaufschance optimal aufzufinden. Ist die fachliche Eignung sichergestellt, steht man vor der zweiten Frage, wie es nun um die Verfügbarkeit bestellt ist. Auch hier bietet XISA Abhilfe, indem der Verfügbarkeitsstatus gepflegt werden kann und damit eine künftige Planung ermöglicht.

Sollten weder von den internen, noch von den externen Mitarbeitern die entsprechenden Kapazitäten vorhanden sein, oder aber das notwendige KnowHow fehlen, dann kann man in einem dritten Schritt den Personalbedarf in XISA veröffentlichen und auf diese Weise interessierte Kandidaten rekrutieren. Auch hier wird einem die Arbeit über eine einfache Eingabemaske erleichtert. Social Media Sharing der eigenen Stellenausschreibungen z.B. im XING, Twitter oder Facebook garantiert eine interessante Möglichkeit die eigene Reichweite zu erweitern. Ist am Ende ein passender Kandidat gefunden, bietet der Profilexport die Möglichkeit ein ansprechendes Qualifikationsprofil im eigenen Layout zu erstellen, was direkt dem Angebot an den Kunden beigelegt werden kann.

 


 

XISA bietet damit den Unternehmen ein Werkzeug an die Hand, was gerade auch für Personaldienstleister interessant sein sollte. Da wir die Vermittlung von IT-Freelancern ebenfalls im ProTechnology- Portfolio vorweisen können, kann berichtet werden, dass XISA auch im Praxistest den harten Anforderungen des Recruitingalltags gerecht wird und damit unsere Anlaufstelle Nummer eins ist. Unsere Projektangebote werden über einen Stream automatisch abgeholt und veröffentlicht, der Freelancer kann sich mit einem Klick bewerben, das Profil hängt dabei automatisch an. Zusätzlich haben wir die Möglichkeit, die große Anzahl an Freiberuflern einfach zu verwalten. Einstiegsbarrieren sind kaum existent, mit dem Multi-Vendor-Login kann sich der Experte mit einem bereits bestehenden Online-Account, wie z.B. Facebook, LinkedIn oder Twitter, anmelden. Auch die Profilpflege wird vereinfacht, indem über eine Schnittstelle bereits vorhandene Profile importiert werden können.

Es kann von uns abschließend festgehalten werden, dass XISA den Alltag rund um das Ressourcing deutlich erleichtert und dies überraschender Weise völlig kostenlos. Interessant sind auch die geplanten Features, wie das Matchingtool oder die Integration einer Projektmanagementlösung, die im kommenden Jahr eingebaut wird. Sollte die Umsetzung in dem Maße gelingen, wie wir es hoffen, dann ist XISA in der Lage den gesamten Projektmarkt zu revolutionieren.

Quelle: http://www.xisa.eu, http://de.slideshare.net/ProTechnology/ressourcenverwaltung-und-recruiting-leicht-gemacht-mit-xisa

Autor: André Balfanz

IT-Fachkräftemangel – (k)ein Problem!

Mittwoch, 21. März 2012

Auf der diesjährigen Cebit war der Fachkräftemangel erneut Thema. Der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) sieht darin ein nicht zu unterschätzendes Problem für die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Firmen. Gerade im Bereich der Informationstechnologie klagen mehr als ein Drittel der Unternehmen über die schlechte Verfügbarkeit von IT-Experten auf dem Arbeitsmarkt. Gab es in der deutschen IT-Branche im Dezember 2010 noch 21 000 offene Stellen, lag dieser Wert im selben Monat des Folgejahres bei 30 500. Gleiches verdeutlicht auch die schwindend geringe Zahl an arbeitslosen Informatikern: Mit einem Wert von 3,1 Prozent kann in diesem Bereich schon fast von Vollbeschäftigung gesprochen werden. Doch wie passendes IT-Personal finden?

Verlagerung ins Ausland
Vor allem die großen Unternehmen versuchen ihr Glück mit der Auslagerung von speziellen IT-Bereichen ins Ausland. Mit diesem Lösungsansatz stehen die Unternehmen allerdings vor nicht unerheblichen Hürden. Probleme bereiten das Anlernen der ausländischen Kollegen, Qualitätsverluste und komplizierte Kommunikation, was hier massiv die Wirtschaftlichkeit dieser Lösung behindert.

Weiterbildung
Ein gesunder Ansatz, um dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken, ist die eigenen Mitarbeiter weiterzubilden und fortlaufend zu qualifizieren. Leider ist dies häufig ein langwieriger Prozess, bis aus einem Uniabsolventen ein gestandener Systemingenieur geworden ist. Da die Aufgaben in der IT immer komplexer werden, geht die Tendenz ganz klar vom breiten IT-Wissen hin zu Spezialkenntnissen, was die Situation um die Fachkräfte jedoch nicht verbessert.

Outsourcing
Stark im Wachstum befindet sich der Trend der Unternehmen, IT-Dienstleistung extern einzukaufen. Bei Großunternehmen schon länger ein alter Hut und mittlerweile auch im KMU-Bereich etabliert, wird gezielt auf IT-Freiberufler zurückgegriffen. Der große Vorteil liegt auf der Hand: Mit einem IT-Freelancer holt man sich Expertenwissen temporär in die Firma, um Belastungsspitzen auszugleichen, Personalengpässe zu überbrücken und auf hochspezialisierte Fähigkeiten zurückzugreifen.

Die ProTechnology GmbH hat diesen Trend erkannt und hat sich auf die Vermittlung von freiberuflichen IT-Experten spezialisiert. Mit modernen Mitteln, gut geschulten Recruitern und dem nötigen “engen Draht” zum Freelancer können wir nahezu jede Anfrage passgenau besetzen. Recruiting 2.0 wird von uns gelebt: Aus diesem Grund nutzen wir neben den bekannten Social Media Kanälen die Webapplikation XISA.

Quelle: ProTechnology (Projects), XISAFocus, Twitter

Autor: André Balfanz